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Microsoft Teams × Flow ペーパーレス申請ワークフロー 今すぐ使える実践テンプレートつき! RRS feed

  • 全般的な情報交換

  • テンプレート ファイルのダウンロード

     

     みなさん、こんにちは。Office365技術営業の島影瑞希です。

    Microsoft Teams をはじめとした Office 365 の各種機能をご活用頂いている皆様に、更に便利にお使いいただくキーとなるのが Microsoft Flow です。そこで今回は実際にお客様からお伺いした業務を例に、「社内申請と承認のワークフロー」を Office 365 の様々な機能をフル活用して実現する例をご紹介します。 本記事の最後にテンプレート ファイルへのリンクがついています。 


    1.タスク自動化には Microsoft Flow

    日頃 Office 365 の各種機能をご活用頂いていると、Office 365 内でルーチンワークが発生することがあります。例えば「SharePoint のライブラリに新しいファイルの編集や追加をしたときは上長に確認する」「Planner で自分にタスクが割り当てられたら、Outlook に予定を追加する」などです。 Microsoft Flow は、こういった Office 365 の機能や他社のクラウドサービスでのルーチンの自動化や、承認のワークフローを組むことができるサービスです。

     

    2.現在の申請・承認の課題

    今回は次のシナリオについて Flow を中心に Office 365 の機能を使ってペーパーレス化、一部の業務を自動化します。

     

    <実際の業務シナリオ>

    とあるお客様では、共同で使う PC について、申請書を印刷して記入し、社内便で送付、担当者が手入力で申請データの登録……といったプロセスを取っていました。この方法では、紙を多く消費したり、社内便の受領に時間がかかったり、データの手入力で人為的なミスが発生する可能性があります。

     そこで今回は、Microsoft Flow を中心に複数の Office 365 サービスを組み合わせて、入力の手間を減らし、情報伝達の速度を上げる仕組みをご紹介します。

     

    3.実践テンプレートでできること

    2でご紹介した流れを Office 365 で実現すると、例えば次のような仕組みが作れます。


    Flow を中心とした Office 365 の機能を使えば、申請者は自分の名前や部門を都度手書きで記入する必要はありません。また承認を電子化することで、押印の手間や手入力作業を減らし、申請から承認までのスピードがあがります。また新しい要素として、「申請を承認/却下する」や「PC の引き渡し準備」と言った作業の、タスク管理も行えます。

     

    4.テンプレートの使い方

    <申請者> Microsoft Forms で申請を行う

    ブラウザで申請画面 (Microsoft Forms) を開き、申請内容を記入して送信します。


    申請があると Planner には自動で申請を確認、承認するタスクが追加されます。


     

    <承認者> Teams で通知を受け取り承認する

    申請後、数分以内に Teams の指定のチャネルに通知が届く。通知内のリンクを押して承認を行います。 


    このとき、① のPlanner で自動生成されたタスクは自動的に完了状態になります。

     

     

    ③ <承認者> <申請者> Teams で結果を確認

    お互いのチームおよびチャットに対し、Bot から承認結果のメッセージが届きます。

     

    ここまでの操作と Microsoft Flow により、このテンプレートは次の流れで動作します。

    5.テンプレートファイルと導入方法

    以下のリンクから PowerPoint ファイルをダウンロード頂き、スライド内の手順に沿って Flow テンプレートを適用ください。テンプレートの zip ファイルも、スライド内に埋め込まれています。


    テンプレート ファイルのダウンロード

    注:本情報の内容 (添付文書、リンク先などを含む) は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。


    2019年7月28日 23:05
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