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Kontakte ins CRM und benutzerdefinierte Felder RRS feed

  • Frage

  • Guten Morgen.

    Ich habe den BCM / Outlook 2007 im Einsatz und nutze NUR die Aufteilung der Kontakte in Firmen und Geschäftskontakte. Leads, Verkaufschance etc. ist hier völlig egal.

    PC ist ein Standanlone, Vista, Office 2007.

    Parallel habe ich einen Server mit einem funktionsfähigen CRM 4.0 aus dem Action Pack gebaut. Läuft.

    Nun möchte ich die Kontakte aus dem BCM ins CRM überführen und dabei die Trennung in Firmen und Geschäftskontakte (Kunden) weiterhin beibehalten. Ich möchte außerdem, dass die bernutzerdefinierten Felder erhalten bleiben. Geschäftskontakte haben solche. Da gibt es zum Beispiel ein Feld "Stundensatz" und einen Wert, außerdem ein Feld mit einem Dropdown Menü "Kategorie A/ Kategorie B, Kategorie C".

    Mir ist klar, wenn ich auf dem neuen Server (Exchange, CRM 4.0) im Ordner Kontakte neue Kontakte anlege, die im CRM nachverfolge, kommen die da rein. Aber das ist nicht das Ziel. Die alten Kontakte sollen ins neue CRM und zugleich will ich die Kontakte auch im neuen System unter Kontakte finden, damit ich die aufs Handy sychronisieren kann.

    Wie muss ich vorgehen? Kann mir jemand mal einen Tipp geben?

    Grüße

    Philip, Leverkusen
    Samstag, 30. Mai 2009 08:26

Antworten

  • Hallo Philip,

    bei Microsoft Dynamics CRM gibt es Kontakte und Firmen. Eine Firma kann mehrere Kontakte haben, bzw. ein Kontakt kann einer Firma primär zugeordnet sein.

    Benutzerdefinierte Felder können hier ohne weiteres und sollten auch vor einem Import in CRM angelegt werden.

    Sobald Firmen und Kontakte in CRM vorliegen können dann Kontakte automatisch als Outlook-Kontakt synchronisert werden. Beim Outlook-Kontakt steht dann die Firmenbezeichnung zur Verfügung. Alle anderen CRM-Daten stehen sowieso über die CRM-Outlook-Integration zur Verfügung.

    Insofern unterstützt vom Datenmodell Microsoft Dynamics CRM offenbar alles, was du benötigst.

    Um Daten in das CRM zu überführen, sollten diese üblicherweise als CSV vorliegen, inwieweit das BCM direkt oder indirekt unterstützt kann ich leider nicht sagen.

    Sobald sie als csv-Datei vorliegen, können sie über der CRM-Migrationsmanager oder über das CRM-Menü Extras-Import importiert werden. Aber das ist ein Thema für sich...

    Alles ok?

    Viele Grüße,
    Jürgen



    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de
    Samstag, 30. Mai 2009 08:53
    Moderator

Alle Antworten

  • Hallo Philip,

    bei Microsoft Dynamics CRM gibt es Kontakte und Firmen. Eine Firma kann mehrere Kontakte haben, bzw. ein Kontakt kann einer Firma primär zugeordnet sein.

    Benutzerdefinierte Felder können hier ohne weiteres und sollten auch vor einem Import in CRM angelegt werden.

    Sobald Firmen und Kontakte in CRM vorliegen können dann Kontakte automatisch als Outlook-Kontakt synchronisert werden. Beim Outlook-Kontakt steht dann die Firmenbezeichnung zur Verfügung. Alle anderen CRM-Daten stehen sowieso über die CRM-Outlook-Integration zur Verfügung.

    Insofern unterstützt vom Datenmodell Microsoft Dynamics CRM offenbar alles, was du benötigst.

    Um Daten in das CRM zu überführen, sollten diese üblicherweise als CSV vorliegen, inwieweit das BCM direkt oder indirekt unterstützt kann ich leider nicht sagen.

