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Mails in andere Postfächer In CRM nachverfolgen RRS feed

  • Frage

  • Hi, meine Kollegin hat ein Problem.

    Sie ist für die CRM zuständig und muß viele Mails von anderen Postfach ("Kundenservice" wo sie zu Vollzugriff und "Senden als" berechtigt ist) in CRM nachverfolgen.

    Sie öffnet in Outlook die andere Postfach. (per Kontoeinstellung unter "Erweitert" hat sie "Kundenservice" in der Liste von "Zusätzlich diese Postfächer öffnen:" drinstehen.)

    Dort wählt sie einen Mail. Und dann klickt sie auf "In CRM nachverfolgen" an.

    Leider erhält sie dann eine Fehlermeldung: "Nur Elemente, die sich im Standardspeicher von Microsoft Outlook befinden, können zu Microsoft Dynamics CRM heraufgestuft werden."

    Deshalb muß sie immer die Mail erst in ihr eigene Postfach verschieben um dort die CRM-Nachverfolgung aktivieren zu können. Und abschließend verschiebt sie diese Mail wieder zurück zu "Kundenservice"-Postfach. Das ist für sie leider eine erhebliche Mehraufwand womit der Chef nicht einverstanden ist.

    Gibt es dazu eine Lösung? Ich hoffe Ihr könnt uns da helfen.

    Grüße Floh

    Montag, 28. Mai 2012 21:11

Antworten

  • Hallo Floh,

    dieses Verhalten kannst du nicht ändern, das ist Standard. Eine mögliche Lösung wäre es, die Mails der anderen Postfächer in eine Warteschlange umzuleiten, dann werden die Mails automatisch nachverfolgt.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 07:35
  • Hallo Floh,

    damit du die Mails automatisch in die Warteschlange bekommst, musst du den Email-Router einsetzen.

    Einfach mal die Doku zum Email Router lesen, ist eigentlich selbsterklärend.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 09:29
  • Hallo Floh,

    mit dem Email Router kannst du automatisch Emails aus einem Postfach abholen und einer Warteschlange im CRM zuordnen. Dadurch wirch die Mail automatisch im CRM gespeichert.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 13:29
  • Hallo Floh,

    besser hätte man die einzelnen Schritte nicht auflisten können :-)


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Mittwoch, 30. Mai 2012 06:16
  • Hallo Flo,

    zu Punkt2 und Punkt3:  Jede Warteschlange kann eine Email-Adresse zugeordnet werden. Die Warteschlange ruft dann direkt über den Exchange Connector (d.z. ohne Outlook) die Mails ab und erstellt jeweils ein Wartschlangenelement (Das ist eine Verknüpfungstabelle zwischen der Warteschlange und jeder abgerufenen Email)

    Die Warteschlange hat einen Besitzer. Das kann ein einzelner Anwender sein oder auch ein Team. Dieser Warteschlangen-Besitzer wird "Eigentümer" der Warteschlangenelemente und kann diese bearbeiten.In einem Team kannst du eine Gruppe von Anwendern zusammenfassen, die dann alle die Elemente bearbeiten können. Ich halte es für sinnvoll, auch bei einer geplante Zuordnung an einen Anwender mit einer Teamzuweisung zu arbeiten. Im ersten Schritt kann ja ggf. nur ein Anwender dem Team zugeordnet sein.  Aber Urlaubsregelung, temporäre Unterstützung oder Ersetzen beim Ausscheiden geht dann über die Teamverwaltung viel einfacher.

    Exkurs: Wenn du mehrere Mailkonten (Support@xy.de, Info@xy.de, Support@tochterxy.de)  abrufen willst, dann kannst du mehrere Warteschlangen erstellen oder die Mails zuerst in Exchange selbst auf ein Konto vereinigen.


