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Tracking in Outlook 2007 nutzt gelöschten Contact in CRM 2011 - Wo Änderung möglich?

    Frage

  • Moin,

    ich habe zu Beginn im CRM 2011 per Import Contacts erstellt etwas darin gearbeitet und dann hauptsächlich wegen einer anfänglich fehlerhaften Import-Liste alle wieder gelöscht.

    Bevor ich sie gelöscht habe, habe ich in outlook Emails per track-Befehl mit einigen dieser Contacts verknüpft.

    Als ich dann die Import-Liste richtig zusammengestellt hatte, wurden die Contacts neu erstellt. Die Daten wie Email, Telefon, Adresse blieben dieselben, nur einige Notizen und andere Infos sind hinzugekommen.

    Wenn ich jetzt neue Emails aus Outlook verknüpfen möchte, so hängt er die Nachrichten immer an die gelöschten Contacts. Wenn ich einen Link zu diesen Contacts anklicke, dann meldet das CRM zurück, dass der Datensatz nicht verfügbar sei oder ich nicht die Rechte dazu habe.
    Letzteres kann ich als Admin ausschließen.

    Wo und Wie kann ich diese Contact-Vorgabe in Outlook ändern/löschen?
    Dienstag, 23. April 2013 06:52

Alle Antworten

  • Sind die Kontakte nur im CRM oder wurden diese bereits im Outlook synchronisiert? Es scheint mir, als habe bereits eine Synchronisation stattgefunden und es handelt sich jetzt um ein Mix aus in CRM gelöschten Kontakten, Kontakten, die nicht im CRM nachverfolgt sind und solchen, die im CRM existieren und synchronisiert wurden.

    Ich würde mir hier in der Liste aller Kontakte im Outlook das Feld crmLinkState anzeigen lassen. Eine Anleitung findest Du auf meinem Blog.

    Damit würde ich die Liste dann erst einmal bereinigen.


    Carsten Groth http://carstengroth.wordpress.com Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist, MVP für Microsoft Dynamics CRM

    Dienstag, 23. April 2013 07:07
  • Hallo Carsten,

    Vielen Dank!
    Ich habe deine Hinweise befolgt.

    Die bisher überprüften Contacts haben alle im crmLinkStatus den Wert 2.
    Alle Filter, die ich finden konnte, sind active.

    Das Problem beim Anklicken der Contact-Links im CRM-Feld unter der Email ist geblieben.

    Dienstag, 23. April 2013 07:48
  • Hallo,

    Vielleicht ist meine Vorgehensweise etwas "rüde", aber ich behandle dieses Thema immer wie folgt:

    * Alle Outlook-Filter deaktivieren

    * Outlook mit CRM synchen - dadurch werden alle Kontakte, die aktuell im CRM sind aus dem Outlook entfernt

    * danach entferne ich die Kontakte die überbleiben und eigentlich vom CRM kommen sollten (per Löschen)

    * dann aktiviere ich wieder alle Outlook-Filter und starte den Synch-Vorgang

    Ich hoffe das hilft dir vielleicht weiter!

    Liebe Grüße,

    Andreas


    Andreas Buchinger
    Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist
    MCPD: SharePoint Developer 2010

    Dienstag, 23. April 2013 09:07
  • ziemlich Rüde aber funktioniert :-)

    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
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    Dienstag, 23. April 2013 10:25
    Moderator
  • Sollte das auch für alte Verknüpfungen funktionieren?

    Die liefern weiterhin eine Fehlermeldung.

    Bei neuen Tracks klappt es jetzt.

    • Bearbeitet J_F H Dienstag, 23. April 2013 11:22
    Dienstag, 23. April 2013 11:13
  • Ja, das sollte auch für alte Verknüpfungen funktionieren.

    Du kannst das aber sehr leicht selber überprüfen indem du nach der Synchronisation prüfst, ob noch alte CRM Kontakte in Outlook vorhanden sind.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
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    Dienstag, 23. April 2013 11:23
    Moderator
  • Hallo,

    Durch die Deaktivierung der Filter und erneutem Sync bleiben nur die Kontakte im Outlook die eine "alte Verknüpfung" haben - diese bekommst du dann durch Löschen aus deinem Outlook raus und bekommst im Anschluss per Sync die korrekten Kontakte mit korrekter Verknüpfung wieder rein...

    Liebe Grüße,

    Andreas


    Andreas Buchinger
    Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist
    MCPD: SharePoint Developer 2010

    Dienstag, 23. April 2013 11:44
  • Ich denke, ich habe etwas falsch gemacht.

