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Importação do excel para o word. RRS feed

  • Pergunta

  • Galera eu estou querendo automatizar um procedimento, queria fazer um escript que pegasse uma linha do Excel e importasse para o Word. 

    Por exemplo, essa são linha do Excel, eu gostaria de importar para o word de maneira que ficassem assim! 

    Qtde NF Destino Transportadora
    10 845845 ALBSI REPRES COML LTDA TRANSLOVATO
    52 894554 JOSÉ OTÁVIO A. DE OLIVEIRA TRANSLOVATO
    172 895454 BERTE REPRES LTDA TNT
    23 864545 KAREN DE SOUZA SILVEIRA TRANSLOVATO
    3 899545 ALBERT SOUZA CARVALHO TRANSLOVATO

      WORD

        NF:73854  

    DestinoALBERT SOUZA CARVALHO

    TRANSPORTADORA: TRANSLOVATO 

    • Movido Fábio Jr segunda-feira, 4 de março de 2013 20:43 Mais adequado
    segunda-feira, 4 de março de 2013 08:30

Respostas

  • Olá Michel e Eddy, Bom dia.

    Peço desculpas, pois pensei que era para elaboração de vários documentos diferentes com os dados da base, para etiquetas o processo é um pouco diferente.

    Em relação ao sua pergunta: "No caso, iré precisar de 62 etiquetas mas as primeiras 10 são com a NFE 845845 em nome de ALBSI e as outras 14 da primeira página seriam da segunda linha, e ainda faltariam 38 etiquetas, que daria mais uma pagina de 24 e uma outra com 12 etiquetas."

    Para imprimir as 10 etiquetas em nome ALBSI, basta configurar  os dados na base de dados com a quantidade que deseja, se são 10 da ALBSI coloque 10 linhas na base com os mesmos dados. Ou vá direto as configurações da mala direta selecione, copie e cole os dados.

    Segue explicação e 2 links que podem lhe ajudar:

    Criar etiquetas para mala direta

    Quando você desejar usar etiquetas de endereço para enviar uma correspondência em massa para sua lista de endereços, poderá usar a mala direta para criar uma folha de etiquetas de endereços. Cada etiqueta contém um endereço da sua lista.

    O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

      • Configurar as etiquetas. Configure o layout das etiquetas uma vez, para todas as etiquetas na mala direta. Em uma mala direta, o documento que você usa para fazer isso é chamado de documento principal. No documento principal da etiqueta, também é possível configurar qualquer conteúdo que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno nas etiquetas de entrega.
      • Conectar as etiquetas à sua lista de endereço. Sua lista de endereços é a fonte de dados usada pelo Microsoft Word na mala direta. É um arquivo que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas.
      • Refinar a lista de destinatários. O Word gera uma etiqueta para cada endereço na sua lista de correspondências. Se você quiser gerar etiquetas apenas para determinados endereços na sua lista de correspondências, poderá escolher quais endereços, ou registros deseja incluir.
      • Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são preenchidos com as informações de sua lista de endereços.
      • Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas. É possível visualizar cada etiqueta antes de imprimir todo o conjunto.

    Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala direta.

     Importante   Se você planeja usar campos de contato personalizados com a lista Contatos no Microsoft Outlook ou se planeja usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas, você deve começar o processo de mala direta no Outlook.

    Configurar as etiquetas

    Possivelmente, você já tem um pacote de folhas de etiqueta de um dos fornecedores de folha de etiqueta, como Avery, AOne ou Formtec. cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

    Para configurar o documento principal da etiqueta, é necessário corresponder as dimensões desse documento com as dimensões das etiquetas nas folhas que você possui.

    1. Inicie o Word.

    Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Clique em Etiquetas.
    2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem diversas opções.

    Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

    Texto explicativo 1 O tipo de impressora que você está usando para imprimir as etiquetas
    Texto explicativo 2 O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas
    Texto explicativo 3 O número que corresponde ao número de produto listado no seu pacote de folhas de etiquetas

    1. Em Informações da impressora, clique no tipo de impressora que você usará para imprimir as etiquetas.
    2. Na lista Fornecedores de etiquetas, clique no nome da empresa que fez as folhas de etiqueta que você está usando.
    3. Na lista Número do produto, clique no número do produto que está listado na caixa de folhas de etiqueta.

    OcultarO número do produto para minhas folhas de etiquetas não corresponde a nenhuma das opções na caixa de diálogo Opções de Etiqueta

    Ainda é possível imprimir seus etiquetas. É necessário apenas fazer algumas personalizações.

    1. Meça as etiquetas da folha que você possui e anote as medidas e quantas etiquetas cabem em uma única folha.

     Observação   Meça as etiquetas com cuidado. O tamanho real da etiqueta deve ser menor que o tamanho indicado pelo fabricante da etiqueta. Por exemplo, uma etiqueta de 2,5 cm por 5 cm deve ser na verdade 2,3 cm de altura e 4,92 cm de largura.

    1. Na lista Número do produto, selecione um tipo de etiqueta semelhante em tamanho às suas etiquetas.

    Se você não vir o tipo de etiqueta que deseja na caixa Número do produto talvez possa usar outra das etiquetas listadas, ou criar um novo tamanho personalizado.

    1. Clique em Detalhes e, em seguida, compare as dimensões da etiqueta e o número de etiquetas por folha (para etiquetas impressas a laser e em impressoras a tinta) ou o número de colunas no formulário de etiquetas (para etiquetas impressas em impressoras matriciais).
    2. Siga um destes procedimentos:
      • Se as dimensões e o layout corresponderem às suas etiquetas, use a etiqueta selecionada.
      • Caso contrário, clique em Cancelar e continue com a etapa 5.
    3. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, clique no tipo de impressora (Impressoras de alimentação contínua ou Impressoras de páginas) e, em seguida, clique em Nova Etiqueta.
    4. Digite um nome na caixa Nome da etiqueta, selecione altura, largura, margens e outras opções para a etiqueta personalizada e clique em OK.

    A nova etiqueta aparece na categoria Outra/Personalizada. Na próxima vez que você usar suas etiquetas personalizadas, lembre-se de selecionar Outra/Personalizada na lista Fornecedores de etiquetas.

    1. Após selecionar as opções de etiqueta que deseja, clique em OK.

    O Word cria um documento que contém a folha de etiquetas. O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se você não vir linhas separando as etiquetas, clique na guia Layout em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Exibir Linhas de Grade.

    Reiniciar uma mala direta

    Se você precisar para de trabalhar em uma mala direta, poderá salvar o documento principal da etiqueta e reiniciar a mesclagem posteriormente. O Word mantém a fonte de dados e as informações do campo.

    1. Quando você estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento.

    O Word exibe uma mensagem que pede para você confirmar se deseja abrir o documento, que executará um comando SQL.

    1. Como esse documento está conectado a uma fonte de dados e você deseja recuperar os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que não soubesse estar conectado a uma fonte de dados, você poderia clicar em Não para impedir possíveis acessos mal-intencionados aos dados.

    O texto do documento, junto com quaisquer campos inseridos, aparece.

    1. Clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho.

    Início da página Início da página

    Conectar as etiquetas à sua lista de endereço

    Para mesclar informações em suas etiquetas, é necessário conectar as etiquetas à sua lista de endereços, também conhecida como uma fonte de dados ou um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.

     Importante   Se você usa uma lista existente, verifique se ela contém as informações que você deseja usar, incluindo todas as colunas e linhas. Você pode fazer algumas alterações durante a mesclagem, mas não pode abrir a fonte de dados separadamente durante a mesclagem. O processo de mesclagem é mais fácil se a fonte de dados estiver pronta antes de você se conectar a ela.

    Escolha um arquivo de dados

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.

      Faixa de Opções do Office 2010

    2. Siga um destes procedimentos:
      • Usar Contatos do Outlook    Se você deseja usar a lista Contatos no Microsoft Outlook, clique em Selecionar nos Contatos do Outlook.

         Importante   Para obter mais informações sobre como usar a lista Contatos, consulte Dicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Outlook.


      • Usar um arquivo de fonte de dados existente    Se você tiver uma planilha do Microsoft Excel, um banco de dados do Microsoft Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e, em seguida, localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

        Para o Excel, é possível selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta definida no banco de dados.