    Herzliche Grüße / Best regards Markus Müller If this post answers your question, please click "Mark As Answer" on the post and "Mark as Helpful"

    • Als Antwort markiert Floh79 Donnerstag, 28. Juli 2016 10:29
    Mittwoch, 30. Mai 2012 08:02
  • Hallo Floh,

    wenn deine Frage zufriedenstellend beantwortet wurde, wäre es sehr nett von dir, wenn du den oder die Beiträge mit der richtigen Lösung als Antwort markieren würdest.

    So sehen andere Besucher dieser Community schon in der Themenübersicht und/oder den Suchergebnissen, ob es für dieses Thema eine Lösung gibt.



    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Donnerstag, 31. Mai 2012 06:30

Alle Antworten

  • Hallo Floh,

    dieses Verhalten kannst du nicht ändern, das ist Standard. Eine mögliche Lösung wäre es, die Mails der anderen Postfächer in eine Warteschlange umzuleiten, dann werden die Mails automatisch nachverfolgt.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 07:35
  • Hallo Michael,

    das wäre für uns interessant. Gilt das nur für die eingehende Mails die and "Kundenservice" geschickt wird? Wenn ja, wäre das super weil die anderen Kollegen auch Mails zu diese Postfach verschieben, welche nicht automatisch nachverfolgt werden sollte. Wenn die Mails in Warteschlange umgeleitet werden, landen sie trotzdem in die gewünschte Postfach ("Kundenservice")?

    Falls das so möglich ist, wie realisiere ich das mit Warteschlange? Ich bin noch ein wenig grün hinter die Ohren was CRM betrifft.

    cu Floh

    Dienstag, 29. Mai 2012 08:00
  • Hallo Floh,

    damit du die Mails automatisch in die Warteschlange bekommst, musst du den Email-Router einsetzen.

    Einfach mal die Doku zum Email Router lesen, ist eigentlich selbsterklärend.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 09:29
  • Hi Michael,

    ok soweit klar. Aber was ich immer noch nicht verstanden habe: Wo ist die Warteschlange? Bzw. welche Warteschlange? Meinst Du vielleicht die Warteschleife von CRM? Wenn ja, wo ist das?

    Ich glaube mir fehlt dazu die Hintergrund-Information wie das funktioniert bevor ich weiß was exakt zu tun ist. Ich weiß immer noch nicht, warum CRM automatisch die Mails nachverfolgt wenn man in (welche?) Warteschleife umleitet.

    Dienstag, 29. Mai 2012 12:31
  • Hallo Floh!

    Die Warteschlagen findest du im Arbeitsbereich->Meine Arbeit->Warteschlangen.
    Über den Button "Zu Warteschange hinzufügen" in der Aktivätenansicht kann man die ausgewählte Aktivität (z.B. Email) einer Warteschlange manuell zuweisen.


    Ich hoffe das bringt weiter. Andreas(a)Donaubauer.com www.crmfaq.de

    Dienstag, 29. Mai 2012 12:55
  • Hallo Floh,

    mit dem Email Router kannst du automatisch Emails aus einem Postfach abholen und einer Warteschlange im CRM zuordnen. Dadurch wirch die Mail automatisch im CRM gespeichert.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Dienstag, 29. Mai 2012 13:29
  • Hi Andreas & Michael,

    vielen Dank für Eure Antworten, die mir ein Stups in die richtige Richtung gegeben habt wo ich weiter recherchieren muß. Nun ist mir einiges klarer geworden und ich fasse zusammen was zu tun ist:

    1. CRM-eMail-Router installieren (ist bei uns nicht installiert)
    2. Warteschlange erstellen (ist es hier egal mit welche User man angemeldet ist, oder muß man als "Kundenservice" anmelden?)
       a) Besitzer: Eine Kollegen der hauptsächlich zuständig ist auswählen (oder "Kundenservice"???)
       b) eingehende eMail-Zugriffstyp: auf eMail-Router einstellen (richtig?)
    3. Evtl. weitere Konfiguration von CRM-eMail-Router einstellen um die Mails von bestimmten Postfach ("Kundenservice") abzuholen. (<-Diese Schritt überhaupt notwendig?)

