none
eMail aus Outlook zu Aufgabe RRS feed

  • Frage

  • Hallo,
    eine Frage zur optimalen praktischen Umsetzung und wie es möglichst automatisch umgesetzt wird.

    Ein Mitarbeiter (nutzt CRM) erhält eine email von einem Kunden. Der Kunde wünscht hier eine Änderung zu einem Service. Diese Änderung soll aber ein anderer Mitarbeiter (auch im CRM) durchführen und dieser soll den Inhalte und die Anlagen der email als Aufgabe erhalten.

    Wie kann dies am einfachsten und schnellsten (möglichst automatisiert) umgesetzt werden?
    Freitag, 8. Januar 2010 14:58

Antworten

  • Hallo hkag,

    wie Karsten, Michael und Heiko es bereits vorgeschlagen haben, würde ich es Dir auch empfehlen, anstatt einer Aufgabe besser eine Anfrage zu erstellen bzw. auch der E-Mail zu konvertieren. Dadurch steht die E-Mail auch in Bezug zu der Anfrage und dadurch hat man auch Zugriff auf die angehangenden Dateien, die nicht nocheinmal kopiert werden und dadurch doppelt soviel Platz beanspruchen, wie es im Falle einer neuen Aufgabe wäre.

    Die Anfrage würde man dann dem entsprechenden Mitarbeiter zuweisen. Ggfls. kann man auch per Workflow automatisiert eine Aufgabe für den entsprechenden Mitarbeiter erstellen, so dass dieser zusätzlich bspw. per Outlook-Aufgabe auf diese neue Anfrage aufmerksam gemacht wird.

    Viele Grüße,
    Jürgen




    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de
    Sonntag, 10. Januar 2010 10:40
    Moderator

Alle Antworten

  • Hallo hkag,

    das ist m.E. im CRM (leider) nicht vorgesehen. Ein  EMail kann im CRM (standardmäßig) nur in Anfragen, Verkaufschancen oder Leads konvertiert werden. Diese Anforderung wird vermutlich nur über die Entwiclung eines eigenen WebServices funktionieren.

    Schöne Grüße aus Bayern Heiko Heinrich-Nestler XING: http://www.xing.com/profile/Heiko_HeinrichNestler
    Freitag, 8. Januar 2010 15:06
  • könnte man etwas sinnvolles mit Warteschlange und Workflow machen?
    Freitag, 8. Januar 2010 17:31
  • Im Prinzip ist dies nur eine Frage der Interpretation einer Anfrage. In diversen Kundenszenarien nutze ich die Anfrage-Entität über die Betreff-Typisierung in unterschiedlichster Form. So könnte man z.B. auch die von Dir angesprochene Änderung eines Services als Anfrage interpretieren. Wenn wir also mit dem E-Mail --> Anfrage - Mechanismus arbeiten (egal, ob zusätzlich unterstützt durch die Warteschlange), lässt sich Dein Szenario bestens umsetzen. Und an der Anfrage findet sich:

    - die E-Mail des Kunden, mit der Bitte um Änderung eines Services
    - die daraus resultierende Aufgabe an den verantw. Mitarbeiter im Hause
    - ggfs. eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden (kann automatisiert erfolgen)
    - die quittierte Aufgabe, dass der Service umgestellt wurde
    - die daraus resultierende Informations-Email an den Kunden, dass sein Service gemäß seiner E-Mail (Anfrage) erfolgreich umgestellt wurde
    - ggfs. weitere Korrespondenz mit dem Kunden

    Man sollte in Sachen "Anfrage" also etwas globaler Denken und ggfs. die Anfrage-Entität dahingehend modifizieren, dass Sie für diverse Szenarien verwendet werden kann und nicht nur "starr" für ein Service-Ticketing


    Gruß Carsten Groth http://carstengroth.spaces.live.com
    Freitag, 8. Januar 2010 19:52
  • Hallo,

    für diesen Fall ist es im CRM vorgesehen, aus der EMail eine Anfrage zu erstellen. Zu dieser Anfrage können dann die entsprechenden Aufgaben im CRM erstellt werden. In der Aufgabe ist dann der Verweis zur Anfrage und in der Anfrage dann die eMail.
    Viele Grüße

    Michael Sulz
    axcentro GmbH
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Freitag, 8. Januar 2010 19:53
  • Hallo hkag,

    Warteschlangen werden nur bedingt die von Dir beschriebene Anforderung erfüllen können. Hinter einer Warteschlange steckt im Prinzip ein spezieller Empfänger. Die Warteschlange stellt außerdem ein Pool dar, in dem Aktivitäten (eMails, Aufgaben usw.) oder Anfragen gesammelt werden. Mitarbeiter die Zugriff auf die Warteschlange haben, können Einträge aus der Warteschlange übernehmen und bearbeiten. Für jeden einzelnen Mitarbeiter eine eigene Warteschalnge anzulegen macht jedoch wenig bis kein Sinn.

    Ausserdem können auch Warteschlangen keine eMails in Aufgaben konvertieren.

    Workflows kommen auch nur bedingt in Frage. Automatische Workflows werden wahrscheinlich gar nicht möglich sein. Mit einem Workflow könnte man zwar eine neue Aufgabe erstellen, es können jedoch keine Anlagen aus dem eMail an die neue Aufgabe übergeben werden. Hierfür müsste ein Workflow-Plugin entwickelt werden.

    Ausserdem kann ich mir nicht vorstellen, dass es ein Kriterium gibt, mit dem die Workflow-Engine feststellen kann, wann ein eMail in eine Aufgabe konvertiert werden soll.

    Eine Alternative wären eventuell Anfragen. Anfragen können aus eMails konvertiert werden. Allerdings gilt auch hier: Anlagen aus dem eMail werden beim Konvertieren nicht in die Anfragen übernommen. Der eMail-Text wird auch nicht übernommen. Allerdings findet man das eMail in der Historie (abgeschl. Aktivitäten) der Anfrage.

    Schöne Grüße aus Bayern Heiko Heinrich-Nestler XING: http://www.xing.com/profile/Heiko_HeinrichNestler
    Freitag, 8. Januar 2010 20:01
  • Hallo hkag,

    wie Karsten, Michael und Heiko es bereits vorgeschlagen haben, würde ich es Dir auch empfehlen, anstatt einer Aufgabe besser eine Anfrage zu erstellen bzw. auch der E-Mail zu konvertieren. Dadurch steht die E-Mail auch in Bezug zu der Anfrage und dadurch hat man auch Zugriff auf die angehangenden Dateien, die nicht nocheinmal kopiert werden und dadurch doppelt soviel Platz beanspruchen, wie es im Falle einer neuen Aufgabe wäre.

    Die Anfrage würde man dann dem entsprechenden Mitarbeiter zuweisen. Ggfls. kann man auch per Workflow automatisiert eine Aufgabe für den entsprechenden Mitarbeiter erstellen, so dass dieser zusätzlich bspw. per Outlook-Aufgabe auf diese neue Anfrage aufmerksam gemacht wird.

    Viele Grüße,
    Jürgen




    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de
    Sonntag, 10. Januar 2010 10:40
    Moderator
  • Danke für die Antworten.

    Die Vorgehensweise mit den Anfragen in Verbindung mit einem Workflow für die Aufgabe ist wohl das Beste.


    Sonntag, 10. Januar 2010 10:50