         Importante   Para obter dicas sobre como formatar os dados na planilha do Excel para mala direta, consulte Dicas para formatação de dados no Excel.



        Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se o arquivo não estiver listado, selecione o tipo de arquivo apropriado ou selecione Todos os Arquivos na caixa Arquivos do tipo. Em uma mala direta, você pode usar os seguintes tipos de arquivos de dados:
        • Programas de banco de dados de camada única baseados em arquivos, para os quais você instalou um driver de provedor OLE DB ou ODBC (vários desses drivers são fornecidos com o Microsoft Office 2010).
        • Um arquivo HTML que tem uma tabela única. A primeira linha da tabela deve conter nomes de colunas e as outras linhas devem conter dados.
        • Catálogos de endereços eletrônicos:
          • Catálogo de endereços do Microsoft Outlook
          • Lista de Contatos do Microsoft Schedule+ 7.0
          • Qualquer lista de endereços semelhante criada com um sistema de mensagens compatível com o padrão MAPI como, por exemplo, o Microsoft Outlook.
        • Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter títulos e as outras linhas devem conter os registros que deseja mesclar. Você também pode usar uma fonte de cabeçalho como uma fonte de dados.
        • Qualquer arquivo de texto que tenha campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulação ou por vírgulas e registros de dados separados por marcas de parágrafo.
      • Criar um novo arquivo de dados no Word    Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar Nova Lista e, em seguida, use o formulário que será aberto para criar a sua lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser usado novamente. Para obter mais informações, consulte Digitar uma nova lista.

     Observação   Se você instalou o Microsoft Office 2010 (em vez de instalar apenas o Word 2010), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta e recuperar os dados que deseja de uma fonte de dados externa.

    Se você estiver pronto para continuar, vá para a próxima etapa.

    Se precisar de mais informações, leia mais.

    Dicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Outlook

    Conectar-se a sua pasta Contatos do Outlook é normalmente um processo direto, mas algumas vezes é possível encontrar um problema. Aqui estão as soluções para os problemas comuns que podem ocorrer:

    Não consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

    Pode ser necessário ativar a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails no Outlook, ou alterar seu perfil de usuário do Outlook.

    Ative a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails

    1. No Microsoft Outlook, clique em Contatos.
    2. Clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que contém as informações que deseja usar para uma mala direta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
    3. Na guia Catálogo de endereços do Outlook, verifique se a caixa de seleção Mostrar esta pasta como catálogo de emails está marcada e, em seguida, clique em OK.

    Voltar às dicas do Outlook

    Altere o seu perfil de usuário do Outlook

    O perfil de usuário do Outlook é um grupo de contas de email e catálogos de endereços. Normalmente, você precisa apenas de um perfil, mas se você compartilhar seu computador com outras pessoas ou usar catálogos de endereços diferentes para objetivos diferentes, você poderá configurar mais de um perfil. Se, ao iniciar sua mala direta, você estiver usando um perfil que não inclui a pasta Contatos que deseja usar, essa pasta não estará disponível.

    Para alternar para um perfil de usuário diferente, apenas reinicie o Outlook. Quando for solicitado por um perfil, escolha o perfil que inclui a pasta Contatos que deseja usar na mala direta.

    Se não for solicitado por um perfil e souber que tem mais de um perfil, convém configurar o Outlook de modo que ele faça a solicitação. Isso pode ser feito da seguinte maneira:

    1. Saia do Outlook.
    2. No Painel de Controle, clique em Contas de Usuário e clique em Email.
    3. Clique em Mostrar Perfis.
    4. Para que seja solicitado que você selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook, clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.


    Voltar às dicas do Outlook

    Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas

    Se você tentar se conectar à sua pasta de Contatos durante uma mala direta no Word e o Outlook não estiver configurado como seu programa de email padrão no Windows Internet Explorer, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

    "Não há um cliente de email padrão ou o cliente de email atual não pode realizar a solicitação de mensagens. Execute o Microsoft Outlook e defina-o como o cliente de email padrão".

    Para evitar receber essa mensagem durante uma mala direta, faça o seguinte:

    1. Clique na guia Arquivo.
    2. Clique em Opções.
    3. Em Opções de Inicialização, selecione Tornar o Outlook o programa padrão para Email, Contatos e Calendário e clique em OK.

    Inicie o Word novamente, abra seu documento de mala direta e conecte-se à sua pasta Contatos do Outlook.

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    Não consigo me conectar a uma pasta Contatos do Outlook em Pastas Públicas

    Se você iniciar uma mala direta no Word e tentar se conectar a uma pasta de Contatos do Outlook em Pastas Públicas, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

    "A operação não pode ser concluída devido a falhas na caixa de diálogo ou no mecanismo de banco de dados. Tente novamente mais tarde."

    Se tentar novamente mais tarde, receberá a mesma mensagem.

    Para usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas como o arquivo de dados para sua mala direta, é necessário iniciar a mala direta pelo Microsoft Outlook.

    Voltar às dicas do Outlook

    Dicas para formatação de dados no Excel

    Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Excel que inclua porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o DDE (troca dinâmica de dados) para conectar-se à planilha do Excel a partir do Word. Por exemplo, você pode certificar-se de que um código postal de cinco dígitos de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 (sem o zero à esquerda).

    Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:

    1. Clique na guia Arquivo.
    2. Clique em Opções.
    3. Clique em Avançado.
    4. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.
    5. Clique em OK.
    6. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista existente.
    7. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
    8. Na caixa de diálogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

     Observação   Se você não vir Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls), marque a caixa de seleção Mostrar Tudo.

    1. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contenha as informações que deseja mesclar e, em seguida, clique em OK.

     Observação   Para impedir a solicitação sempre que abrir um arquivo de dados, é possível desmarcar a caixa de seleção Confirmar a conversão ao abrir após se conectar à planilha.

    Digitar uma nova lista

    1. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, digite as informações para o primeiro endereço ou registro a ser incluído na mesclagem de etiquetas.

    Se você deseja adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e faça as alterações desejadas.

    1. Depois de digitar todas as informações referentes ao primeiro registro, clique em Nova Entrada e digite as informações referentes ao registro seguinte. Continue até digitar informações para todos os registros que você deseja incluir.
    2. Quando a nova lista estiver completa, clique em OK.
    3. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a nova lista e clique em Salvar.

    Início da página Início da página

    Refinar a lista de destinatários

    Ao conectar-se a um determinado arquivo de dados, talvez você não queira mesclar informações de todos os registros (linhas) desse arquivo de dados em suas etiquetas.

    Se você planeja usar a lista inteira, pode saltar para a próxima etapa.

    Para estreitar a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos itens no seu arquivo de dados, faça o seguinte:

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de Destinatários.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes procedimentos:
      • Selecione registros individuais     Esse método é mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir.

        Se você tiver certeza de que incluirá apenas alguns registros na mala direta, desmarque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e selecione apenas os registros desejados. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir.
      • Classificar registros    Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista é classificada em ordem alfabética crescente (de A a Z). Clique no título de coluna novamente para classificar a lista em ordem alfabética decrescente (de Z a A).

        Se desejar uma classificação mais complexa, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e escolha as preferências de classificação na guia Classificar registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome dentro de cada código postal e que os códigos postais sejam listados em ordem numérica.
      • Filtrar os registros    Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

    Para filtrar os registros, faça o seguinte:

    1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
    2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de diálogo Filtrar e Classificar, escolha o critério que deseja usar para o filtro.

    Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereços que listam Austrália como o país/região, clique em País ou Região na lista Campo, clique em Igual a na lista Comparação e digite ou selecione Austrália na lista Comparar a.

    1. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e escolha mais critérios.

    Por exemplo, para gerar etiquetas somente para negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campo Cidade contém Munique e dos quais o campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique, assim como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da cidade.

    • Adicionar destinatários    Para adicionar destinatários à lista, faça o seguinte:
      1. Em Fonte de dados, clique no nome do arquivo de dados.
      2. Clique em Editar.
      3. Na caixa de diálogo Editar Fonte de Dados, clique em Nova Entrada e digite as informações desse destinatário.

     Dica   Dependendo do tipo de fonte de dados que você usa, alguns processos podem não estar disponíveis. Se possível, verifique se o arquivo de dados está completo antes de conectá-lo ao documento principal de etiquetas.

