E-Mails aus CRM nicht im CRM nachverfolgen

Question

Hallo,

 

gibt es eine Möglichkeit das E-Mails, die aus dem CRM raus versendet werden nicht im CRM verfolgt werden?

Der Hintergrund ist das ich ein Workflow erstellt hab, welches den User per Mail alle 2 Tage darauf hin weißt das er noch offene Aufgaben hat.

Das "müllt" aber auf dauer dann das CRM mit diesen Erinerungsmails voll.

Die einzige Möglichkeit das zuverhindern seh ich im händischem löschen, da mir auch keine automatische löschfunktion bekannt ist.

 

Ich hoffe ihr könnt mir helfen

und schon mal Danke im vorraus

Answer 1

Hallo,

ich denke da gibt es noch ein paar andere Lösungsansätze mit denen Sie das auch erreichen können:

1. Nutzen der Reporting Services: Erstellen Sie sich doch einen Bericht, der die offenen Aufgaben auflistet. Diesen Bericht können Sie dann per E-Mail (Abo-Funktion) an die Benutzer verschicken

2. Verschicken der E-Mails über ein Custom Workflow Plugin. (Dieser Weg wäre aber sicherlich mit mehr Programmierarbeiten verbunden)

3. Einsatz des Outlook Clients?? Dann würden ja direkt die Aufgaben mit dem Outlook synchronisiert und man bräuchte ggf. nicht die Erinnerung an die Aufgabe per E-Mail?!

Schöne Grüße,

Nils Frohloff
http://www.strategic-it.de

 

 

Answer 2

Hallo danke für die Antwort... Gut bei Aufgaben lässt sich das über den Outlook-Client realisieren aber es geht mir ja dann auch um offene telefonaktivitäten, e-mails usw. zu 1. und 2. hab doch dann aber wieder das Problem das diese E-Mails doch dann auch wieder im CRM nachverfolgt werden oder ist das in diesen speziellen fällen nicht so?

Answer 3

Hallo Kurt,

die SQL Server Reporting Services kannst du abonnieren und diese E-Mails werden normalerweise nicht im CRM getrackt. Vorteil dieser Lösung: Du kannst einen Bericht mit vielen offenen Aktivitäten (E-Mails, Telefonanrufe, Aufgaben usw.) erstellen und der Benutzer bekommt dies kompakt (und nicht eine Erinnerungsmail pro Aktivität - ansonsten müllst du das System wirklich voll und die User werden von mit neuen Mails/Aufgaben bombardiert und verlieren schneller den Überblick.

Die zweite Lösung lässt sich zwar technisch auch am CRM vorbei realisieren, aber würde ich sicherlich nicht präferieren.

Daher würde ich den Outlook Client und/oder die Reporting Services für deine Anforderung nutzen.

Schöne Grüße,

Nils Frohloff