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Formulaire à étapes

Question
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Bonjour,
Je dois créer une procédure d'embauche basée sur 3 formulaires.
Plusieurs sites doivent demander l'autorisation d'embaucher une personne au "siège".
La procédure doit se décomposer de la manière suivante :
Un site fait une demande avec un formulaire, nommé "DAE" (demande d'autorisation d'embauche) en précisant la fonction, le salaire, la date d'embauche souhaitée... et l'envoi au siège.
Le siège lui répond oui ou non.
Si oui, le site peut embaucher une personne qu'il a recruté directement ou demander au siège la publication d'une offre d'emploi.
S'il a recruté directement, il informe le siège avec un formulaire nommé "Fiche Collaborateur" qui reprend les éléments saisis dans le formulaire "DAE" (fonction...) et ajoute le nom, prénom, date de naissance...de la personne.
Et s'il souhaite demander la publication d'une offre d'emploi, il fait la demande en remplissant un formulaire nommé "Offre d'Emploi" qui reprend les éléments saisis dans le formulaire "DAE" (fonction...) et ajoute le type de mission, la durée...
Et une fois le candidat sélectionné, il rempli le formulaire "Fiche collaborateur" cité plus haut.
Je n'arrive pas à lier les listes, les formulaires avec InfoPath et les Workflows.
Je m'adresse donc à vous pour savoir si je dois faire 1 ou 3 listes, 3 formulaires avec 3 pages différentes en fonction de l'étape du Workflow, car en plus, sur les formulaires la plupart des elements sont obligatoires.
Si vous pouvez aider un débutant, il vous en sera très reconnaissant.
En vous remerciant par avance pour votre aide.
Réponses
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Bonjour Frédéric,
Après quelques tests pour voir la meilleures stratégie, pour moi la colonne de recherche doit être faites sur les liste offre d'emploi et fiche collaborateur qui rechercherons donc dans la liste DAE.
De cette facon, vous avez votre DAE, l'offre d'emploi aura une référence vers la DAE pareil pour fiche collaborateur.
Cette solution vous permet d'afficher les colonnes que vous souhaitez de l'élément DAE dans votre liste offre d'emploi, fiche collaborateur et donc de faire un affichage dans votre formulaire.
Pour l'affichage dans votre formulaire il faudra vous aider de SharePoint designer afin de créer un nouveau formulaire et y ajouter les champs qui référencent les colonnes que vous souhaitez ajouter. Vous passez les champs DAE en controlMode Display et ce sera bon.
Pour cette solution, j'ai pris l’hypothèse qui demande moins de customisation et de développement.
Après si vous avez des compétences pour du dev bien évidemment d'autres solutions sont possibles.
Bien à vous,
Valentin
Technical Leader SharePoint Administrator & Developer Expert My blog: http://vlecerf.com Twitter: @IoX_ Microsoft Partner | MCP MCSA Windows Server 2012 MCSA Web Application
- Marqué comme réponse Daurellefr mardi 16 mai 2017 09:50
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Bonjour Frédéric,
Vous pouvez passer par une colonne de recherche également facultative qui affichera par défaut la colonne titre de l'offre ou de la fiche avec lien cliquable qui vous affichera par défaut dans une popup vos données.
Ok très bien pour le formulaire infopath, soyez juste vigilant à le garder en tête dans l'éventualité d'une migration future qui ne prendrait plus en charge infopath.
Bien à vous,
Valentin
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- Marqué comme réponse Daurellefr mardi 16 mai 2017 09:49
Toutes les réponses
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Bonjour à vous,
Tout d'abord un petit conseil, ne partez pas sur les formulaires InfoPath. InfoPath est sur le point de disparaitre et cela vous posera problème dans le futur pour faire une migration par exemple.
Vous pouvez faire l'équivalent du formulaire infoPath via les listes. La seule différent c'est que ce seront des formulaires web.