     Observação   Se você instalou o software de validação de endereço, poderá clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta para validar os endereços do seu destinatário.

    Início da página Início da página

    Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas

    Após conectar suas etiquetas à sua lista de endereços, você estará pronto para adicionar espaços reservados que indicam onde os endereços aparecerão em cada etiqueta. Você também pode digitar o texto que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno em uma etiqueta d entrega.

    Se você estiver familiarizado com o funcionamento dos campos de mala direta, vá para mapeamento e mesclagem.

    Se você deseja saber mais sobre o funcionamento dos campos de mala direta, leia mais.

    Sobre campos de mala direta

    Os espaços reservados para os endereços são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo de dados selecionado.


    Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

    Texto explicativo 1 As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adiciona às etiquetas são espaços reservados para essas categorias .
    Texto explicativo 2 As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O Word gera uma etiqueta para cada registro ao realizar uma mala direta.

    Ao colocar um campo na etiqueta inicial configurada (documento principal da etiqueta), você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer nesse local.

    Campos inseridos no documento do Word

     Observação   Ao inserir um campo de mala direta no documento principal da etiqueta, o nome do campo é sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem nas etiquetas finais. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal da etiqueta do texto normal.

    O que ocorre ao mesclar

    Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a primeira etiqueta. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a segundo etiqueta e assim por diante.

    Mesclando informações dos arquivos de dados em uma etiqueta

    Trabalhando com campos: Exemplos

    É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados à etiqueta como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar etiquetas.

    Por exemplo, suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada DataDeExpiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você colocar um campo «DataDeExpiração» no documento principal da etiqueta antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência.

    É possível combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, é possível configurar os campos no seu documento principal da etiqueta desta forma:

    «Nome» «Sobrenome»

    «Endereço»

    «Cidade», «Estado» «CEP»

    Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas de saudações, o Word fornece campos de composição que agrupam um número de campos. Por exemplo, O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal.

    Elemento no campo Bloco de Endereço

    É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr Joshua Randall Jr.).

    Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

    Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a cada elemento do endereço, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de dados.

    Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar e Inserir Campos da guia Correspondências.

    Faixa de Opções do Office 2010

    A caixa diálogo Coincidir Campos é aberta.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos

    Os elementos de um endereço estão listados à esquerda. Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita.

    O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o Word compara automaticamente os dados da coluna Título com Título Honorário. Mas o Word não foi capaz de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome do Meio.

    Na lista à direita, é possível selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao elemento da esquerda. Não tem problema se Título Honorário e Identificador Exclusivo não estiverem correlacionados. Sua etiqueta de mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contém dados de seu arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

    Digitar o conteúdo e adicionar os espaços reservados ou campos

    1. Na etiqueta inicial que você configurou (documento principal de etiquetas), digite o conteúdo que deseja que apareça em cada etiqueta.

    Para adicionar uma imagem, como um logotipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações na guia Inserir.

    1. Clique onde deseja inserir o campo.
    2. Use o grupo Gravar e Inserir Campos na guia Correspondências.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Adicione uma das das seguintes ações:

    OcultarBloco de endereço com nome, endereço e outras informações

    1. Clique em Bloco de Endereço.
    2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos de endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, clique em OK.
    3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

    OcultarCampos individuais

    É possível inserir informações de campos individuais, como nome, número de telefone ou a quantidade de contribuição de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo de seu arquivo de dados para o documento principal da etiqueta, clique na seta ao lado de Inserir Campo e, em seguida, clique no nome do campo.

    Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:

    1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo.
    2. Na caixa de diálogo Inserir Campo, execute uma das seguintes ações:
      • Para selecionar os campos de endereços que corresponderão automaticamente aos campos na sua fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem os mesmos nomes que seus campos, clique em Campos de Endereços.
      • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
    3. Na caixa Campos, clique no campo que deseja.
    4. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
    5. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

     Observação   Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

    OcultarCampos personalizados dos contatos do Outlook

    A única maneira de incluir campos de contato personalizados em seu documento principal é iniciar a mala direta a partir do Outlook. Primeiro configure um modo de exibição de seus contatos com os campos que deseja usar na mesclagem. Em seguida, inicie a mala direta. Após escolher as configurações que deseja, o Word inicia automaticamente e você pode completar a mesclagem.

    Defina um modo de exibição de seus contatos que inclua os campos personalizados

    1. Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, clique em Alterar Modo de Exibição e, em seguida, clique em Lista.
    2. Clique com o botão direito do mouse no título de uma coluna e, em seguida, clique em Seletor de Campos no menu de atalho.
    3. Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos, selecione Campos do usuário na pasta.
    4. Arraste o campos que deseja para adicionar a partir da caixa de diálogo até os títulos da coluna. Uma pequena seta vermelha ajudará você a colocar o campo no local que deseja.
      Arrastando um campo personalizado do Seletor de Campos até o modo de exibição de pastas Contatos

     Observação   É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos clicando em Novo na parte inferior.

    1. Após você adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos.
    2. Para remover um campo que você não deseja incluir na mala direta, clique no nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista e arraste-o para fora do título da coluna.

    Executar a mala direta pelo Outlook

    1. Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais mantendo pressionada a tecla SHIFT e clicando para selecionar um intervalo ou mantendo pressionada a tecla CTRL e clicando para selecionar individualmente. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, não clique em nenhum contato.
    2. Na guia Página Inicial, clique em Mala Direta.
    3. se você selecionar contatos individuais para incluir na mala direta, clique em Somente os contatos selecionados. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição atual.
    4. Se você configurou o modo de exibição Lista de modo que ele exiba exatamente os campos que deseja usar na mala direta, clique em Campos de contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos de contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta.
    5. Se você quiser gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e, em seguida, clique em Pesquisar para localizar o documento para usar como o documento principal.
    6. Se quiser salvar os contatos e os campos selecionados de modo que possam ser usados novamente, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e, em seguida, clique em Pesquisar para salvar o arquivo. Os dados são salvos em um documento do Word como dados delimitados por vírgula.
    7. Em Tipo de documento, clique em Etiquetas de Endereçamento.
    8. Clique em OK. Quando o documento abre no Word, na guia Correspondências no grupo Gravar e Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo e, em seguida, clique nos campos que deseja adicionar ao documento principal da etiqueta.
    1. Ao concluir a configuração da primeira etiqueta da maneira que deseja, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.

    O conteúdo da primeira etiqueta é replicada para todas as outras etiquetas.

     Observações 

    • Não é possível digitar caracteres de campo («« »») manualmente ou usar o comando Símbolo no menu Inserir. É necessário usar a mala direta.
    • Se os campos mesclados aparecerem dentro de colchetes, como { MERGEFIELD Cidade}, o Word estará exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Isso não afeta a mala direta, mas se você quiser exibir os resultados, clique com o botão direito do mouse no código do campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.

    Formatar os dados mesclados

    Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Access e o Microsoft Excel, armazenam as informações que você digita em células como dados sem formatação. formatação que você aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, não é armazenada com os dados sem formatação. Quando você mescla informações a partir de um arquivo de dados para o documento do Word, você está mesclando os dados sem a formatação aplicada.

    Adicionar formatação

    1. Selecione o campo de mala direta. Verifique se a seleção inclui os sinais de divisa (« ») que cercam o campo.
    2. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, aplique a formatação desejada. Ou clique no Iniciador da Caixa de Diálogo Fonte para obter mais opções.

     Importante   Para minimizar o espaço extra entre as linhas nos endereços nas etiquetas, você deve selecionar as linhas, clicar no Iniciador da Caixa de Diálogo Parágrafo na guia Página Inicial e, em seguida, digitar 0 antes e depois das caixas de espaçamento. Se você estiver usando o campo Bloco de Endereço, selecione o campo inteiro, incluindo as divisas (« ») e depois ajuste o espaçamento.

    Início da página Início da página

    Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas

    Após adicionar os campos à etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta), você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, poderá concluir a mesclagem.

    Visualizar a mesclagem

    É possível visualizar suas etiquetas e fazer alterações antes de realmente completar a mesclagem.

    Para visualizar, faça um dos seguintes no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

    Faixa de Opções do Office 2010

    • Clique em Visualizar Resultados.
    • Passe pelas páginas de cada etiqueta usando os botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da Visualização na guia Correspondências.
    • Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

     Observação   Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir registros que não deseja incluir.

