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Import von vorhandenen Firmen (anreichern) - MS CRM 2011

    Frage

  • Hallo zusammen,

    ich habe eine Excel-Liste von ca. 200 Firmen und möchte diese in unser CRM-System importieren. Alle Firmen sind bereits im CRM vorhanden, was bedeutet ich möchte nur eine Aktualisierung der Daten durchführen. 

    Ich weiß, dass es im CRM 4.0 eine Möglichkeit gab, die Daten anzureichern, indem man den Primärschlüssel der Firma in die erste Zeile schrieb und anschließend konnte beim Importieren ein Hacken zum Anreichern gesetzt werden. 

    Diese Möglichkeit sehe ich nun im MS CRM 2011 nicht und wollte fragen, ob es eine Möglichkeit gibt, dies durchzuführen. 

    Über die Vorlage, die man sich herunterladen kann, sehe ich keine Möglichkeit, da man dort keinen Primärschlüssel angeben kann und die Firma ansonsten zweimal im CRM mit unterschiedlicher ID vorhanden ist.

    Danke schon mal im Voraus!

    Viele Grüße

    Hermann

    Donnerstag, 18. April 2013 09:29

Antworten

  • Hallo Hermann,

    hast du denn ein eindeutiges Feld, mit dem du die vorhandenen Firmen mit den zu importierenden Firmen abgleichen kannst?

    Wenn ja könntest du den Import über den SQL-Server vornehmen und die vorhandenen Datensätze abgleichen. Diese Vorgehensweise ist allerdings unsupportet und sollte nur von jemanden durchgeführt werden, der sich mit so etwas auskennt.

    Wenn du keinen solchen Schlüssel hast wirst du um eine manuelle Aktualisierung wohl kaum herumkommen. Bei 200 Datensätzen ist dieser Aufwand überschaubar.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
    Website XING LinkedIn Facebook Twitter

    • Als Antwort markiert Hermann710 Donnerstag, 25. April 2013 06:40
    Donnerstag, 18. April 2013 13:23
    Moderator
  • Hallo Hermann,

    Du hast leider out-of-the-box nur die Möglichkeit, dass die Sätze vorher exportierst, sodass dann der Import das File als "Update" erkennt.

    Um deine Anforderung zu lösen habe ich nun 2 Möglichkeiten im Kopf:

    1.) Exportiere wirklich alle Firmen und bearbeite das File im Excel mit SVERWEIS - so kannst du die neuen Felder den bestehenden Sätzen "zuweisen"

    2.) Je nachdem wieviele neue Felder du hast könntest du auch diese Methode probieren: http://leontribe.blogspot.com.au/2012/10/an-alternative-method-for-data.html . Hier wird ein nicht verwendeter Typ als Basis für den Import verwendet, mit dem bestehenden Datensatz verknüpft und in der Folge der in Beziehung stehende Datensatz per Workflow aktualisiert.

    Ich persönliche bevorzuge die Exce-Variante da dir Excel wirklich alles bietet was du brauchst!

    Liebe Grüße,

    Andreas


    Andreas Buchinger
    Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist
    MCPD: SharePoint Developer 2010

    Donnerstag, 18. April 2013 13:29
  • Hallo Hermann,

    das Aktualisieren per Excel funktioniert jetzt direkt integriert in CRM 2011.

    Die umfangreichste Anleitung dazu findest du hier direkt im Microsoft Dynamics Team Blog erklärt:
    http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2011/06/01/leverage-microsoft-excel-to-edit-records.aspx

    Ein nettes Video findest du hier:
    http://www.youtube.com/watch?v=e6UAnSvuQHs&feature=youtu.be

    Das Problem wird sein, dass du letztlich noch das Mapping zwischen deiner Exceldatei mit den Firmen und der Exceldatei aus CRM mit den bestehenden Firmen machen musst. Irgendwie musst du hier ein eindeutiges Kriterium finden, um die richtige Firmen identifizieren zu können. Manchmal ist hier eine Kombination von Firmenname und Postleitzahl hilfreich, wenn du nicht bereits über etwas eindeutiges wie eine Firmennummer verfügst. Technisch gehst du in Excel über die SVERWEIS-Funktion, um das Mapping herzustellen. http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/sverweis-HP005209335.aspx

    Ich persönlich würde wahrscheinlich eher über direktes SQL gehen, um die Daten nachträglich in das CRM zu bekommen, da ich hier noch ein wenig mehr im Griff habe und die Dinge besser reproduzieren kann. Aber über Excel geht es letztlich auch und ist sogar voll supported.

    Viele Grüße,
    Jürgen


    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de

    Donnerstag, 18. April 2013 19:30
    Moderator

Alle Antworten

  • Hallo Hermann,

    Wenn du die jeweiligen Firmen exportierst hast du die Möglichkeit den Primärschlüssel mitzunehmen (Häckchen am unteren Rand des Export-Fensters). Anschließend erweiterst du das Excel mit deinen Werten und importierst dieses File wieder.

