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Partage des documents entre sous-sites, autorisations et sites internet. RRS feed

  • Question

  • Bonjour à tous et à toutes,

    En ce moment nous sommes sur un projet de GED et je regarde donc ce que me propose le marché Après avoir jeté un oeil à Nuxeo et Alfresco, je m'intéresse fortement à Sharepoint. Pourquoi cet intérêt ? Parce qu'au-delà de la GED nous avons d'autres besoins à couvrir, notamment la publication de mini sites web par thématique .... seulement voilà à la base on cherche qd même une bonne GED.

    Après la lecture de différentes docs, faqs et autres tutos, je me pose des questions sur l'architecture des sites et sous-sites à mettre en place pour arriver à obtenir le résultat voulou ....d'où les questions suivantes :

    - admettons que j'ai un site racine GED avec un sous-site par service, est-ce que les documents partagés du site service1 pourront l'être avec le site service2 ou est-ce qu'il faut que je partage ces documents au niveau site racine de la GED ?
    - admettons maintenant que j'ai un site racine Ma Societe avec un sous-site GED contenant un sous-site par service et un sous-site Etudes avec des sous-sites par Etude : même question est-ce que les documents définis dans Societe/GED/service1 seront accessibles dans Societe/Etudes/Etude1 ? Il faut que les sites Etudes soient des mini sites internet, est-ce possible via l'accès anonyme ? Dans ce cas, est-ce que je peux déterminer que l'ensemble du sous-site est consultable par accès anonyme, mais restreindre l'accès aux documents issus de Societe/GED/service1 ?
    - puis-je gérer les autorisations et accès au différents sites en fonction de notre AD et d'un autre annuaire, style bado de prestataires par exemple ?
    - mêmes questions (partage et accès) avec les autres ressources de SharePoint : listes, calendriers, autres bibliothèques ?

    En résumé, si j'ai, un truc du genre :

    Societe

    Societe/GED (Extranet AD)
    Societe/GED/Services/
    Societe/GED/Services/service_n
    Societe/GED/Projet/
    Societe/GED/Projet/projet_n
    Societe/GED/Doc_transverse/

    Societe/Evenements (Extranet AD+autre annuaire)
    Societe/Evenements/Séminaire_n

    Societe/SitesWEBProjets (Internet avec accès restreint sur documents AD + autre annuaire)
    Societe/SitesWEBProjets/SiteWEBProjet_n

    Societe/SiteWEBSociete (Internet avec accès restreint sur documents AD + autre annuaire)

    Est-ce que c'est du domaine du possible ? Est-ce que toutes les ressources (documents, autres bibliothèques, listes, calendriers, moteur de recherche) doivent être définies au niveau de Societe pour être accessibles en transverse ?

    Est-ce que l'arborescence vous parait bonne ou avez-vous d'autres propositions ?

    Grand grand merci d'avance pour votre aide précieuse !

    mardi 22 mars 2011 10:19

Réponses

  • Out of the Box = sorti de la boite = sans développement "custom"

    Quand votre projet est terminé, tout est faisable. Vous pouvez tout autant le conserver que le supprimer. Là, on touche au fonctionnel et aux pratiques de votre entreprise, l'outil faisant ce qu'on lui dit :) La charge d'administration/supervision peut également entrer en ligne de compte. Tout cela reste à planifier (gouvernance).

    Pour le cas du projet et de sa sécurité, vous n'avez donc qu'à donner un accès au site projet. Si le contenu de votre site IT est si sensible on peut se poser la question d'intégrer les sites projet à celui-ci. Pourquoi donc ne pas créer une application web dédiée aux projets complètement décorrélée des sites des services ?

    Concernant l'utilisation de plusieurs annuaires c'est tout à fait possible : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc288475.aspx

    • Marqué comme réponse LyLyP mardi 22 mars 2011 14:58
    mardi 22 mars 2011 14:49
  • Bonjour,

    Un centre de document est un template spécifique pour faire de la gestion documentaire. Associer à ce template quelques fonctionnalités comme les "Document ID" et la gestion des métadonnées d'entreprises et vous obtenez une solution pouvant répondre à un large panel de besoins. De plus, il me semble plus facile de gérer les aspects sécurité (donc accès aux documents) à partir d'un endroit unique (le centre de document) plutôt que d'avoir une multitude de bibliothèques de documents disséminés partout dans votre Intranet.