    Faixa de Opções do Office 2010

     Observação   O Word usa uma tabela para organizar uma folha de etiquetas na página. À medida que você passa pelas páginas de etiquetas, o registro ativo é exibido na primeira célula da tabela, com os seguintes registros exibidos em células subseqüentes. Esse método de exibição pode dar a impressão de que o Word irá gerar uma folha de etiquetas para cada registro no arquivo de dados, mas esse não é o caso.

    Concluir a mesclagem

    É possível imprimir as etiquetas ou modificá-las individualmente. É possível imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto de etiquetas.

    Se você deseja imprimir um subconjunto de etiquetas, pode especificar o conjunto por um intervalo de números de registro. Se deseja imprimir páginas em vez de especificar os números de registro, siga as instruções na seção Alterar as etiquetas individuais.

    Imprimir as etiquetas

    1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Imprimir Documentos.

      Faixa de Opções do Office 2010
    2. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro.

    Alterar as etiquetas individuais

    1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Editar Documentos Individuais.

      Faixa de Opções do Office 2010
    2. Escolha se deseja editar todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro. O Word salva as etiquetas que deseja editar em um único arquivo.

    Depois de terminar de editar o novo arquivo de etiquetas, você pode imprimir as etiquetas clicando na guia Arquivo, clicando em Imprimir, e clicando no botão Imprimir.

    Salvar o documento principal da etiqueta

    Lembre-se de que as etiquetas mescladas que você salva são separadas da etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta). É uma boa idéia salvar o próprio documento principal da etiqueta se você planeja usá-lo para outra mala direta.

    Ao salvar o documento principal da etiqueta, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal da etiqueta, será solicitado a escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no documento principal da etiqueta.

    • Se clicar em Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro registro mesclado.
    • Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal da etiqueta e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal da etiqueta se tornará um documento padrão do Word. Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

    Espero ter ajudado, caso sim vote como útil!E se não der certo poste novamente que buscaremos a melhor solução.

    Segue links:

    Criar etiquetas para mala direta

    Criar uma etiqueta ou uma folha de etiquetas

    Um abraço


    Douglas Godoy goodoy@yahoo.com.br


    • Editado Douglas Godoy terça-feira, 5 de março de 2013 11:44 Revisão
    • Marcado como Resposta Michel Toffolo quarta-feira, 6 de março de 2013 04:57
    terça-feira, 5 de março de 2013 11:28

Todas as Respostas

  • Michel,

    Isto parece ser um trabalho para uma macro.

    Vou mover sua pergunta para o fórum de VBA.


    Fábio de Paula Junior

    segunda-feira, 4 de março de 2013 20:43
  • Olá Michel, Boa noite.

    Se eu entendi bem você quer que cada documento do Word tenha os dados de uma linha?

    Se for isso vamos lá...

    Tem uma solução bem simples no Word que você nem necessitará de Macros.
    Se o seu office for apartir do 2007 você já poderá utilizar esta sugestão...

    Primeiramente organize os dados no excel como se fossem uma tabela de banco de dados, com os títulos de coluna conforme você nos passou e todos os dados dentro das colulas...

    Qtde NF Destino Transportadora

    Siga os passos abaixo:

    1 - Abra um novo documento no Word.

    2 - Clique na aba Correspondências.

    3 - Clique em Selecionar Destinatários.

    4 - Clique em Usar lista existente.

    5 - Selecione o local onde você salvou o seu arquivo excel com os dados.

    6 - Selecione a Aba da planilha selecionada que contém os dados.

    Após ter feito isso o seu documento Word estará vinculado a planilha, e todos os campos do excel disponiveis para serem incluidos conforme você desejar.

    Clique em inserir campo, aparecerá a lista de campos da sua tabela ou banco de dados.

    Conforme você for clicando no item, ele irá aparecer no documento word.

    Para que fique "Bonitinho" recomendo usar uma tabela para organizar o Layout das informações.

    Para você saber se deu certo, é só clicar em Visualizar Resultados, pois ele mostra os dados de cada registro do seu documento excel, e o melhor que você pode percorrer todos os registros em um úníco documento word.

    Isso facilita muito quando você tem de controlar informações diferentes em um documento em Word.

    Bom, é isso ai, espero ter ajudado, se sim vote como útil!

    Forte abraço.



    Douglas Godoy goodoy@yahoo.com.br

    • Sugerido como Resposta Douglas Godoy segunda-feira, 4 de março de 2013 23:34
    segunda-feira, 4 de março de 2013 22:54
  • Bom dia Douglas.

    Sou colega do Michel e seguimos suas dicas, mas nos deparamos com alguns probleminhas:

    1º Montamos uma tabela de acordo com as folhas de etiquetas que precisamos imprimir como esta:

     

    «NF»

    «Destino»

    «Transportadora»«Próximo Registro Se»

     

    «NF»

    «Destino»

    «Transportadora»«Próximo Registro Se»

     

    «NF»

    «Destino»

    «Transportadora»«Próximo Registro Se»


    Porém ao visualizar resultados, a primeira linha fica errada, como mostra esta imagem:

     

    GRENDENE S/A - MATRIZ

    TRANSVILMAR

     

    GRENDENE S/A - MATRIZ

    TRANSVILMAR

     

    GRENDENE S/A - MATRIZ

    TRANSVILMAR

    89913

    ALBSI REPRES COML LTDA

    TRANSLOVATO

    89913

    ALBSI REPRES COML LTDA

    TRANSLOVATO

    89913

    ALBSI REPRES COML LTDA

    TRANSLOVATO


    Como podemos arrumar esta primeira linha?

    2º No campo quantidade é colocado o número de etiquetas necessárias, e a nossa folha com as etiquetas vem do fabricante com 24 etiquetas numa matriz de 8 linhas com 3 colunas. Como pode ver na pergunta, pode ver que há algumas linhas com quantidade superior a 24 etiquetas, por exemplo 52 e 172 e algumas inferiores, como 10 e 3. Tens idéia de como podemos montar nestes moldes para que seja preenchida conforme a quantidade? Isto é,se precisar de 48 eiquetas, o Word preenche duas paginas, se precisar de 6 etiquetas ele preenche apenas as 2 primeiras linhas?

    Por exemplo da pergunta, as duas primeiras linhas são:

    10 845845 ALBSI REPRES COML LTDA TRANSLOVATO
    52 894554 JOSÉ OTÁVIO A. DE OLIVEIRA

    TRANSLOVATO

    No caso, iré precisar de 62 etiquetas mas as primeiras 10 são com a NFE 845845 em nome de ALBSI e as outras 14 da primeira página seriam da segunda linha, e ainda faltariam 38 etiquetas, que daria mais uma pagina de 24 e uma outra com 12 etiquetas.

    Não sei se consegui me expressar de uma maneira que você entenda, mas agradeço desde já e qualquer dúvida entre em contato.

    terça-feira, 5 de março de 2013 04:32
  • Olá Michel e Eddy, Bom dia.

    Peço desculpas, pois pensei que era para elaboração de vários documentos diferentes com os dados da base, para etiquetas o processo é um pouco diferente.

    Em relação ao sua pergunta: "No caso, iré precisar de 62 etiquetas mas as primeiras 10 são com a NFE 845845 em nome de ALBSI e as outras 14 da primeira página seriam da segunda linha, e ainda faltariam 38 etiquetas, que daria mais uma pagina de 24 e uma outra com 12 etiquetas."

    Para imprimir as 10 etiquetas em nome ALBSI, basta configurar  os dados na base de dados com a quantidade que deseja, se são 10 da ALBSI coloque 10 linhas na base com os mesmos dados. Ou vá direto as configurações da mala direta selecione, copie e cole os dados.

    Segue explicação e 2 links que podem lhe ajudar:

    Criar etiquetas para mala direta

    Quando você desejar usar etiquetas de endereço para enviar uma correspondência em massa para sua lista de endereços, poderá usar a mala direta para criar uma folha de etiquetas de endereços. Cada etiqueta contém um endereço da sua lista.

