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Microsoft Teams の電話機能を活用しよう! - Office 365 電話システムの便利な機能をご紹介します RRS feed

  • 全般的な情報交換

  • Office 365 には電話システム*1 というサービスがあり、ご契約いただくことで Microsoft Teams で外線発着信*2 が可能になります。

    Microsoft Teams には、現在お使いの PBX やビジネスフォンと同様に様々な電話機能が提供されています。今回は、会社の中で Microsoft Teams を電話としても活用できる便利な機能をご紹介いたします。


    グループ通話ピックアップ

    代表電話や部署代表への着信を複数人に同時呼び出しするには、グループ通話ピックアップが便利です。


    1: グループ通話ピックアップは、エンドユーザーが設定します。

     

    グループ通話ピックアップは、設定したい電話番号のユーザーが通話グループを作成して同時呼び出ししたいユーザーを指定します。通話グループには最大 25 人のユーザーを指定できます。

    呼び出す順序は、同時に呼び出すか、順番に呼び出すかを選択できます。

    通話応答ルールと組み合わせることで、着信と同時に呼び出したり、一定時間が経過してから呼び出したりと、同時呼び出しの動作をアレンジすることができます。

    呼び出されるユーザーは、呼び出し音なしで通知バナーだけを表示するといった通知方法を選択することができます。

     

    エンドユーザーによる設定手順は、[着信の転送]、[通話グループ]、および [チームでの同時呼び出し]を参照ください。

    管理者による管理方法は、Microsoft Teams での通話の共有およびグループ通話ピックアップを参照ください。

     

    回線共有

    役員の電話を秘書が代理で発着信したり、役職者の電話をアシスタントが代理で発着信したりするには、回線共有が便利です。

    2: 回線共有は、エンドユーザーが設定します。

     

    回線共有は、共有したい電話番号のユーザー(委任者)が代理人を指定します。指定された代理人は、委任者に代わって電話に応答、発信することができます。代理人は最大 25 人のユーザーを指定できます。

    委任者と代理人とは、保留することで通話を転送することができます。

    また、委任者は代理人の通話状況を確認することができます。

     

    エンドユーザーによる設定手順は、電話回線を代理人と共有するを参照ください。

    管理者による管理方法は、Microsoft Teams での回線共有機能を参照ください。

     

    自動応答と呼び出しキュー

    代表電話やカスタマーサポート窓口などで、音声ガイダンスで案内し、ダイヤル トーンでメニューを選択してもらうという自動音声応答(IVR)を利用する場合は、自動応答と呼び出しキューが便利です。


    3: 自動応答と呼び出しキューで、自動音声応答(IVR)を利用できます。

     

    自動応答では、音声ガイダンスの再生、ダイヤル トーンによるメニュー選択、メニューに応じた通話の転送、休日・営業時間に応じた音声ガイダンスの自動切換え、音声による社内ディレクトリ検索を利用できます。

    呼び出しキューでは、音声ガイダンスの再生、保留音の再生、通話のキューイング、コール エージェントへの通話の分配を利用できます。

     

    自答応答と呼び出しキューを利用することで、営業時間内は、自動音声応答でメニュー案内し、エージェントがすぐに応答できない場合は保留音を再生しお待ちいただき、コール エージェントが順次応答することでできます。営業時間外は、営業時間外の音声ガイダンスを再生することができます。

     

    自動応答と呼び出しキューは、管理者が設定します。設定方法は、クラウドの自動応答とは?を参照ください。

     

    コール パーク

    Microsoft Teams には通話転送機能がありますが、コール パークを使って転送することもできます。

    4: コールパークで、通話を保留して、別のユーザーが応答できます

     

    通話をパークすると、通話が保留されてパーク コードが表示されます。別のユーザーがパーク コードを入力することで、保留された通話に応答することができます。

     

    エンドユーザーによる操作手順は、通話をパークするを参照ください。

    コール パークを利用するには管理者による設定が必要です。設定方法は、Microsoft Teams でのコールパークおよび保留解除を参照ください。

     

    参考情報

    ファイルのダウンロード

    Office 365 の電話システムでできること

     

    *1 電話システムは、Microsoft/Office 365 E5 に含まれています。また、Microsoft/Office 365 F1,E1,E3 にアドオンでご契約いただけます。

    *2 外線発着信には、電話回線を収容する機器(セッション ボーダー コントローラー)を設置いただくか、ソフトバンクが提供する UniTalk やマイクロソフト パートナーが提供するサービスをご契約いただく必要がございます。

    注:本情報の内容 (添付文書、リンク先などを含む) は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。




    2019年10月3日 21:55
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