Pour identifier déjà le besoin en terme de liste, il faut prendre le nombre de formulaire dont vous avez besoin:
1 liste pour les fiches collaborateur
1 liste pour les offres d'emploi
1 liste pour les demande d'autorisations à l'embauche
Ensuite, il vous faut un workflow pour modéliser l'ensemble du processus.
A partir des informations que vous m'avez fournis je pense donc qu'un lien peut être fait entre les listes par le biais une colonne lookup.
En effet si je comprend bien une demande d'autorisation peut éventuellement être liée à une offre d'emploi et une fiche collaborateur.
Ensuite le workflow de liste qui sera donc attaché à votre liste autorisation à l'embauche déroulera l'ensemble des étapes et via ce workflow vous pouvez créer des éléments dans les 2 autres listes.
En espérant avoir répondu à vos intérrogations,
SharePointez bien,
Valentin
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- Proposé comme réponse Valentin Lecerf vendredi 12 mai 2017 09:17
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Bonjour Valentin,
Mille mercis pour cette réponse.
Je pensais à la solution à 3 listes en raison des champs obligatoires, avec 3 formulaires, le tout lié par les workflows.
Votre réponse me réjouis, car j'avais pris le bon chemin, mais de nuit !!! (je n'en était pas sûr).
Vous avez "éclairé" la voie, mais que je ne connais pas (les colonnes de recherche).
Je vais étudier et tester cette partie en espérant arriver au résultat attendu.
Encore merci pour votre aide.
Frédéric
Frédéric Daurelle
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Pas de soucis avec plaisir,
Les colonnes de recherche sont simple d'utilisation.
Le principe est de pouvoir ajouter une référence à un item d'une autre liste un peut comme une sorte de relation.Mais la vidéo de Jihane devrait vous aider.
N'hésitez pas à marquer comme réponse si toutefois la réponse vous satisfait.
SharePointez bien ;)
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Valentin,
Je vois mieux comment je dois procéder, mais une autre inconnue est : comment afficher les formulaires "enfants" (fiche collaborateur et offre d'emploi).
La personne qui a créé une DAE, doit remplir le formulaire "offre d'emploi" qui est lié à la DAE.
Donc afficher les éléments de la DAE + les champs de l'offre d'emploi à remplir.
Comment je dois faire ?
Encore merci.
Frédéric Daurelle
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Frédéric,
Donc votre besoin ici est d'afficher sur le formulaire offre d'emploi des informations de la DAE c'est bien ça ?
Si c'est bien cela le seul moyen sans développement est de
- Creer des colonnes qui vont accueillir les données DAE que vous voulez afficher et le passer en lecture seule
- via votre workflow une fois la réponse NON de creer un nouvel element offre d'emploi vide, juste remplir les champs DAE et lier ce nouvel element à votre DAE.
Sauf erreur de ma part le formulaire devrait donc afficher les valeurs attendues de la DAE mais non modifiable et les champs de l'offre qui seront eux modifiables.
Je vais faire un petit test de mon coté je reviens vers vous.
Valentin
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Valentin,
Effectivement, vous avez très bien cerné le problème.
Une personne remplit le formulaire "DAE". En validant le Workflow, l’envoie au "Siège"(par mail) pour validation.
Le Siège renvoie, via le worflow, la demande approuvée.
Et dans le mail de retour du workflow, la personne trouve 2 liens, qui l'emmène sur les formulaires où on retrouve les éléments déjà saisis de la DAE et de nouveaux champs à compléter (soit ceux de l'offre d'emploi ou de la fiche Collaborateur).
Si c'est l'offre d'emploi, la personne reçoit (toujours via le workflow) un mail de réponse avec un lien pour lui permettre, une fois le collaborateur recruté, de compléter le formulaire "Fiche collaborateur" avec les champs de la DAE correspondante (toujours en lecture seule) et les nouveaux champs à remplir.
En attendant le retour de votre test.
Frédéric Daurelle
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Bonjour Frédéric,
Après quelques tests pour voir la meilleures stratégie, pour moi la colonne de recherche doit être faites sur les liste offre d'emploi et fiche collaborateur qui rechercherons donc dans la liste DAE.