    Un site d'équipe est plus approprié pour partager tout types d'informations. Ce template contient par exemple une liste de type calendrier, une liste de discussion d'équipe etc etc... On pourrais envisager de rajouter un calendrier dans un centre de document mais je n'en vois pas trop l'intérêt.

    Perso je suis adepte d'un centre de document pour gérer l'ensemble des documents de l'entreprise et de plusieurs site d'équipe pour gérer les différents départements de l'entreprise en question.

    Une fois ceci en place, rien ne vous empêche de rajouter un centre des enregistrements pour gérer les archives "mortes" de l'entreprise avec une politique de rétention différentes en fonction d'un type de contenu mais n'allons pas trop vite non plus ;)


    Pascal P
    http://sharepoint-afterwork.com
    http://pascalp.dotnet-france.com/
    Twitter: @PascalPoeck
    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    mercredi 23 mars 2011 17:03
  • Effectivement votre raisonnement n'est pas faux et c'est là qu’intervient les nombreux Web Part de SharePoint. Placer un Content Query Web Part dans les sites d'équipe et vous mettez les documents adéquats à disposition des utilisateurs dans leur propre site d'équipe... par exemple  ;-)
    Pascal P
    http://sharepoint-afterwork.com
    http://pascalp.dotnet-france.com/
    Twitter: @PascalPoeck
    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    jeudi 24 mars 2011 09:25
  • Pas de pb :)

    Tout à fait, il ne s'agira pas d'une copie.

    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    jeudi 24 mars 2011 10:59

Toutes les réponses

  • Pour être clair, techniquement tout est faisable.

    Ensuite j'ai du mal à vous suivre fonctionnellement parlant. Quel est le but à atteindre lorsque vous parlez de transversalités/partages de vos ressources ? 

     

    mardi 22 mars 2011 11:54
  • Prenons un exemple :

    Admettons que je sois du service IT. Nous avons un sous-site IT avec le calendrier de l'équipe et les documents du service notamment. Dans le cadre d'un projet transverse (mise en place d'un outil pour la compta par exemple), je vais rédiger un CDC qui devra être validé par l'expert métier. Donc je vais créer le CDC dans le service IT (c'est une doc gérée par le service), mais plutôt que de donner accès à l'expert métier sur notre site, je voudrais créer un site pour le projet où le fichier sera également présent (pas une copie, vraiment le même fichier), pour que l'équipe projet puisse travailler dessus (ou au minimum juste le consulter). De même je voudrais mettre un calendrier sur le site projet pour les jalons par ex., mais si je mets mes vacances dans le site du service, est-ce qu'il y a un moyen "de base" que cette information apparaisse sur le calendrier du projet ?

    Autre exemple : un site pour le service qualité où se trouveraient toutes les procédures et leurs différentes versions, avec la possibilité que chaque site de département ait les procédures applicables (encore une fois pas une copie, mais bien un lien sur le même document) lui correspondant : ex : procédures applicables IT sur le site IT.

    Dernier exemple : admettons que j'ai un sous-site GED et un sous-site WEB, je veux pouvoir éditer/gérer des brochures dans la partie ged et les publier dans la partie web.

     

    "Pour être clair, techniquement tout est faisable."

    Oui mais il y a certaines GED qui gèrent la gestion et la publlication sur des espaces différents, nativement. Donc si la réponse est oui mais il faut développer .... dans un comparatif ça a valeur de non :)

    Merci pour votre aide.

    Merci pour votre aide précieuse.

    mardi 22 mars 2011 13:27
  • C'est très tordu si je peux me permettre, mais je vois parfaitement votre besoin :) 

    - Créer un site projet, OK. Créer un autre site dans lequel on trouve un document issu du site projet, mais sans que ce soit une copie, c'est non. Un document est stocké à un endroit, point barre. Au mieux vous modifiez les droits d'accès de ce document pour que votre expert métier puisse le consulter (via un lien issu de ce nouveau site), au pire c'est la copie (voir plus bas).

    - Ensuite, les calendrier SharePoint ne peuvent pas communiquer entre eux de cette façon. Utiliser votre messagerie pour effectuer une telle manipulation me parait plus approprié.

    - Dans le cas de la publication WEB vers GED vous avez accès à la fonctionnalité de déploiement de contenu. Cette dernière permet de faire du routage de document, d'un site vers un autre (pas nécessairement de la même collection de site/ferme).

     


    mardi 22 mars 2011 13:42
  • Sans doute tordu, je vous l'accorde, c'est pourquoi je suis ouverte aux autres propositions ... vous qu'auriez-vous fait : documentation que dans le site projet ou dans IT avec des droits pour les autres départements ? Idem pour le service qualité ? Si on gère les documents projets que sur un site projet correspondant, que faire quand le projet est bouclé, car il faut pouvoir garder la documentation mais le site ne vivra plus ?