    O processo de mala direta inclui as seguintes etapas gerais:

      • Configurar as etiquetas. Configure o layout das etiquetas uma vez, para todas as etiquetas na mala direta. Em uma mala direta, o documento que você usa para fazer isso é chamado de documento principal. No documento principal da etiqueta, também é possível configurar qualquer conteúdo que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno nas etiquetas de entrega.
      • Conectar as etiquetas à sua lista de endereço. Sua lista de endereços é a fonte de dados usada pelo Microsoft Word na mala direta. É um arquivo que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas.
      • Refinar a lista de destinatários. O Word gera uma etiqueta para cada endereço na sua lista de correspondências. Se você quiser gerar etiquetas apenas para determinados endereços na sua lista de correspondências, poderá escolher quais endereços, ou registros deseja incluir.
      • Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas. Ao realizar a mala direta, os campos da mala direta são preenchidos com as informações de sua lista de endereços.
      • Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas. É possível visualizar cada etiqueta antes de imprimir todo o conjunto.

    Você pode usar comandos na guia Correspondências para executar uma mala direta.

     Importante   Se você planeja usar campos de contato personalizados com a lista Contatos no Microsoft Outlook ou se planeja usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas, você deve começar o processo de mala direta no Outlook.

    Configurar as etiquetas

    Possivelmente, você já tem um pacote de folhas de etiqueta de um dos fornecedores de folha de etiqueta, como Avery, AOne ou Formtec. cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

    Para configurar o documento principal da etiqueta, é necessário corresponder as dimensões desse documento com as dimensões das etiquetas nas folhas que você possui.

    1. Inicie o Word.

    Um documento em branco abre por padrão. Deixe-o aberto. Se escolher fechá-lo, os comandos na próxima etapa não estarão disponíveis.

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Iniciar Mala Direta.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Clique em Etiquetas.
    2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, você tem diversas opções.

    Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

    Texto explicativo 1 O tipo de impressora que você está usando para imprimir as etiquetas
    Texto explicativo 2 O fornecedor que produziu suas folhas de etiquetas
    Texto explicativo 3 O número que corresponde ao número de produto listado no seu pacote de folhas de etiquetas

    1. Em Informações da impressora, clique no tipo de impressora que você usará para imprimir as etiquetas.
    2. Na lista Fornecedores de etiquetas, clique no nome da empresa que fez as folhas de etiqueta que você está usando.
    3. Na lista Número do produto, clique no número do produto que está listado na caixa de folhas de etiqueta.

    OcultarO número do produto para minhas folhas de etiquetas não corresponde a nenhuma das opções na caixa de diálogo Opções de Etiqueta

    Ainda é possível imprimir seus etiquetas. É necessário apenas fazer algumas personalizações.

    1. Meça as etiquetas da folha que você possui e anote as medidas e quantas etiquetas cabem em uma única folha.

     Observação   Meça as etiquetas com cuidado. O tamanho real da etiqueta deve ser menor que o tamanho indicado pelo fabricante da etiqueta. Por exemplo, uma etiqueta de 2,5 cm por 5 cm deve ser na verdade 2,3 cm de altura e 4,92 cm de largura.

    1. Na lista Número do produto, selecione um tipo de etiqueta semelhante em tamanho às suas etiquetas.

    Se você não vir o tipo de etiqueta que deseja na caixa Número do produto talvez possa usar outra das etiquetas listadas, ou criar um novo tamanho personalizado.

    1. Clique em Detalhes e, em seguida, compare as dimensões da etiqueta e o número de etiquetas por folha (para etiquetas impressas a laser e em impressoras a tinta) ou o número de colunas no formulário de etiquetas (para etiquetas impressas em impressoras matriciais).
    2. Siga um destes procedimentos:
      • Se as dimensões e o layout corresponderem às suas etiquetas, use a etiqueta selecionada.
      • Caso contrário, clique em Cancelar e continue com a etapa 5.
    3. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, clique no tipo de impressora (Impressoras de alimentação contínua ou Impressoras de páginas) e, em seguida, clique em Nova Etiqueta.
    4. Digite um nome na caixa Nome da etiqueta, selecione altura, largura, margens e outras opções para a etiqueta personalizada e clique em OK.

    A nova etiqueta aparece na categoria Outra/Personalizada. Na próxima vez que você usar suas etiquetas personalizadas, lembre-se de selecionar Outra/Personalizada na lista Fornecedores de etiquetas.

    1. Após selecionar as opções de etiqueta que deseja, clique em OK.

    O Word cria um documento que contém a folha de etiquetas. O Word usa uma tabela para organizar as etiquetas. Se você não vir linhas separando as etiquetas, clique na guia Layout em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Exibir Linhas de Grade.

    Reiniciar uma mala direta

    Se você precisar para de trabalhar em uma mala direta, poderá salvar o documento principal da etiqueta e reiniciar a mesclagem posteriormente. O Word mantém a fonte de dados e as informações do campo.

    1. Quando você estiver pronto para reiniciar a mesclagem, abra o documento.

    O Word exibe uma mensagem que pede para você confirmar se deseja abrir o documento, que executará um comando SQL.

    1. Como esse documento está conectado a uma fonte de dados e você deseja recuperar os dados, clique em Sim. Se estivesse abrindo um documento que não soubesse estar conectado a uma fonte de dados, você poderia clicar em Não para impedir possíveis acessos mal-intencionados aos dados.

    O texto do documento, junto com quaisquer campos inseridos, aparece.

    1. Clique na guia Correspondências e reinicie seu trabalho.

    Início da página Início da página

    Conectar as etiquetas à sua lista de endereço

    Para mesclar informações em suas etiquetas, é necessário conectar as etiquetas à sua lista de endereços, também conhecida como uma fonte de dados ou um arquivo de dados. Se você ainda não tiver um arquivo de dados, poderá criar um durante o processo de mala direta.

     Importante   Se você usa uma lista existente, verifique se ela contém as informações que você deseja usar, incluindo todas as colunas e linhas. Você pode fazer algumas alterações durante a mesclagem, mas não pode abrir a fonte de dados separadamente durante a mesclagem. O processo de mesclagem é mais fácil se a fonte de dados estiver pronta antes de você se conectar a ela.

    Escolha um arquivo de dados

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários.

      Faixa de Opções do Office 2010

    2. Siga um destes procedimentos:
      • Usar Contatos do Outlook    Se você deseja usar a lista Contatos no Microsoft Outlook, clique em Selecionar nos Contatos do Outlook.

         Importante   Para obter mais informações sobre como usar a lista Contatos, consulte Dicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Outlook.


      • Usar um arquivo de fonte de dados existente    Se você tiver uma planilha do Microsoft Excel, um banco de dados do Microsoft Access ou outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar Lista Existente e, em seguida, localize o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

        Para o Excel, é possível selecionar os dados a partir de qualquer planilha ou intervalo nomeado dentro de uma pasta de trabalho. Para o Access, é possível selecionar os dados de qualquer tabela ou consulta definida no banco de dados.

         Importante   Para obter dicas sobre como formatar os dados na planilha do Excel para mala direta, consulte Dicas para formatação de dados no Excel.



        Para outro tipo de arquivo de dados, selecione o arquivo na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se o arquivo não estiver listado, selecione o tipo de arquivo apropriado ou selecione Todos os Arquivos na caixa Arquivos do tipo. Em uma mala direta, você pode usar os seguintes tipos de arquivos de dados:
        • Programas de banco de dados de camada única baseados em arquivos, para os quais você instalou um driver de provedor OLE DB ou ODBC (vários desses drivers são fornecidos com o Microsoft Office 2010).
        • Um arquivo HTML que tem uma tabela única. A primeira linha da tabela deve conter nomes de colunas e as outras linhas devem conter dados.
        • Catálogos de endereços eletrônicos:
          • Catálogo de endereços do Microsoft Outlook
          • Lista de Contatos do Microsoft Schedule+ 7.0
          • Qualquer lista de endereços semelhante criada com um sistema de mensagens compatível com o padrão MAPI como, por exemplo, o Microsoft Outlook.
        • Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter títulos e as outras linhas devem conter os registros que deseja mesclar. Você também pode usar uma fonte de cabeçalho como uma fonte de dados.
        • Qualquer arquivo de texto que tenha campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulação ou por vírgulas e registros de dados separados por marcas de parágrafo.
      • Criar um novo arquivo de dados no Word    Se você ainda não tiver um arquivo de dados, clique em Digitar Nova Lista e, em seguida, use o formulário que será aberto para criar a sua lista. A lista é salva como um arquivo de banco de dados (.mdb) que pode ser usado novamente. Para obter mais informações, consulte Digitar uma nova lista.