De cette facon, vous avez votre DAE, l'offre d'emploi aura une référence vers la DAE pareil pour fiche collaborateur.
Cette solution vous permet d'afficher les colonnes que vous souhaitez de l'élément DAE dans votre liste offre d'emploi, fiche collaborateur et donc de faire un affichage dans votre formulaire.
Pour l'affichage dans votre formulaire il faudra vous aider de SharePoint designer afin de créer un nouveau formulaire et y ajouter les champs qui référencent les colonnes que vous souhaitez ajouter. Vous passez les champs DAE en controlMode Display et ce sera bon.
Pour cette solution, j'ai pris l’hypothèse qui demande moins de customisation et de développement.
Après si vous avez des compétences pour du dev bien évidemment d'autres solutions sont possibles.
Bien à vous,
Valentin
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- Marqué comme réponse Daurellefr mardi 16 mai 2017 09:50
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Bonjour Valentin,
Encore merci pour avoir passé du temps sur mon problème.
J'ai donc suivi vos conseils et j'ai bien avancé.
J'ai créé mes 3 listes, avec des colonnes de recherche dans "Offre Web" et "Fiche Collaborateur" pointant sur la liste "DAE".
Par contre je n'ai pas trouvé comment créer des formulaires avec Sharepoint Designer, j'ai donc créé 3 formulaires dans InfoPath, avec des champs de valeur calculée pointant sur les champs de recherche.
Je peux donc maintenant créer un élément avec le formulaire DAE, créer un autre élément dans le formulaire Offre d'emploi et attacher les champs de recherche de la DAE.
Mon probleme maintenant est d'avoir un lien me permettant d'ouvrir les formulaires "offre d'emploi" et "Fiche collaborateur" relatif à une DAE donnée.
Par exemple, je crée une DAE pour une "assistante" et une pour un "receptionniste".
Comment aller sur le formulaire "Offre d'emploi" avec les champs de recherche de l'élément "assistante" ?
Enfin si cela est possible.
Très amicalement,
Frédéric Daurelle
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Bonjour Frédéric,
Vous pouvez passer par une colonne de recherche également facultative qui affichera par défaut la colonne titre de l'offre ou de la fiche avec lien cliquable qui vous affichera par défaut dans une popup vos données.
Ok très bien pour le formulaire infopath, soyez juste vigilant à le garder en tête dans l'éventualité d'une migration future qui ne prendrait plus en charge infopath.
Bien à vous,
Valentin
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- Marqué comme réponse Daurellefr mardi 16 mai 2017 09:49
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Bonjour Valentin,
Au final, pour aller sur le formulaire "Offre Web" et "Fiche Collaborateur" après validation de la DAE, j'ai choisi l'option d'ajouter le lien vers la page du formulaire correspondant dans le mail d'approbation du workflow. La personne n'a qu'a cliquer sur le lien pour arriver sur le formulaire, où elle retrouve une liste déroulante des DAE qu'elle a créé. Je dois paramétrer les droits pour que chaque demandeur ne voit que les DAE qu'il a créé et j'ai ajouté pour chaque DAE un statut pour suivre l'avancement de la procédure et la masquer une fois complétée.
Une vrai usine à gaz, mais qui à l'air de bien fonctionner et surtout qui répond à ma problématique.
En tout cas, très cher Valentin, je tiens à vous remercier pour votre chaleureuse assistance et d'avoir mis à ma disposition vos grandes compétences.
Bien à vous,
Frédéric Daurelle
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Bonjour Frédéric,
Oui en effet, le lien via le mail est je pense le plus adapté. je pensais que vous aviez besoin via la liste c'est pour cela que je vous ai proposé cette piste mais si vous avez trouvé votre bonheur c'est le principal.
Pour les droits, regardez dans les paramétres avancés de vos listes, vous avez une options qui vous permet de n'avoir accès qu'aux éléments ajoutés par l'utilisateur. Si cela peut vous éviter de configurer des droits partout... :)
Avec plaisir,
Sharepointez bien ;)
Valentin
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