    Vous parlez de lien, du coup je peux peut être créer des sites projets contenant des liens vers les documents, histoire d'avoir un espace de travail commun tout de même ? Dans ce cas, concrètement, que se passe-t-il si l'expert métier clique sur le document : ça l'ouvre simplement dans l'outil correspondant ou ça va le rediriger vers le site IT ?

    Est-ce que vous pouvez développer en quelques mots (ou me donner un lien) ce qu'est cette fonctionnalité de routage, s'il vous plaît ? Ca se trouve c'est à ça que je pensais depuis le début et je me suis mal exprimée :)

    Encore merci.

    mardi 22 mars 2011 13:59
  • Il n'y a pas de réelles bonnes pratique sur l'organisation de contenu sous SharePoint (i.e. SharePoint dans sa version Out of the Box).

    Sinon, de mon point de vue : 1 projet = 1 site

    Cela peut également amener à se poser les bonnes questions. Si quelqu'un a un droit de regard sur un document y a t'il un réel risque de lui donner des droits de lecture sur l'ensemble du projet ? Cela soulève la question sempiternelle de la sécurité. Plutôt que de tout vouloir sécuriser, ne faut-il pas savoir à la base, quels sont les contenus que l'on doit sécuriser ? 

    Sinon dans le pire des cas, on peut lui octroyer les droit sur un seul document (mais bonjour les ennuis de supervisions/administration) et intégrer des liens vers ces documents dans un espace tiers.

    Personnellement, un envoi d'email avec PJ ne me parait pas déconnant ... surtout pour du consultatif.

    Concernant le routage de document. J'ai un point A et un point B. Je dépose le document sur le point A et ce dernier est acheminé vers le point B dès lors qu'il répond à certaines règles : http://technet.microsoft.com/fr-ca/library/ff608093.aspx

     

     

     

    mardi 22 mars 2011 14:13
  •  "(i.e. SharePoint dans sa version Out of the Box)"

    Pardon, je n'ai pas saisi

    "Sinon, de mon point de vue : 1 projet = 1 site"

    Et donc que faites-vous des documents quand le projet est terminé ?

    "Si quelqu'un a un droit de regard sur un document y a t'il un réel risque de lui donner des droits de lecture sur l'ensemble du projet ?"

    Non mais, à contrario, sur l'ensemble du service IT oui :)

    Oui sur des documents confidentiels, notamment.

    "Personnellement, un envoi d'email avec PJ ne me parait pas déconnant ... surtout pour du consultatif."

    Bah on perd l'interet de la GED, non ?

     

    Avez-vous une réponse à la question de la gestion des utilisateurs par AD + autre annuaire ?

    mardi 22 mars 2011 14:27
  • Out of the Box = sorti de la boite = sans développement "custom"

    Quand votre projet est terminé, tout est faisable. Vous pouvez tout autant le conserver que le supprimer. Là, on touche au fonctionnel et aux pratiques de votre entreprise, l'outil faisant ce qu'on lui dit :) La charge d'administration/supervision peut également entrer en ligne de compte. Tout cela reste à planifier (gouvernance).

    Pour le cas du projet et de sa sécurité, vous n'avez donc qu'à donner un accès au site projet. Si le contenu de votre site IT est si sensible on peut se poser la question d'intégrer les sites projet à celui-ci. Pourquoi donc ne pas créer une application web dédiée aux projets complètement décorrélée des sites des services ?

    Concernant l'utilisation de plusieurs annuaires c'est tout à fait possible : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/cc288475.aspx

    • Marqué comme réponse LyLyP mardi 22 mars 2011 14:58
    mardi 22 mars 2011 14:49
  • Bon j'ai matière à réfléchir, mais je connais désormais les limites de l'arborescence imaginée au début ....

    Encore un grand merci pour votre aide.

    Si ça intéresse, je viendrais mettre ici le choix final fait, ainsi que l'arborescence.

     

     

    mardi 22 mars 2011 14:58
  • Ça pourrait effectivement être intéressant :)

     

    mardi 22 mars 2011 15:03
  • Bonjour,

    J'ai une petite question subsidiaire : site équipe vs centre documentaire ?