     Observação   Se você instalou o Microsoft Office 2010 (em vez de instalar apenas o Word 2010), também poderá usar o Microsoft Query para construir uma consulta e recuperar os dados que deseja de uma fonte de dados externa.

    Se você estiver pronto para continuar, vá para a próxima etapa.

    Se precisar de mais informações, leia mais.

    Dicas para trabalhar com a lista Contatos do Microsoft Outlook

    Conectar-se a sua pasta Contatos do Outlook é normalmente um processo direto, mas algumas vezes é possível encontrar um problema. Aqui estão as soluções para os problemas comuns que podem ocorrer:

    Não consigo encontrar a pasta Contatos do Outlook

    Pode ser necessário ativar a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails no Outlook, ou alterar seu perfil de usuário do Outlook.

    Ative a propriedade Mostrar esta pasta como catálogo de emails

    1. No Microsoft Outlook, clique em Contatos.
    2. Clique com o botão direito do mouse na pasta Contatos que contém as informações que deseja usar para uma mala direta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.
    3. Na guia Catálogo de endereços do Outlook, verifique se a caixa de seleção Mostrar esta pasta como catálogo de emails está marcada e, em seguida, clique em OK.

    Voltar às dicas do Outlook

    Altere o seu perfil de usuário do Outlook

    O perfil de usuário do Outlook é um grupo de contas de email e catálogos de endereços. Normalmente, você precisa apenas de um perfil, mas se você compartilhar seu computador com outras pessoas ou usar catálogos de endereços diferentes para objetivos diferentes, você poderá configurar mais de um perfil. Se, ao iniciar sua mala direta, você estiver usando um perfil que não inclui a pasta Contatos que deseja usar, essa pasta não estará disponível.

    Para alternar para um perfil de usuário diferente, apenas reinicie o Outlook. Quando for solicitado por um perfil, escolha o perfil que inclui a pasta Contatos que deseja usar na mala direta.

    Se não for solicitado por um perfil e souber que tem mais de um perfil, convém configurar o Outlook de modo que ele faça a solicitação. Isso pode ser feito da seguinte maneira:

    1. Saia do Outlook.
    2. No Painel de Controle, clique em Contas de Usuário e clique em Email.
    3. Clique em Mostrar Perfis.
    4. Para que seja solicitado que você selecione um perfil sempre que iniciar o Outlook, clique em Escolher perfil a ser usado e clique em OK.


    Voltar às dicas do Outlook

    Recebo mensagens de erro sobre clientes de email e tabelas

    Se você tentar se conectar à sua pasta de Contatos durante uma mala direta no Word e o Outlook não estiver configurado como seu programa de email padrão no Windows Internet Explorer, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

    "Não há um cliente de email padrão ou o cliente de email atual não pode realizar a solicitação de mensagens. Execute o Microsoft Outlook e defina-o como o cliente de email padrão".

    Para evitar receber essa mensagem durante uma mala direta, faça o seguinte:

    1. Clique na guia Arquivo.
    2. Clique em Opções.
    3. Em Opções de Inicialização, selecione Tornar o Outlook o programa padrão para Email, Contatos e Calendário e clique em OK.

    Inicie o Word novamente, abra seu documento de mala direta e conecte-se à sua pasta Contatos do Outlook.

    Voltar às dicas do Outlook

    Não consigo me conectar a uma pasta Contatos do Outlook em Pastas Públicas

    Se você iniciar uma mala direta no Word e tentar se conectar a uma pasta de Contatos do Outlook em Pastas Públicas, uma mensagem afirmando o seguinte será exibida:

    "A operação não pode ser concluída devido a falhas na caixa de diálogo ou no mecanismo de banco de dados. Tente novamente mais tarde."

    Se tentar novamente mais tarde, receberá a mesma mensagem.

    Para usar uma pasta Contatos de Pastas Públicas como o arquivo de dados para sua mala direta, é necessário iniciar a mala direta pelo Microsoft Outlook.

    Voltar às dicas do Outlook

    Dicas para formatação de dados no Excel

    Se o seu arquivo de dados for uma planilha do Excel que inclua porcentagens, valores de moeda ou códigos postais, você poderá preservar a formatação numérica dos dados usando o DDE (troca dinâmica de dados) para conectar-se à planilha do Excel a partir do Word. Por exemplo, você pode certificar-se de que um código postal de cinco dígitos de 07865 de seu arquivo de dados não seja exibido como o número 7865 (sem o zero à esquerda).

    Antes de se conectar à planilha, faça o seguinte no Word:

    1. Clique na guia Arquivo.
    2. Clique em Opções.
    3. Clique em Avançado.
    4. Vá até a seção Geral e marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.
    5. Clique em OK.
    6. Com o documento principal da mala direta aberto, no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências, clique em Selecionar Destinatários e, em seguida, clique em Usar Lista existente.
    7. Localize a planilha do Excel na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e clique duas vezes nela.
    8. Na caixa de diálogo Confirmar a Fonte de Dados, clique em Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

     Observação   Se você não vir Planilhas do MS Excel por meio do DDE (*.xls), marque a caixa de seleção Mostrar Tudo.

    1. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para Nome ou intervalo de células, selecione o intervalo de células ou a planilha que contenha as informações que deseja mesclar e, em seguida, clique em OK.

     Observação   Para impedir a solicitação sempre que abrir um arquivo de dados, é possível desmarcar a caixa de seleção Confirmar a conversão ao abrir após se conectar à planilha.

    Digitar uma nova lista

    1. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, digite as informações para o primeiro endereço ou registro a ser incluído na mesclagem de etiquetas.

    Se você deseja adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e faça as alterações desejadas.

    1. Depois de digitar todas as informações referentes ao primeiro registro, clique em Nova Entrada e digite as informações referentes ao registro seguinte. Continue até digitar informações para todos os registros que você deseja incluir.
    2. Quando a nova lista estiver completa, clique em OK.
    3. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a nova lista e clique em Salvar.

    Início da página Início da página

    Refinar a lista de destinatários

    Ao conectar-se a um determinado arquivo de dados, talvez você não queira mesclar informações de todos os registros (linhas) desse arquivo de dados em suas etiquetas.

    Se você planeja usar a lista inteira, pode saltar para a próxima etapa.

    Para estreitar a lista de destinatários ou usar um subconjunto dos itens no seu arquivo de dados, faça o seguinte:

    1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique em Editar Lista de Destinatários.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, siga um destes procedimentos:
      • Selecione registros individuais     Esse método é mais útil se sua lista for pequena. Marque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja incluir e desmarque as caixas de seleção ao lado dos destinatários que deseja excluir.

        Se você tiver certeza de que incluirá apenas alguns registros na mala direta, desmarque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e selecione apenas os registros desejados. Da mesma forma, se quiser incluir a maior parte da lista, marque a caixa de seleção na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de seleção para os registros que você não deseja incluir.
      • Classificar registros    Clique no título da coluna do item pelo qual deseja classificar. A lista é classificada em ordem alfabética crescente (de A a Z). Clique no título de coluna novamente para classificar a lista em ordem alfabética decrescente (de Z a A).

        Se desejar uma classificação mais complexa, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários e escolha as preferências de classificação na guia Classificar registros da caixa de diálogo Filtrar e Classificar. Por exemplo, é possível usar esse tipo de classificação se quiser que os endereços dos destinatários sejam organizados em ordem alfabética com base no sobrenome dentro de cada código postal e que os códigos postais sejam listados em ordem numérica.
      • Filtrar os registros    Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja ver ou incluir na mala direta. Após filtrar a lista, poderá marcar ou desmarcar as caixas de seleção para incluir ou excluir registros.

    Para filtrar os registros, faça o seguinte:

    1. Em Refinar lista de destinatários, clique em Filtrar.
    2. Na guia Filtrar Registrosna caixa de diálogo Filtrar e Classificar, escolha o critério que deseja usar para o filtro.

    Por exemplo, para gerar etiquetas somente para os endereços que listam Austrália como o país/região, clique em País ou Região na lista Campo, clique em Igual a na lista Comparação e digite ou selecione Austrália na lista Comparar a.

