数百枚のword の内容をaccessに登録する方法

Question

word で記載された数百枚の報告書をaccessにDBとして出来るだけ楽に登録したいと考えていjます

報告書のレイアウトは統一されています。

当方、VBが使えます

なにか良い方法はないでしょうか？

Answer 1

AccessのVBAで以下のような手順で
(一つ一つの処理は検索すれば簡単にやり方がわかることなので自称初心者でもできるはず)

1. VBAでExcelを起動する
2. VBAでExcelに空のワークシート(以下SheetA)とAccessに取り込みたい列名が１行目にヘッダとして定義されているシート(以下SheetB)を用意する
3. VBAでWordを起動する
4. VBAで読み取りたいWordファイルを開く
5. VBAでWordの文章全体を選択
   (数百枚というのが１ファイルに数百ページという意味なら１ページ毎に選択でも可)
6. VBAでWordの選択範囲をクリップボードにコピー
7. VBAでExcelのSheetAにペースト
   (レイアウトがきちんと統一されているなら取り込みたい部分は一定のセルに貼りつけられる)
8. 取り込みたいセルに不要な文字が混ざっていたらVBAで置換などで除去する
9. VBAで取り込みたいセルからSheetBの対応する列の２行目以降に内容をコピーする
10. VBAでSheetAを空白にするかSheetAを削除して新規シートを作成する。
    
11. VBAでWordファイルを閉じる。
12. 他のWordファイルがあるのなら４から繰り返し
13. 全データがそろったらVBAでSheetBのヘッダを含むデータ部分を選択してクリップボードにコピー
14. AccessVBAでDoCmd.RunCommand acCmdViewTablesとDoCmd.RunCommand acCmdPasteでクリップボードの内容からテーブルとして取り込む。
15. VBAでExcelとWordを終了する
    
16. おわり

#質問しっぱなしで放置は良くない

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個別に明示されていない限りgekkaがフォーラムに投稿したコードにはフォーラム使用条件に基づき「MICROSOFT LIMITED PUBLIC LICENSE」が適用されます。(かなり自由に使ってOK!)

Answer 2

CreateObject("Word.Application") でWordを開いてオートメーションで操作するのが順当でしょう。

下記は、ワードファイルの最初の表のデータ（３列）をAccessのテーブルに取り込む場合のコード例です。

Sub ImportWordDoc(docFilePath As String)
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim myWord As Object    'Word.Application
    Dim myWordDoc As Object    'Word.Document
 
    Set rs = CurrentDB.OpenRecorset("テーブル1")
    Set myWord = CreateObject("Word.Application")
    Set myWordDoc = myWord.Documents.Open(docFilePath)
    With myWordDoc.Tables(1)
        For R = 2 To .Rows.Count
            rs.Addnew
            rs(0) = .Cell(R, 1).Range.Text
            rs(1) = .Cell(R, 2).Range.Text
            rs(2) = .Cell(R, 3).Range.Text
            rs.Update
        Next
    End With

    myWordDoc.Close: Set myWordDoc = Nothing
    myWord.Quit: Set myWord = Nothing
    rs.Close: Set rs = Nothing
End Sub

Answer 3

ご教授ありがとうございます

やってみます

Answer 4

ご教授ありがとうございます

やってみます

Answer 5

詳細が書かれていないので何とも言えないのですが、例えば数百枚の報告書を取り込んだ後も、日常業務として数枚の報告書を取り込む作業が発生する。というのであれば、例えば以下の運用も考えられます。

１．スキャナで取りこむ。
数枚セットすれば、自動的に一気に取込み、それぞれをＰＤＦ化、および指定された位置の文字をＯＣＲにより読み取る。この文字を指定するエリアは複数指定可能。

２．作成されたＰＤＦおよびＯＣＲにより読み取った複数の文字列を同時に表示するアプリを作成し、取り込む際に人間が確認し、誤りがあれば文字列を修正して取り込む。手書きではないのでほぼ読み取れるはず。特に英数字のみであればさらに正確に読み取る率が上がるはず。また、エラーチェックが可能なところはエラーチェックを付けると、読取り間違いが見過ごされる可能性も下がる。
このＰＤＦはSQL Server であれば簡単に取り込むことができるが、Accessなので、ＰＤＦは普通のフォルダに保存し、その索引情報のみをAccessで管理すると良い。

＃上記の運用が今回のケースに成り立つかどうかはわかりません。上記の機能を持ったスキャナは５万円以下で買えると思います。
実際に私は上記の仕組みでシステムを構築した経験があります。

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