Com relação ao botão de alerta, você precisa criar ou alterar um nível de permissão desejado e desabilitar a opção
Criar Alertas - Crie alertas de email.
Você pode utilizar os seguintes sites como referência para melhor planejamento.
SharePoint 2010
http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/niveis-de-permissao-padrao-HA101837459.aspx
SharePoint 2007
http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/niveis-de-permissao-e-permissoes-HA010100149.aspx?CTT=3
Atenciosamente, Rafael Fausto