    Quels seraient, dans mon cas, les avantages et inconvénients de chacun ? (je prends tout : réponse ou lien, mais j'aimerais bien une opinion plus qu'une liste de fonctionnalité :) )

    Merci encore pour votre aide.

    mercredi 23 mars 2011 15:58
  • Bonjour,

    Un centre de document est un template spécifique pour faire de la gestion documentaire. Associer à ce template quelques fonctionnalités comme les "Document ID" et la gestion des métadonnées d'entreprises et vous obtenez une solution pouvant répondre à un large panel de besoins. De plus, il me semble plus facile de gérer les aspects sécurité (donc accès aux documents) à partir d'un endroit unique (le centre de document) plutôt que d'avoir une multitude de bibliothèques de documents disséminés partout dans votre Intranet.

    Un site d'équipe est plus approprié pour partager tout types d'informations. Ce template contient par exemple une liste de type calendrier, une liste de discussion d'équipe etc etc... On pourrais envisager de rajouter un calendrier dans un centre de document mais je n'en vois pas trop l'intérêt.

    Perso je suis adepte d'un centre de document pour gérer l'ensemble des documents de l'entreprise et de plusieurs site d'équipe pour gérer les différents départements de l'entreprise en question.

    Une fois ceci en place, rien ne vous empêche de rajouter un centre des enregistrements pour gérer les archives "mortes" de l'entreprise avec une politique de rétention différentes en fonction d'un type de contenu mais n'allons pas trop vite non plus ;)


    Pascal P
    http://sharepoint-afterwork.com
    http://pascalp.dotnet-france.com/
    Twitter: @PascalPoeck
    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    mercredi 23 mars 2011 17:03
  • Bonjour,

    Merci beaucoup pour ce commentaire très intéressant.

    En effet, à vous lire c'est ce qui paraît être sans doute la meilleure solution ... en fait ce qui me chagrine depuis le début dans cette manière d'organiser l'information, c'est de me dire qu'il y a les documents d'un côté et les équipes de l'autre, alors que ce que partagent les équipes avant tout, c'est bien les documents .... ?

    Merci encore pour votre aide.

    jeudi 24 mars 2011 09:03
  • Effectivement votre raisonnement n'est pas faux et c'est là qu’intervient les nombreux Web Part de SharePoint. Placer un Content Query Web Part dans les sites d'équipe et vous mettez les documents adéquats à disposition des utilisateurs dans leur propre site d'équipe... par exemple  ;-)
    Pascal P
    http://sharepoint-afterwork.com
    http://pascalp.dotnet-france.com/
    Twitter: @PascalPoeck
    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    jeudi 24 mars 2011 09:25
  • Ah bah c'était l'objet de ma question initiale en fait ! lol ! Je me suis certainement mal exprimée !

    Donc vous me confirmez qu'il est possible d'avoir un ensemble de sites avec un sous-site centre documentaire et des sous-sites ayant des accès (lecture/écriture, respect des droits utilisateurs, check-in/check-out, versionning pris en compte, ainsi qu'audit des actions) aux documents du premier ?

    jeudi 24 mars 2011 09:46
  • On va y arriver :)

    Je confirme également la vision de Pascal vis à vis du Centre de document. Voyez celui-ci comme un coffre fort documentaire / référentiel d'entreprise et pas un espace de travail sur les documents.

    jeudi 24 mars 2011 10:13
  • Et pour compléter l'idée, de mon point de vue, les sites d'équipes demeurent des espaces de collaboration (parfois à durée limité), à partir desquels vos collaborateurs devraient concevoir les documents avant de les basculer dans un centre documentaire.

     

    jeudi 24 mars 2011 10:18
  • Ok .... désolée, j'ai été boulet sur l'explication de mon besoin :)

    On est bien d'accord que si je mets un Content Query Web Part avec mise à disposition des documents (de mon centre de document) dans mes sites équipe, les documents seront soumis aux traitements habituels ? : ex : si j'ouvre le document du site compta, il sera bien vérouillé y compris du centre documentaire ? et si je le modifie, toujours à partir du site compta, son versionning et l'audit seront bien mis à jour (et visibles du centre documentaire) ... en bref, il s'agit bien du même fichier et pas d'une copie ?

    Désolée encore :)

    jeudi 24 mars 2011 10:54
  • Pas de pb :)

    Tout à fait, il ne s'agira pas d'une copie.

    • Marqué comme réponse LyLyP jeudi 24 mars 2011 11:20
    jeudi 24 mars 2011 10:59
  • Eh bah voilà :)

    Super, merci pour les infos !

    jeudi 24 mars 2011 11:19