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Massenerstellung einer Aktivität inkl. Anhang für Marketinglistenmitglieder RRS feed

  • Frage

  • Salü zusammen

    Den Mitgliedern einer Marketingliste wurde ein PDF in gedruckter Form geschickt. Jetzt möchte man im Nachhinein bei allen Mitgliedern einen Aktivitätseintrag machen der dann genau dieses PDF als Anhang hat.

    Kann ich das nur mittels Serienbrief machen? Oder gibt es vielleicht eine andere Möglichkeit? Vorallem wenn nicht irgendein verschicktes Dokument angehängt würde, sondern einfach eine Aktivität eingetragen werden soll, würde ich den Weg über Serienbriefe umständlich finden.

    Bin gespannt auf eure Antworten!

    Gruss

    Luzia

    Mittwoch, 29. September 2010 06:59

Antworten

  • Hallo Luzia,

    wenn du keinen Anhang an der Aktivität benötigst, würde ich die Aktivitäten einfach mit einer Schnellkampagne erstellen. Diese einfach auf alle Mitglieder der Marketingliste anwenden und fertig :-)


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    Mittwoch, 29. September 2010 07:15
  • Hallo Luzia,

    dann würde ich einen Workflow verwenden, der die entsprechende Aktivität mit dem Anhang erstellt. Dann musst du nur noch diesen Workflow auf alle Mitglieder der Marketingliste anwenden, fertig.

    Dazu einfach die Mitglieder der Marketingliste über die erweiterte Suche anzeigen und dort den Workflow ausführen.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 7. Oktober 2010 06:16
    Mittwoch, 29. September 2010 10:20
  • Hallo Luzia,

    an Schnellkampagnen kannst du keine Anhänge anhängen, das ist richtig.

    Eine mögliche Lösung wäre, das PDF an eine Vertriebsdokumentation oder auch irgend eine andere Entität im CRM zu hängen, und in der Aktivität dann auf diesen Datensatz mit einem Link direkt im Text zu verweisen.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 7. Oktober 2010 06:16
    Mittwoch, 29. September 2010 12:26
  • Hallo Luzia,

    ist dein Problem inzwischen vollständig gelöst ?  Das "Erledigt markieren" geht meiner Meinung nach am einfachsten über einen Workflow (Schritt = Status ändern)

    Daher würde ich das Anlegen der Aktivitäten über den von Michael vorgeschlagenen Weg mit den Workflows vornehmen. Und dann innerhalb des Workflows sofort einen weiteren Schritt anfügen, der den Status ändert. Beim Status Ändern kannst du auf die im ersten Schritt erstellte Aktivität referenzieren.

    Die Schritte für die Anwender, wenn alle relevanten Personen in der gleichen Marketingliste sind:

    1) Erweiterte Suche nach Personen über die Zuordnung zu Marketingliste

    2) Der Treffermenge an Personen den Workflow zuweisen. (Manuelle Auswahl)

     


    Herzliche Grüße / Kind regards Markus Müller
    Donnerstag, 11. November 2010 07:49

Alle Antworten

  • Hallo Luzia,

    wenn du keinen Anhang an der Aktivität benötigst, würde ich die Aktivitäten einfach mit einer Schnellkampagne erstellen. Diese einfach auf alle Mitglieder der Marketingliste anwenden und fertig :-)


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    Mittwoch, 29. September 2010 07:15
  • Salü Michael

    Also werde ich diese Aktivität inkl. Anhang mit einem Serienbrief erstellen und das mit der Schnellkampagne merke ich mir für ein anderes Mal.

    Danke für die schnelle Antwort!

    Gruss

    Luzia

    Mittwoch, 29. September 2010 07:22
  • Salü Michael

    Leider war ich zu voreilig. Das Ganze mit einem Serienbrief zu lösen ist unglücklich, ich würde ja unnötige Redundanzen ablegen.

    Bei den Schnellkampagnen schaffe ich es nicht, eine Datei anzuhängen, auch im Nachhinein nicht. Dies wäre eigentlich am idealsten, so hätte jede Aktivität einen Verweis auf eine Schnellkampagne wo das PDF mit dem Flyer nur einmal gespeichert ist.

    Was ich so gelesen habe ist eine Kampagne für sowas etwas überdimensioniert, aber nichts destotrotz hab ich's versucht. Ich konnte aber keine Aktivität generieren, welche dann beim Kontakt hinterlegt ist und das Anhängsel enthält.

    Um es kurz zu fassen: ich möchte irgendeinen Datensatz erfassen der als Anhängsel das PDF erhält und dann bei allen entsprechenden Kontakten eine Aktivität generieren welche auf diesen Datensatz bezug nimmt...