    1. Para refinar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e escolha mais critérios.

    Por exemplo, para gerar etiquetas somente para negócios em Munique, filtre os registros dos quais o campo Cidade contém Munique e dos quais o campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se você usar Ou em vez de E nesse filtro, sua mala direta incluirá todos os endereços de Munique, assim como todos os endereços que incluem um nome de empresa, independentemente da cidade.

    • Adicionar destinatários    Para adicionar destinatários à lista, faça o seguinte:
      1. Em Fonte de dados, clique no nome do arquivo de dados.
      2. Clique em Editar.
      3. Na caixa de diálogo Editar Fonte de Dados, clique em Nova Entrada e digite as informações desse destinatário.

     Dica   Dependendo do tipo de fonte de dados que você usa, alguns processos podem não estar disponíveis. Se possível, verifique se o arquivo de dados está completo antes de conectá-lo ao documento principal de etiquetas.

     Observação   Se você instalou o software de validação de endereço, poderá clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários de Mala Direta para validar os endereços do seu destinatário.

    Início da página Início da página

    Adicionar espaços reservados, chamados de campos de mala direta, às etiquetas

    Após conectar suas etiquetas à sua lista de endereços, você estará pronto para adicionar espaços reservados que indicam onde os endereços aparecerão em cada etiqueta. Você também pode digitar o texto que deseja repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou seu endereço de retorno em uma etiqueta d entrega.

    Se você estiver familiarizado com o funcionamento dos campos de mala direta, vá para mapeamento e mesclagem.

    Se você deseja saber mais sobre o funcionamento dos campos de mala direta, leia mais.

    Sobre campos de mala direta

    Os espaços reservados para os endereços são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos da coluna no arquivo de dados selecionado.


    Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

    Texto explicativo 1 As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adiciona às etiquetas são espaços reservados para essas categorias .
    Texto explicativo 2 As linhas em um arquivo de dados representam os registros de informações. O Word gera uma etiqueta para cada registro ao realizar uma mala direta.

    Ao colocar um campo na etiqueta inicial configurada (documento principal da etiqueta), você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para aparecer nesse local.

    Campos inseridos no documento do Word

     Observação   Ao inserir um campo de mala direta no documento principal da etiqueta, o nome do campo é sempre cercado por sinais de divisas (« »). Esses sinais de divisas não aparecem nas etiquetas finais. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal da etiqueta do texto normal.

    O que ocorre ao mesclar

    Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a primeira etiqueta. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar a segundo etiqueta e assim por diante.

    Mesclando informações dos arquivos de dados em uma etiqueta

    Trabalhando com campos: Exemplos

    É possível adicionar qualquer título de coluna de seu arquivo de dados à etiqueta como um campo. Isso possibilita a flexibilidade ao criar etiquetas.

    Por exemplo, suponha que sua lista de correspondência seja para assinantes do seu newsletter e seu arquivo de dados inclui uma coluna, chamada DataDeExpiração, para armazenar a data que cada assinatura expira. Se você colocar um campo «DataDeExpiração» no documento principal da etiqueta antes de executar a mesclagem, cada assinante receberá sua própria data de expiração na etiqueta de sua correspondência.

    É possível combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar um endereço, é possível configurar os campos no seu documento principal da etiqueta desta forma:

    «Nome» «Sobrenome»

    «Endereço»

    «Cidade», «Estado» «CEP»

    Para as coisas que você usa freqüentemente, como blocos de endereço e linhas de saudações, o Word fornece campos de composição que agrupam um número de campos. Por exemplo, O campo Bloco de Endereço é uma combinação de diversos campos, incluindo o nome, o sobrenome, o endereço, a cidade e o código postal.

    Elemento no campo Bloco de Endereço

    É possível personalizar o conteúdo de cada um desses campos de composição. Por exemplo, no endereço, é possível selecionar um formato de nome formal (Sr Joshua Randall Jr.).

    Mapear os campos de mala direta para o seu arquivo de dados

    Para verificar se o Word pode localizar uma coluna no seu arquivo de dados que corresponda a cada elemento do endereço, talvez seja necessário mapear os campos de mala direta no Word para as colunas no seu arquivo de dados.

    Para mapear os campos, clique em Coincidir Campos no grupo Gravar e Inserir Campos da guia Correspondências.

    Faixa de Opções do Office 2010

    A caixa diálogo Coincidir Campos é aberta.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos

    Os elementos de um endereço estão listados à esquerda. Os títulos da coluna de seu arquivo de dados estão listados à direita.

    O Word pesquisa pela coluna que coincide com cada elemento. Na ilustração, o Word compara automaticamente os dados da coluna Título com Título Honorário. Mas o Word não foi capaz de comparar outros elementos. A partir desse arquivo de dados, por exemplo, o Word não pode comparar Nome do Meio.

    Na lista à direita, é possível selecionar a coluna do arquivo de dados que corresponde ao elemento da esquerda. Não tem problema se Título Honorário e Identificador Exclusivo não estiverem correlacionados. Sua etiqueta de mala direta não precisa usar todos os campos. Se você adicionar um campo que não contém dados de seu arquivo de dados, ele aparecerá no documento mesclado como um espaço reservado vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

    Digitar o conteúdo e adicionar os espaços reservados ou campos

    1. Na etiqueta inicial que você configurou (documento principal de etiquetas), digite o conteúdo que deseja que apareça em cada etiqueta.

    Para adicionar uma imagem, como um logotipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações na guia Inserir.

    1. Clique onde deseja inserir o campo.
    2. Use o grupo Gravar e Inserir Campos na guia Correspondências.

    Faixa de Opções do Office 2010

    1. Adicione uma das das seguintes ações:

    OcultarBloco de endereço com nome, endereço e outras informações

    1. Clique em Bloco de Endereço.
    2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos de endereço que deseja incluir e os formatos que deseja e, em seguida, clique em OK.
    3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

    OcultarCampos individuais

    É possível inserir informações de campos individuais, como nome, número de telefone ou a quantidade de contribuição de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo de seu arquivo de dados para o documento principal da etiqueta, clique na seta ao lado de Inserir Campo e, em seguida, clique no nome do campo.

    Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:

    1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo.
    2. Na caixa de diálogo Inserir Campo, execute uma das seguintes ações:
      • Para selecionar os campos de endereços que corresponderão automaticamente aos campos na sua fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem os mesmos nomes que seus campos, clique em Campos de Endereços.
      • Para selecionar os campos que sempre pegam os dados diretamente de uma coluna no seu arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.
    3. Na caixa Campos, clique no campo que deseja.
    4. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.
    5. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

     Observação   Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

    OcultarCampos personalizados dos contatos do Outlook

    A única maneira de incluir campos de contato personalizados em seu documento principal é iniciar a mala direta a partir do Outlook. Primeiro configure um modo de exibição de seus contatos com os campos que deseja usar na mesclagem. Em seguida, inicie a mala direta. Após escolher as configurações que deseja, o Word inicia automaticamente e você pode completar a mesclagem.

    Defina um modo de exibição de seus contatos que inclua os campos personalizados

    1. Nos Contatos do Outlook, no menu Exibir, clique em Alterar Modo de Exibição e, em seguida, clique em Lista.
    2. Clique com o botão direito do mouse no título de uma coluna e, em seguida, clique em Seletor de Campos no menu de atalho.
    3. Na lista suspensa na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos, selecione Campos do usuário na pasta.
    4. Arraste o campos que deseja para adicionar a partir da caixa de diálogo até os títulos da coluna. Uma pequena seta vermelha ajudará você a colocar o campo no local que deseja.
      Arrastando um campo personalizado do Seletor de Campos até o modo de exibição de pastas Contatos

     Observação   É possível adicionar um novo campo na caixa de diálogo Seletor de Campos clicando em Novo na parte inferior.

    1. Após você adicionar todos os seus campos personalizados ao modo de exibição, feche a caixa de diálogo Seletor de Campos.
    2. Para remover um campo que você não deseja incluir na mala direta, clique no nome do campo no título da coluna no modo de exibição Lista e arraste-o para fora do título da coluna.

