Zentrales Excelfile zum Bearbeiten diversen Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Question

Salü miteinander

Für einen Kunden haben wir eine abteilungsübergreifend ToDo-Liste im Excel. Momentan wird diese Liste allen betroffenen Mitarbeitern verschickt.

Eigentlich wollte ich die Empfehlung rausgeben, man solle doch besser das File zentral ablegen und einen Hyperlink per Email verschicken, damit alle Mitarbeiter den Erledigungsstatus eintragen können.

Noch besser wäre, wenn dieses Excelfile im CRM direkt beim Kunden angehängt wird. Ist sowas überhaupt möglich? Können irgendwelche angehängte Files auf einfache Art und Weise geöffnet, verändert und wieder gespeichert werden? Falls ja, könnte man den involvierten Mitarbeitern eine CRM-Verknüpfung schicken.

Bin gespannt auf Antworten

Gruss

Luzia

Answer 1

Hallo Luzia,

es wäre sicher die schönste Lösung, die To-do/ Aktivitäten direkt im CRM zu bearbeiten. Dann muss man auch keine Exceldatei an den Kunden hängen, weil die Aktivitäten bereits einen Bezug zum Kunden oder Kontakt haben. Wenn jemand auf das CRM zugreifen will, braucht derjenige eine CRM-Lizenz. Wenn alle Anwender durchlizenziert sind, dann kann man sich das Excelfile vermutlich sparen.

Dient die Excelliste dazu, dass Anwender ohne CRM-Zugriff die Marktbearbeitung durchführen?  Wenn es unbedingt eine Exceldatei sein müsss, dann wäre zumindest eine zentrale Ablage nicht schlecht. Besser als ein Dateiverzeichnis gefällt mir dann eine Lösung mit Windows Sharepoint Services (Kostenlos) oder den Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS).

Für weitere Beratung braucht man (zumindest ich) aber mehr Input.

 

 

 

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Herzliche Grüße / Kind regards Markus Müller

Answer 2

Immer, wenn ich in meinen Projekten auf Excel-Dateien stoße, prüfe ich zunächst, ob diese nicht durch bereits im Standard vorh. Entitäten abgebildet sind und damit durch den Einsatz dieser überflüssig ist. Ist dies nicht der Fall, stelle ich die Frage, welche Voraussetzungen es für Excel gibt (z.B. Sollen irgendwelche Diagramme dargestellt werden, oder gibt es Formeln/Berechnungen in dem Dokument). So dann entscheide ich ggfs. die Integration via Benutzerdefinierter Entität (mit Notizen + Aktivitäten + Beziehungen zu Standard-Entitäten) oder Einsatz von Sharepoint Services.

Hoffe, damit einen Anhaltspunkt zu den Überlegungen geben zu haben.

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Gruß Carsten Groth http://carstengroth.spaces.live.com

Answer 3

Hallo Luzia,

verfügen alle Benutzer über eine CRM-Lizenz, solltet ihr die Exceldatei vernünftigerweise in CRM-Datenstrukturen hinterlegen, wie es Carsten bereits vorgeschlagen hat.

Müssen auch Nicht-CRM-Benutzer hierauf zugreifen können, bieten sich gnadenlos die SharePoint Services an, mit denen eine Versionierung und Bearbeitung in Excel sehr einfach möglich ist. Derzeit hat CRM 4.0 zwar keine solche Integration, lässt sich aber mit einem Textfeld, einem IFrame und einer Codezeile in fünf Minuten problemlos erstellen.

Viele Grüße,
Jürgen

 

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Jürgen Beck

Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified CRM Developer
Microsoft Certified Trainer

ComBeck IT Services & Business Solutions
Microsoft Gold Certified Partner
Microsoft Small Business Specialist

Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

http://www.combeck.de