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Forcer à renseigner les champs obligatoire suite au telechargement d'un doc dans une biblio RRS feed

  • Question

  • Bonjour à tous,

    Je travaille en MOSS 2007, j'ai crée une librairie et je voudrais savoir comment forcer l'utlisateur à saisir les champs obligatoires aprés le telchargement du document.
    En fait, dans le cas ou le document est telechargé et les champs obligatoires ne sont pas renseignés, le document reste inaccesible pour l'administrateur et sa me pose bcp de soucis.
    Merci d'avance pour vos réponses à ce sujet.

    mercredi 21 mai 2008 09:51

Réponses

  • Merci Jérome et Merci Gat pour toutes ces informations utiles.

    Dans mon cas, j'ai résolu le problème en supprimant le document définitivement si l'utlisateur clique  sur Annuler dans la page NewForm.aspx aprés qu'il a télechargé son document.

    De cette façon la, on est sur qu'aucun document ne sera en mode check-out. En plus de ça, j'ai empeché d'utiliser windows explorer et aussi de télecharger plusieurs documents en meme temps.

    Le besoin est de ne copier dans la bibilio que les documents bien rempli dés le début pour des objectifs bien précis.

     

     

    vendredi 23 mai 2008 15:48

Toutes les réponses

  • Bonjour,

    Tant que les champs obligatoires ne sont pas renseignés, le document reste dans l'état "checked-out" (=extrait). Il n'est en effet pas disponible pour les autres utilisateurs.

     

    L'administrateur a accès aux documents extraits depuis les paramètres de la bibliothèque de documents (menu "Gérer les fichiers extraits". Depuis ce menu, il est possible à l'administrateur de prendre possession des fichiers extraits.

     

    Jerome

    jeudi 22 mai 2008 09:22
  • Aucune prossibilité pour forcer le renseignement de champs obligatoires?

     

     

    jeudi 22 mai 2008 09:34
  • Bonjour

     

    Comme Jerome l'a expliqué, c'est le mécanisme SharePoint et c'est justement ce qui oblige les contributeurs à rentrer leur information.

     

    A part faire un workflow ou un event handler, mais dans ce cas on perd tout l'intérêt de faire saisir par des personnes les meta données, il n'y a pas d'autres moyens.

     

    vendredi 23 mai 2008 05:48
  • Bonjour,

    Ce mécanisme n'oblige pas les contributeurs de renseigner les informations necessaires tant qu'ils peuvent juste télécharger le document et quitter le formulaire. C vrai que le document reste en état d'extraction mais reste un point de confusion pour les utilisateurs. En fait un contributeur qui clique sur le bouton "Annuler" dans le formulaire NewForm.aspx pense que toute l'opération est annulé ce qui n'est pas le cas.

    Dans mon cas actuel et pour répondre aux besoins de nos clients, il est absolument necessaire de trouver une solution pour forcer les contributeurs a saisir les champs obligatoires avant de quitter et dans le cas d'annulation le document téléchargé doit automatiquement etre supprimé.

    J'attends votre retour d'experience sur ce probléme que je le considère bloquant dans mon cas.

    Merci par avance

     

    vendredi 23 mai 2008 09:43
  •  

    C'est vrai que dès le moment où le fichier est uploadé dans la doclib, il y demeure, même après avoir annulé le renseignement de méta-données.

     

    Il y a en effet quelques possibilités pour contourner cela:

      - faire un event handler, qui, par exemple, envoie un e-mail au propriétaire du document pour l'inviter à renseigner les champs manquants.

     

      - faire un workflow qui procède de même

     

      - pour tout champ obligatoire, prévoir des valeurs par défaut. Ainsi les champs sont quand même renseignés, même si ce n'est pas avec les valeurs adéquates. Il faut ensuite que l'utilisateur remplace ces valeurs par défaut.

     

    => mais ces trois options ne font finalement que rappeler à l'utilisateur qu'il doit compléter les informations manquantes.

     

    Pour rappeler cela aux utilisateur on peut:

      - avoir un web part qui affiche les documents récents pour l'utilisateur courant, sur la page principal d'accueil. En général, les documents dont il faut compléter les méta-données sont dans cette liste. Cela permet ainsi à chaque utilisateur de compléter les documents en check-out.

     

     - de temps en temps, consulter la liste des fichiers extraits et avertir les utilisateurs concernés.

     

    Quoi qu'il en soit, si on utilise le Windows Explorer pour copier des documents par Drag'n'Drop, il n'est jamais possible de renseigner les méta-données obligatoires.

     

    Dans tous les cas, un peu de formation des utilisateurs ne fait jamais de mal...

     

    Jerome

    vendredi 23 mai 2008 15:32
  • Merci Jérome et Merci Gat pour toutes ces informations utiles.

    Dans mon cas, j'ai résolu le problème en supprimant le document définitivement si l'utlisateur clique  sur Annuler dans la page NewForm.aspx aprés qu'il a télechargé son document.

    De cette façon la, on est sur qu'aucun document ne sera en mode check-out. En plus de ça, j'ai empeché d'utiliser windows explorer et aussi de télecharger plusieurs documents en meme temps.

    Le besoin est de ne copier dans la bibilio que les documents bien rempli dés le début pour des objectifs bien précis.

     

     

    vendredi 23 mai 2008 15:48
  • Bonjour, je viens de lire l'ensemble du post et j'aimerais juste savoir comment tu as fait pour empècher les utilisateurs a télécharger plusieurs documents et d'utiliser windows explorer. Merci

    Hervé

     

    jeudi 29 mai 2008 14:32
  • Bonjour,

    En fait je n'ai pas empéché les utilisateurs à télecharger plusieurs documents. Mais j'ai implémenté un scénario pour ne plus avoir des documents extraits ( etat checkOut). Le scénario est expliqué si aprés:

    1- Un utilisateur qui téléchage un document et ensuite cliquer sur annuler dans EditForm.aspx le document est supprimé automatiquement.

    3- Si l'utlisateur télcharge plusieurs documents à la fois et ne renseigne pas les métadonnées en cours de sa session courante, les documents ajoutés seront systématiquement supprimés.

     

    En fait ce logique est implémenté pour ne plus avoir des documents sans métadonnées afin d'avoir des résultats de recherche exacts.

    Le code implementé est simple, à chaque connexion, on vérifie les documents "check out" et on les suppriment définitivement. 

     

    jeudi 29 mai 2008 14:59
  • Juste une remarque :

    J'ai remarqué aussi que si on rattache un event pour intercepter le "ItemAdded" sur une bibliothèque de document, lorsqu'on fait télécharger : l'evenement ne se déclenche pas !!

     

     

    mercredi 11 juin 2008 10:50