    Executar a mala direta pelo Outlook

    1. Nos Contatos do Outlook, selecione os contatos individuais mantendo pressionada a tecla SHIFT e clicando para selecionar um intervalo ou mantendo pressionada a tecla CTRL e clicando para selecionar individualmente. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, não clique em nenhum contato.
    2. Na guia Página Inicial, clique em Mala Direta.
    3. se você selecionar contatos individuais para incluir na mala direta, clique em Somente os contatos selecionados. Se quiser incluir todos os contatos visíveis no momento no modo de exibição, clique em Todos os contatos no modo de exibição atual.
    4. Se você configurou o modo de exibição Lista de modo que ele exiba exatamente os campos que deseja usar na mala direta, clique em Campos de contato no modo de exibição atual. Caso contrário, clique em Todos os campos de contato para tornar todos os campos de contato disponíveis na mala direta.
    5. Se você quiser gerar um novo documento principal para a mala direta, clique em Novo documento. Caso contrário, clique em Documento existente e, em seguida, clique em Pesquisar para localizar o documento para usar como o documento principal.
    6. Se quiser salvar os contatos e os campos selecionados de modo que possam ser usados novamente, marque a caixa de seleção Arquivo permanente e, em seguida, clique em Pesquisar para salvar o arquivo. Os dados são salvos em um documento do Word como dados delimitados por vírgula.
    7. Em Tipo de documento, clique em Etiquetas de Endereçamento.
    8. Clique em OK. Quando o documento abre no Word, na guia Correspondências no grupo Gravar e Inserir Campos, clique na seta ao lado de Inserir Campo e, em seguida, clique nos campos que deseja adicionar ao documento principal da etiqueta.
    1. Ao concluir a configuração da primeira etiqueta da maneira que deseja, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.

    O conteúdo da primeira etiqueta é replicada para todas as outras etiquetas.

     Observações 

    • Não é possível digitar caracteres de campo («« »») manualmente ou usar o comando Símbolo no menu Inserir. É necessário usar a mala direta.
    • Se os campos mesclados aparecerem dentro de colchetes, como { MERGEFIELD Cidade}, o Word estará exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Isso não afeta a mala direta, mas se você quiser exibir os resultados, clique com o botão direito do mouse no código do campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.

    Formatar os dados mesclados

    Programas de banco de dados e de planilhas, como o Microsoft Access e o Microsoft Excel, armazenam as informações que você digita em células como dados sem formatação. formatação que você aplica no Access ou no Excel, como fontes e cores, não é armazenada com os dados sem formatação. Quando você mescla informações a partir de um arquivo de dados para o documento do Word, você está mesclando os dados sem a formatação aplicada.

    Adicionar formatação

    1. Selecione o campo de mala direta. Verifique se a seleção inclui os sinais de divisa (« ») que cercam o campo.
    2. Na guia Página Inicial, no grupo Fonte, aplique a formatação desejada. Ou clique no Iniciador da Caixa de Diálogo Fonte para obter mais opções.

     Importante   Para minimizar o espaço extra entre as linhas nos endereços nas etiquetas, você deve selecionar as linhas, clicar no Iniciador da Caixa de Diálogo Parágrafo na guia Página Inicial e, em seguida, digitar 0 antes e depois das caixas de espaçamento. Se você estiver usando o campo Bloco de Endereço, selecione o campo inteiro, incluindo as divisas (« ») e depois ajuste o espaçamento.

    Início da página Início da página

    Visualizar, completar a mesclagem e imprimir as etiquetas

    Após adicionar os campos à etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta), você está pronto para visualizar os resultados da mesclagem. Quando estiver satisfeito com a visualização, poderá concluir a mesclagem.

    Visualizar a mesclagem

    É possível visualizar suas etiquetas e fazer alterações antes de realmente completar a mesclagem.

    Para visualizar, faça um dos seguintes no grupo Visualizar Resultados da guia Correspondências:

    Faixa de Opções do Office 2010

    • Clique em Visualizar Resultados.
    • Passe pelas páginas de cada etiqueta usando os botões Próximo Registro e Registro Anterior no grupo Resultados da Visualização na guia Correspondências.
    • Visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.

     Observação   Clique em Editar Destinatário no grupo Iniciar Mala Direta na guia Correspondências para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, na qual é possível filtrar a lista ou limpar destinatários se você vir registros que não deseja incluir.

    Faixa de Opções do Office 2010

     Observação   O Word usa uma tabela para organizar uma folha de etiquetas na página. À medida que você passa pelas páginas de etiquetas, o registro ativo é exibido na primeira célula da tabela, com os seguintes registros exibidos em células subseqüentes. Esse método de exibição pode dar a impressão de que o Word irá gerar uma folha de etiquetas para cada registro no arquivo de dados, mas esse não é o caso.

    Concluir a mesclagem

    É possível imprimir as etiquetas ou modificá-las individualmente. É possível imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto de etiquetas.

    Se você deseja imprimir um subconjunto de etiquetas, pode especificar o conjunto por um intervalo de números de registro. Se deseja imprimir páginas em vez de especificar os números de registro, siga as instruções na seção Alterar as etiquetas individuais.

    Imprimir as etiquetas

    1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Imprimir Documentos.

      Faixa de Opções do Office 2010
    2. Escolha se deseja imprimir todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento, ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro.

    Alterar as etiquetas individuais

    1. Na guia Correspondências, no grupo Concluir, clique em Concluir e Mesclar e clique em Editar Documentos Individuais.

      Faixa de Opções do Office 2010
    2. Escolha se deseja editar todo o conjunto de etiquetas, somente a etiqueta visível no momento ou um subconjunto do conjunto, especificado pelo número do registro. O Word salva as etiquetas que deseja editar em um único arquivo.

    Depois de terminar de editar o novo arquivo de etiquetas, você pode imprimir as etiquetas clicando na guia Arquivo, clicando em Imprimir, e clicando no botão Imprimir.

    Salvar o documento principal da etiqueta

    Lembre-se de que as etiquetas mescladas que você salva são separadas da etiqueta inicial configurada (o documento principal da etiqueta). É uma boa idéia salvar o próprio documento principal da etiqueta se você planeja usá-lo para outra mala direta.

    Ao salvar o documento principal da etiqueta, você também salva sua conexão com o arquivo de dados. Na próxima vez que abrir o documento principal da etiqueta, será solicitado a escolher se deseja que as informações do arquivo de dados sejam mescladas novamente no documento principal da etiqueta.

    • Se clicar em Sim, o documento abrirá com as informações do primeiro registro mesclado.
    • Se clicar em Não, a conexão entre o documento principal da etiqueta e o arquivo de dados será interrompida. O documento principal da etiqueta se tornará um documento padrão do Word. Os campos serão substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registro.

    Espero ter ajudado, caso sim vote como útil!E se não der certo poste novamente que buscaremos a melhor solução.

    Segue links:

    Criar etiquetas para mala direta

    Criar uma etiqueta ou uma folha de etiquetas

    Um abraço


    Douglas Godoy goodoy@yahoo.com.br


    • Editado Douglas Godoy terça-feira, 5 de março de 2013 11:44 Revisão
    • Marcado como Resposta Michel Toffolo quarta-feira, 6 de março de 2013 04:57
    terça-feira, 5 de março de 2013 11:28
  • Procure saber como fazer Malas Diretas no Word. Caso queira uma Mala Direta com maior personalização, verifique o link: http://www.ambienteoffice.com.br/word/criar_mala_direta_programaticamente_usando_o_excel/

    Felipe Costa Gualberto - http://www.ambienteoffice.com.br

    terça-feira, 5 de março de 2013 22:51
    Moderador
  • Muito obrigado pela atenção e pela ajuda de todos, a mala direta resolveu o nosso problema, muito obrigado Douglas Godoy pela sua dedicação para resolver o nosso problema. 




    Grato! 
    quarta-feira, 6 de março de 2013 05:02
  • Olá Michel Toffolo, Bom dia!

    O VBA faz maravilhas em nossas vidas, coisas fantásticas que demorariamos horas para fazer são feitas em minutos e até mesmo segundos, porém para muitas questões a melhor saída é o bom e velho modo tradicional.

    Saiba que pode contar sempre com  minha ajuda e com a ajuda de todos por aqui...

    Um abraço!

    DG



    Douglas Godoy goodoy@yahoo.com.br

    quarta-feira, 6 de março de 2013 10:54