Wo legt man sensible Dokumente in CRM 2011 ab? Bereich Notizen ist ungünstig!?

Question

Hallo zusammen,

 

wir wollen sensible Dokumente in CRM 2011 ablegen (Vertragsdokumente) und wenn wir dazu den Bereich Notizen nutzen hat jeder mit Leserecht auf Notizen, über die Erweiterte Suche Zugriff auf die Dokumente! Was gibt es für Alternativen? Optimal wäre ja wenn das Dokument in einer Entität geschützt wäre und alle Rechte dieser Entität darauf wirken würden.

 

Wer hat hier Erfahrungen oder kennt eine Lösung? Sharepoint finde ich als Dokumentenablage auch nicht so geeignet da ich dann die Rechte in CRM einstellen muss und nochmal in Sharepoint zusätzlich.

 

Grüße

Michael

Answer 1

Dazu empfiehlt es sich mit einer Dokumentenbibliothek zu arbeiten, auf der nur individuelle Rechte vergeben werden können. Idealerweise (da Vertragsdokument) und revisionssichere Ablage kann ich Dir hier das Zusammenwirken von DMS Lösung und CRM empfehlen. Das Vertragsdokument liegt revisionssicher im DMS, kann im CRM angezeigt werden, steht aber nicht jedem zur Verfügung. Natürlich geht es auch mit einer Sharepoint Bibliothek, hier jedoch nur mit zusätzlichen Anpassungen. Die Bibliotheksverbindung in CRM 2011 sind nur bedingt tauglich, da Du ja das Dokument mit besonderen Zugriffsrechten versehen möchtest.

---

Carsten Groth http://carstengroth.wordpress.com

Answer 2

Hallo Michael,

ich kenne hier auch derzeit noch kein DMS, in die Berechtigungen aus CRM direkt abgeleitt werden.

Da SharePoint eine Item Level Security bietet, könnte man eigentlich ohne weiteres über SharePoint gehen, muss aber, wie du bereits geschrieben hast, sich darum kümmern, dass nur berechtigte Personen die Dokumente sehen. Zumindest kann man das ja in SharePoint konfigurieren (lassen).

Da es IMHO keine andere Lösung gibt, die das automatisch macht, solltet ihr also einfach bei euch einen entsprechenden manuellen Prozess initiieren, bei dem eine dafür zuständige Person auf die Berechtigung achtet. Hört sich eigenartig an, und entspricht vielleicht nicht unbedingt der deutschen Mentalität, alles mögliche automatisieren zu wollen, aber letztlich ist es eine Frage des Budgets, so etwas einzurichten.

Aber falls hier jemand mitliest und eine perfekte DMS-Integration in CRM 2011 kennt, bei der auch Berechtigungen aus CRM 2011 berücjsichtigt werden, dann bitte ich um entsprechende Meldung. :-)

Viele Grüße,
Jürgen

 

---

Jürgen Beck

Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified CRM Developer
Microsoft Certified Trainer

ComBeck IT Services & Business Solutions
Microsoft Gold Certified Partner
Microsoft Small Business Specialist

Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

http://www.combeck.de

Answer 3

Hallo Michael,

ich würde dir auch empfehlen SharePoint als Dokumentenablage zu verwenden. Da hier schon das Wort revisionssicher gefallen ist, wollte ich dazu nur anmerken, dass SharePoint ootb nicht revisionssicher ist. Revisionssicherheit kann aber mit Addons nachgerüstet werden.

Viele Grüße

Michi

Answer 4

Danke an alle ... genau wie Jürgen geschrieben hat setzen wir es um. Sharepoint wird als Dokumentenablage verwendet und die Berechtigungen in CRM erfolgt über Teams welche wir identisch in Sharepoint abbilden. Es gibt einen manuellen Prozess vom Usermanagement der darauf achtet dass die richtigen Benutzer in den Teams sind.

Grüße
Michael