    Gruss

    Luzia

    Mittwoch, 29. September 2010 10:10
  • Hallo Luzia,

    dann würde ich einen Workflow verwenden, der die entsprechende Aktivität mit dem Anhang erstellt. Dann musst du nur noch diesen Workflow auf alle Mitglieder der Marketingliste anwenden, fertig.

    Dazu einfach die Mitglieder der Marketingliste über die erweiterte Suche anzeigen und dort den Workflow ausführen.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 7. Oktober 2010 06:16
    Mittwoch, 29. September 2010 10:20
  • Salü Michael

    Aber so generiere ich doch Redundanzen, wir wollen nicht in jeder Aktivität dasselbe PDF angehängt haben. Sowas bläst die DB ja unnötig auf.

    Bei der Schnellkampagne kann man ja offensichtlich keine Anhängsel speichern, oder? Das wäre für uns am idealsten, denn die Aktivitäten bei den Kontakten hätten dann einfach einen Bezug zur entsprechenden Schnellkampagne.

    Habe ich sonst eine Möglichkeit dieses PDF ein einziges Mal irgendwo anzuhängen, worauf dann in den Aktivitäten Bezug genommen wird?

    Gruss

    Luzia

    Mittwoch, 29. September 2010 12:01
  • Hallo Luzia,

    an Schnellkampagnen kannst du keine Anhänge anhängen, das ist richtig.

    Eine mögliche Lösung wäre, das PDF an eine Vertriebsdokumentation oder auch irgend eine andere Entität im CRM zu hängen, und in der Aktivität dann auf diesen Datensatz mit einem Link direkt im Text zu verweisen.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    www.msdynamics.de
    • Als Antwort markiert Michael Sulz Donnerstag, 7. Oktober 2010 06:16
    Mittwoch, 29. September 2010 12:26
  • Salü Michael

    Dieses Problem hat sich in meinem Urlaub leider nicht von selbst erledigt :-( Also mache ich weiter damit...

    Ich bin jetzt mal soweit dass ich das PDF als Vertriebsdokument abgelegt habe und den Link dazu kopiere ich in den Zwischenspeicher. Mittels Schnellkampagne erstelle ich für alle Marketinglistenmitglieder eine Aktivität vom Typ Brief (der Typ Aufgabe steht leider nicht zur Verfügung).

    Das Kopieren dieses Links in den Text nützt nicht viel, es wird nicht als Link erkannt und kann somit nachher nicht mit Doppelklick geöffnet werden... Wir haben deshalb eine separates Feld gemacht das dies automatisch macht, soweit so gut.

    Das letzte Problem ist jetzt noch, dass die erstellten Briefe alle noch offen sind. Diese sollten bei der Erstellung sofort als erledigt markiert werden. Wie können wir das angehen? In der erweiterten Suche kann ich die entsprechenden Sätze schon finden, aber leider nicht für alle gleichzeitig den Status verändern, sondern immer nur alle von der aktuellen Seite.

    Das Ganze sollte nicht zu kompliziert werden, sodass auch nicht-IT-Mitarbeiter diese Arbeit selbständig erledigen können.

    Gruss

    Luzia

     

    Mittwoch, 27. Oktober 2010 08:05
  • Hallo Luzia,

    ist dein Problem inzwischen vollständig gelöst ?  Das "Erledigt markieren" geht meiner Meinung nach am einfachsten über einen Workflow (Schritt = Status ändern)

    Daher würde ich das Anlegen der Aktivitäten über den von Michael vorgeschlagenen Weg mit den Workflows vornehmen. Und dann innerhalb des Workflows sofort einen weiteren Schritt anfügen, der den Status ändert. Beim Status Ändern kannst du auf die im ersten Schritt erstellte Aktivität referenzieren.

    Die Schritte für die Anwender, wenn alle relevanten Personen in der gleichen Marketingliste sind:

    1) Erweiterte Suche nach Personen über die Zuordnung zu Marketingliste

    2) Der Treffermenge an Personen den Workflow zuweisen. (Manuelle Auswahl)

     


    Herzliche Grüße / Kind regards Markus Müller
    Donnerstag, 11. November 2010 07:49
  • Salü Markus

    Danke der Nachfrage. Ich habe jetzt einfach einen Workflow für das Abschliessen einer Brief-Aktivität gemacht, dies mit der Bedingung dass es aus einer Schnellkampagne erstellt wird und in unserem neuen Hyperlinkfeld was drinne hat.

    Gruss

    Luzia

    Donnerstag, 11. November 2010 08:57