    In diesem Video ist die ganze Prozedur genau beschrieben: http://www.youtube.com/watch?v=WzTj7k3ySPY

    Liebe Grüße,

    Andreas


    Andreas Buchinger
    Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist
    MCPD: SharePoint Developer 2010

    Donnerstag, 18. April 2013 11:07
  • Hallo Andreas,

    danke für das schnelle Feedback!

    Das Problem, dass ich jetzt allerdings habe ist folgendes:

    Ich kann zum Einen nicht genau die 200 Firmen der Excel Liste aus unserem CRM exportieren, da wir weitaus mehr Firmen in unserem System haben und um genau diese Firmen zu exportieren, müsste ich irgendwie eine erweiterte Suche bauen. Die 200 Firmen haben allerdings keine Gemeinsamkeit, weswegen das schon mal nicht möglich ist.

    Würde ich alle Firmen aus dem System exportieren, dann hätte ich eine große Anzahl an Firmen und müsste jeden Datensatz einzeln Suchen und die Daten entsprechend editieren. Der Aufwand hierbei wäre allerdings viel zu groß.

    Da ich nun schon eine Liste mit den entsprechenden Firmen und deren Daten und Primärschlüssel habe, muss ich diese irgendwie importieren und die entsprechenden Firmen darüber aktualisieren können.

    Viele Grüße

    Hermann

    Donnerstag, 18. April 2013 13:00
  • Hallo Hermann,

    hast du denn ein eindeutiges Feld, mit dem du die vorhandenen Firmen mit den zu importierenden Firmen abgleichen kannst?

    Wenn ja könntest du den Import über den SQL-Server vornehmen und die vorhandenen Datensätze abgleichen. Diese Vorgehensweise ist allerdings unsupportet und sollte nur von jemanden durchgeführt werden, der sich mit so etwas auskennt.

    Wenn du keinen solchen Schlüssel hast wirst du um eine manuelle Aktualisierung wohl kaum herumkommen. Bei 200 Datensätzen ist dieser Aufwand überschaubar.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
    Website XING LinkedIn Facebook Twitter

    • Als Antwort markiert Hermann710 Donnerstag, 25. April 2013 06:40
    Donnerstag, 18. April 2013 13:23
    Moderator
  • Hallo Hermann,

    Du hast leider out-of-the-box nur die Möglichkeit, dass die Sätze vorher exportierst, sodass dann der Import das File als "Update" erkennt.

    Um deine Anforderung zu lösen habe ich nun 2 Möglichkeiten im Kopf:

    1.) Exportiere wirklich alle Firmen und bearbeite das File im Excel mit SVERWEIS - so kannst du die neuen Felder den bestehenden Sätzen "zuweisen"

    2.) Je nachdem wieviele neue Felder du hast könntest du auch diese Methode probieren: http://leontribe.blogspot.com.au/2012/10/an-alternative-method-for-data.html . Hier wird ein nicht verwendeter Typ als Basis für den Import verwendet, mit dem bestehenden Datensatz verknüpft und in der Folge der in Beziehung stehende Datensatz per Workflow aktualisiert.

    Ich persönliche bevorzuge die Exce-Variante da dir Excel wirklich alles bietet was du brauchst!

    Liebe Grüße,

    Andreas


    Andreas Buchinger
    Microsoft Dynamics Certified Technology Specialist
    MCPD: SharePoint Developer 2010

    Donnerstag, 18. April 2013 13:29
  • Hallo Hermann,

    das Aktualisieren per Excel funktioniert jetzt direkt integriert in CRM 2011.

    Die umfangreichste Anleitung dazu findest du hier direkt im Microsoft Dynamics Team Blog erklärt:
    http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2011/06/01/leverage-microsoft-excel-to-edit-records.aspx

    Ein nettes Video findest du hier:
    http://www.youtube.com/watch?v=e6UAnSvuQHs&feature=youtu.be

    Das Problem wird sein, dass du letztlich noch das Mapping zwischen deiner Exceldatei mit den Firmen und der Exceldatei aus CRM mit den bestehenden Firmen machen musst. Irgendwie musst du hier ein eindeutiges Kriterium finden, um die richtige Firmen identifizieren zu können. Manchmal ist hier eine Kombination von Firmenname und Postleitzahl hilfreich, wenn du nicht bereits über etwas eindeutiges wie eine Firmennummer verfügst. Technisch gehst du in Excel über die SVERWEIS-Funktion, um das Mapping herzustellen. http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/sverweis-HP005209335.aspx

    Ich persönlich würde wahrscheinlich eher über direktes SQL gehen, um die Daten nachträglich in das CRM zu bekommen, da ich hier noch ein wenig mehr im Griff habe und die Dinge besser reproduzieren kann. Aber über Excel geht es letztlich auch und ist sogar voll supported.

    Viele Grüße,
    Jürgen


    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de

    Donnerstag, 18. April 2013 19:30
    Moderator
  • Hallo zusammen,

    vielen Dank für die Antworten, das hilft mir schonmal sehr weiter!

    Viele Grüße

    Hermann

    Donnerstag, 25. April 2013 06:44