    Stimmt die ungefähre Vorgehensweise?

    cu Floh

    Dienstag, 29. Mai 2012 21:38
  • Hallo Floh,

    besser hätte man die einzelnen Schritte nicht auflisten können :-)


    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Mittwoch, 30. Mai 2012 06:16
  • Super... vielen Dank. Kannst Du noch bitte Kommentare zu meine letzte Post geben, was ich zu jeweilige Punkte in Klammer geschrieben habe?

    Ich werde heute noch eine Testumgebung (Windows SBS und CRM 4.0) aufsetzen und dort mal testen wie das funktioniert. Ich möchte nur ungern ungetestet auf Produktivserver rumfummeln. ;)

    Wenn's passt, dann werde ich noch kurzes Feedback geben und die Antworten markieren.

    cu Floh


    • Bearbeitet Floh79 Mittwoch, 30. Mai 2012 07:20
    Mittwoch, 30. Mai 2012 07:17
  • Hallo Flo,

    zu Punkt2 und Punkt3:  Jede Warteschlange kann eine Email-Adresse zugeordnet werden. Die Warteschlange ruft dann direkt über den Exchange Connector (d.z. ohne Outlook) die Mails ab und erstellt jeweils ein Wartschlangenelement (Das ist eine Verknüpfungstabelle zwischen der Warteschlange und jeder abgerufenen Email)

    Die Warteschlange hat einen Besitzer. Das kann ein einzelner Anwender sein oder auch ein Team. Dieser Warteschlangen-Besitzer wird "Eigentümer" der Warteschlangenelemente und kann diese bearbeiten.In einem Team kannst du eine Gruppe von Anwendern zusammenfassen, die dann alle die Elemente bearbeiten können. Ich halte es für sinnvoll, auch bei einer geplante Zuordnung an einen Anwender mit einer Teamzuweisung zu arbeiten. Im ersten Schritt kann ja ggf. nur ein Anwender dem Team zugeordnet sein.  Aber Urlaubsregelung, temporäre Unterstützung oder Ersetzen beim Ausscheiden geht dann über die Teamverwaltung viel einfacher.

    Exkurs: Wenn du mehrere Mailkonten (Support@xy.de, Info@xy.de, Support@tochterxy.de)  abrufen willst, dann kannst du mehrere Warteschlangen erstellen oder die Mails zuerst in Exchange selbst auf ein Konto vereinigen.


    Herzliche Grüße / Best regards Markus Müller If this post answers your question, please click "Mark As Answer" on the post and "Mark as Helpful"

    • Als Antwort markiert Floh79 Donnerstag, 28. Juli 2016 10:29
    Mittwoch, 30. Mai 2012 08:02
  • Hallo Floh,

    wenn deine Frage zufriedenstellend beantwortet wurde, wäre es sehr nett von dir, wenn du den oder die Beiträge mit der richtigen Lösung als Antwort markieren würdest.

    So sehen andere Besucher dieser Community schon in der Themenübersicht und/oder den Suchergebnissen, ob es für dieses Thema eine Lösung gibt.



    Viele Grüße

    Michael Sulz
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    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 28. Juli 2016 10:25
    Donnerstag, 31. Mai 2012 06:30
  • Hi Michael, keine Sorge ich habe das eh vor:

    Wenn's passt, dann werde ich noch kurzes Feedback geben und die Antworten markieren.

    cu Floh

    Gestern habe ich versucht die Server aufzusetzen, nur mitte in der Installation ist der VM abgeschmiert. *sigh* Ich melde mich auf jeden fall innerhalb von einer Woche und markiere wie schon versprochen die Antworten.

    cu Floh

    • Bearbeitet Floh79 Donnerstag, 31. Mai 2012 08:12
    Donnerstag, 31. Mai 2012 08:11