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Dateianhänge in Notizen verbieten

    Frage

  • Hallo!

    kann ich die Berechtigungen so konfigurieren, dass man Notizen zwar erstellen, aber keine Dateianhänge in den Notizen hinterlegen kann?

    Wenn ja, wie?

    Viele Grüße

    Jan

    Freitag, 26. April 2013 07:26

Antworten

  • Mir fallen da spontan zwei Möglichkeiten ein:

    1) Mit einer Notizaktivität könntest Du ein Subgrid einblenden, in dem Du dann das Beschreibungsfeld innerhalb der Tabelle anzeigst. Allerdings fehlt dann die angenehme Usability, dass Ihr direkt Notitzen auf dem Formular eingeben könnt und Ihr müsstet jeweils die Aktivität per Formular anlegen. Ebenfalls kann ich mir  gut vorstellen, dass Ihr das CRM evtl. schon länger im Einsatz habt und deswegen nicht einfach diese Funktion und alle eingepflegten Inhalte austauschen wollt.

    Das umgehen wir immer mit einem extra entwickelten Tool für diese Erstellung der ganzen Aktivitäten auf Formularebene.

    2) Evtl. könnte man per Plugin verhindern, dass solche Anhänge angelegt werden und entsprechend eine Fehlermeldung ausgeben. Dann würde zwar normalerweise auch die Notiz nicht gespeichert, aber wenn der Anwender dann den Anhang entfernt, kann er auch wieder speichern. Dies ist evtl. die praktikabelste Lösung für Dich.


    • Bearbeitet Alex Struck Freitag, 26. April 2013 11:43
    • Als Antwort vorgeschlagen Andreas Buchinger Montag, 29. April 2013 11:10
    • Als Antwort markiert JCS1981 Donnerstag, 2. Mai 2013 07:56
    Freitag, 26. April 2013 11:42

Alle Antworten

  • Hallo Jan,

    mir ist nicht bekannt, dass man per Sicherheitsrolle sowas definieren kann. Warum wollt Ihr dies denn genau verbieten?

    Wir schmeißen meistens die Standardnotizen raus und benutzen dafür eine eigene Notiz-Entität mit entsprechenden Oberflächenanpassungen.

    Freitag, 26. April 2013 09:17
  • Aufgrund der Unternehmensabläufe benötigen wir leider diese Notizen im CRM im Bereich der Anfragen. Der Dateianhang soll im Notizbereich verboten werden, weil hierfür die Sharepointeinbindung der Anfrage verwendet werden soll. Solange aber die Möglichkeit besteht, dass man Anhänge in der Notiz hinterlegen kann, gibt es auch immer wieder Mitarbeiter, die dieses nutzen...
    Freitag, 26. April 2013 09:52
  • Mir fallen da spontan zwei Möglichkeiten ein:

    1) Mit einer Notizaktivität könntest Du ein Subgrid einblenden, in dem Du dann das Beschreibungsfeld innerhalb der Tabelle anzeigst. Allerdings fehlt dann die angenehme Usability, dass Ihr direkt Notitzen auf dem Formular eingeben könnt und Ihr müsstet jeweils die Aktivität per Formular anlegen. Ebenfalls kann ich mir  gut vorstellen, dass Ihr das CRM evtl. schon länger im Einsatz habt und deswegen nicht einfach diese Funktion und alle eingepflegten Inhalte austauschen wollt.

    Das umgehen wir immer mit einem extra entwickelten Tool für diese Erstellung der ganzen Aktivitäten auf Formularebene.

    2) Evtl. könnte man per Plugin verhindern, dass solche Anhänge angelegt werden und entsprechend eine Fehlermeldung ausgeben. Dann würde zwar normalerweise auch die Notiz nicht gespeichert, aber wenn der Anwender dann den Anhang entfernt, kann er auch wieder speichern. Dies ist evtl. die praktikabelste Lösung für Dich.


    • Bearbeitet Alex Struck Freitag, 26. April 2013 11:43
    • Als Antwort vorgeschlagen Andreas Buchinger Montag, 29. April 2013 11:10
    • Als Antwort markiert JCS1981 Donnerstag, 2. Mai 2013 07:56
    Freitag, 26. April 2013 11:42
  • Hallo,

    ein PlugIn könnte auch einfach den Dateianhang entfernen und die Notiz ohne Anhang speichern. Wenn es feste Regeln gibt, wo dieser Anhang hingehört könnte das PlugIn die Anhänge auch gleich passend speichern, auch auf einem SharePoint Server.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
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    Freitag, 26. April 2013 13:38
    Moderator
  • Hallo,

    ein PlugIn könnte auch einfach den Dateianhang entfernen und die Notiz ohne Anhang speichern. Wenn es feste Regeln gibt, wo dieser Anhang hingehört könnte das PlugIn die Anhänge auch gleich passend speichern, auch auf einem SharePoint Server.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
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    Nur den Dateianhang entfernen würde ich nicht empfehlen, weil der Benutzer dann nichts von seiner "falschen" Bedienung mitbekommt. Der Weg direkt den Anhang im SharePoint abzulegen, ist natürlich eine gute Idee, macht es aber auch gleich deutlich komplizierter, insbesondere innerhalb einer CRM Online-Umgebung.
    Freitag, 26. April 2013 14:03