    Sobald sie als csv-Datei vorliegen, können sie über der CRM-Migrationsmanager oder über das CRM-Menü Extras-Import importiert werden. Aber das ist ein Thema für sich...

    Alles ok?

    Viele Grüße,
    Jürgen



    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
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    http://www.combeck.de
    Samstag, 30. Mai 2009 08:53
    Moderator
  • Bevor ich mich mal ans Testen mache, eben ne Frage zum Verständnis.

    Wir unterscheiden im CRM, wie im BCM die Ordner Kontakte (den großen Ordner, der keine Anbindung hat und nur die Basisinfos zu Einträgen (Firma oder "Mensch") aufnimmt. Dieser Ordner ist auch der, welcher online sychronisiert wird oder im OWA zur Verfügung steht.

    Vor dem Start mit dem BCM hatte ich bereits Kontakte in Outlook. Diese waren per Kategorie sortiert. Ich habe den BCM installiert, die Kontakte von Outlook (dem großen Ordner, nachfolgend GO genannt) abhängig vom Inhalt (Firma oder Mensch) in den BCM kopiert, dort benutzerdefinierte Felder angelegt und ausgefüllt. Erstellt man ein benutzerdefiniertes Feld für die Gruppe Firma gilt es für alle Firmen und beim Mensch natürlich genauso.

    Nun arbeite ich aktiv ja nur noch mit den Daten im BCM Ordner. Die Daten im GO sind nur noch für die Telefonnummern (synch. aufs Handy) wichtig.

    Wie soll ich nun sinnvollerweise vorgehen? Die Daten aus dem GO sind wertlos, da fehlt ja alles (Inhalte der benutzerdefinierten Felder, Zuordnungen von Mensch und Firma, Kategorisierung etc.).

    Der BCM unerstützt den Export der Daten in eine CSV Datei. Im ersten Testlauf waren da aber nur die Standardfelder drin. (Benutzerdefinierte Felder/Inhalte fehlten). Wäre das so, könnte ich einfach die Kontaktdaten in den GO kopieren, exportieren (PST), Outlook auf dem PC mit CRM öffnen, PST importieren, Kontakte im dortigen GO selektieren, im CRM nachverfolgen aktivieren, benutzerdefinierte Felder dort ausfüllen...korrekt?

    Gelingt es hingegen, die CSV Datei so zu erzeugen, dass auch die benutzerspezifischem Erweiterungen da drin stehen, habe ich aus Deinen Erläuterungen den besten Weg wie folgt verstanden.

    Im CRM benötigte Felder anlegen, Daten importieren (Details hierzu klären wir dann ggfs. später), fertig.

    Wie aber kriege ich diese Daten dann in den GO auf diesem PC sychronisiert? Ich dachte vom GO wird nur einseitig in den CRM Ordner synchronisiert? Geht es auch beidseitig?

    Bist Du jetzt verwirtt oder verstehst Du meine Fragen zum Ablauf?

    Vergiß nicht, dass heute auch noch Wochenende ist. Irgendwann auch mal Pause machen ;-)

    Grüße

    Philip

    Samstag, 30. Mai 2009 14:24
  • Hallo Philip,

    wie Jürgen obenschon geasagt hat, werden durch den Outlook Client des CRM die Kontake im CRM mit den Kontakten in Outlook (GO) abgeglichen. Da dein Handy ja mit den Kontakten in GO synchronisiert, werden somit alle Änderungen automatisch auch auf ein Handy übertragen.

    Die Kontakte zwischen GO und CRM werden in beiden Richtungen synchronisiert. Eine Änderung in Outlook landet im CRM und umgekehrt natürlich auch eine Änderung im CRM in Outlook.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    axcentro GmbH
    • Als Antwort vorgeschlagen Michael Sulz Montag, 1. Juni 2009 09:36
    Montag, 1. Juni 2009 09:36