    Ich habe alle Filter abgeschaltet, die ich unter dem Menupunkt CRM->Offline Filters und CRM->Outlook Filters finden konnte.

    Anschließend habe ich eine Synchronisation durchgeführt.

    Dann habe ich die 3 Kontakte in outlook gelöscht, bei denen ich weiß, dass die falsch verlinken.

    Dann wieder alle Filter an und erneut snchronisieren.

    Tadaa: Nix.
    Die Tracking-Links zu den Contacts im CRM unten in den Emails verweisen weiterhin irgendwohin, aber nicht auf den richtign Contact im CRM.

    Ich vermute, ich habe bei den Filtern was falsch gemacht. Bitte gebt mir einen Tip, wie ich das prüfen kann.

    Welche Kontakte darf ich alle gefahrlos löschen? Die mit dem CRM-Symbol, diesen beiden Oberkörpern in grün und blau? Sind das die, die mit dem CRM synchronisiert werden?
    • Bearbeitet J_F H Dienstag, 23. April 2013 15:44
    Dienstag, 23. April 2013 15:35
  • Jetzt habe ich alle Kontakte neu synchronisiert.
    Dazu habe ich mit dem Konfigurations-Assistenten die Verbindung zum CRM-Server gelöscht und wieder eingerichtet.

    Danach wurden die CRM-Kontakte alle ordnungsgemäß im Outlook eingetragen.

    Eine gründlichere Überprüfung hat gezeigt: Es ist nicht ganz schief gegangen!
    Alle neu angelegten Track-Verknüpfungen zeigen jetzt auf existierende CRM-Contacts. Das ist schonmal ein sehr großer Fortschritt für meine Arbeit.

    Danke daher für die Tips! Ich kann leider nicht sagen, welcher genau jetzt der Retter war.

    Die vorher bereits defekten Links bleiben weiterhin jedoch defekt und dieselbe Fehlermeldung taucht wieder auf.

    Es sieht so aus, als ob damals beim erneuten Anlegen des Contacts die Verknüpfungen vom gelöschten Contact nicht übertragen wurden. (wie sollten sie auch...)
    Ich mach ein Beispiel, wie ich das Entstehen des Problems rekonstruiere und was ich gerne noch ändern will:

    Contact A in CRM angelegt
    Tracking für einige Emails aktiviert für Contact A
    Contact A gelöscht
    Contact B neu angelegt mit denselben Informationen wie Contact A
    Emails mit Tracking bleiben mit Contact A verbunden und ein Klick führt zur Fehlermeldung (logischerweise).

    Wie kann ich also diese Tracking-Verknüpfung mit dem gelöschten Contact A in den Emails erneuern? Eine "Un-Track" oder"Re-Track"-Funktion habe ich nirgends in Outlook oder im CRM entdecken können.


    • Bearbeitet J_F H Dienstag, 23. April 2013 16:52
    Dienstag, 23. April 2013 16:51
  • Hallo,

    klar, die bereits falsch verknüpften Email werden nicht automatisch neu verknüpft.

    Du kannst aber eine Nachverfolgte Mail auswählen, dann ändert sich der Button zum Nachverfolgen in "Nachverfolgung aufheben", womit du die bestehende Beziehung löschst. Anschließend kannst du dann diese Email dem richtigen Kontakt zuordnen.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
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    Dienstag, 23. April 2013 18:32
    Moderator
  • Ein Untrack-Button - Das wäre ein Traum.

    Leider verändert sich der Button Track in meiner CRM-Menu oder im Ribbon nicht.

    Das tut er bei keiner Email, die ich im CRM tracke.
    Wenn ich bei einer bereits getrackten Email ein weiteres Mal auf Track klicke, dann erhalte ich folgende Hinweis mit Frage: "This email is already being tracked in MSCRM. Do you want to create a copy of this item in MSCRM?"

    Untrack gibts leider für mich nicht.

    Ist das eine Funktion, die mit einem UR zur Verfügung gestellt wurde oder die es nur auf On-Premise-Servern gibt?

    Soweit ich weiß, arbeitet mein Host zur Zeit noch mit UR8.

    Nachtrag nach Durchstöbern von 2 anderen Links aus Google zum Thema Untrack: Es wird bei mir am UR liegen.

    Dienstag, 23. April 2013 21:06
  • Bis mein Server das Rollup bekommt, folge ich dem Hinweis von Sonoma Partners "How to untrack Mails"

    ich wollte den Link direkt eintragen, aber ich darf im Forum noch keine Links oder Bilder posten.

    Dienstag, 23. April 2013 21:13