Datenimport per CSV in die Entitäten Firma+Kontakte

Question

Hey

Ich habe das Problem das ich eine Excel Tabelle bekommen habe, welche ich 
ins CRM einspielen muss. Diese Excel Tabelle speicherte ich als CSV Datei ab.
Für das Einspielen der Daten nutzte ich den „Datenmigrations-Manager“ 
welcher mit Bestandteil des CRM ist. Das Einspielen ging auch (nach kleinen 
Änderungen an der Excel Tabelle sehr gut). 
Doch jetzt taucht ein Problem auf. In der Excel Tabelle befinden sich Daten 
für die Entitäten Firma und Kontakte. 
Wenn ich zuerst die Kontakte (per Datenmigration) einspiele kann ich beim 
Einspielen der Daten für die Entität Firma den einzelnen Firmen einen 
primären Kontakt zuordnen. Diese Zuordnung steht auch ordentlich im CRM. Aber 
umgedreht funktioniert es nicht (das heißt dem Kontakt ist keine 
übergeordnete Firma zugewiesen). Gibt es hier eine Möglichkeit (nicht 
manuell) den Kontakten eine „übergeordnete Firma“ zuweisen? Nicht manuell 
deswegen da es sich hier um 600 Datensätze handelt und ich Tage lang daran 
sitzen würde. 

Gehe ich den Weg umgedreht dann kann ich zwar den Kontakten eine 
übergeordnete Firma zuweisen aber ich bekomme keine Zuweisung von der Entität 
Firma (primärer Kontakt) zu Kontakt.

Gibt es vielleicht noch einem besseren Weg die Daten ins CRM zu improtieren?

Vielen Dank für Eure Hilfe
Stefan

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st

Answer 1

Hallo Stefan,

nach dem Import und der Zuweisung der Kontakte an die Firmen kannst du die zusätzliche Information des primären Kontaktes per normaler Importaktualisierung über "Extras"-"Import" ergänzen.

Hierzu muss in der Importdatei als erstes Feld die ID der zu aktualisierenden Firma stehen und in der Spaltenüberschrift der Wert "Firma", zumindest für die deutsche Version.
Im Feld für den Kontakt muss der Name des Kontaktes stehen. Dadurch wird er automatisch aufgelöst. Bei doppelten Namen muss man die Firma leider manuell zuweisen.

Viele Grüße,
Jürgen

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Jürgen Beck

Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified CRM Developer
Microsoft Certified Trainer

ComBeck IT Services & Business Solutions
Microsoft Gold Certified Partner
Microsoft Small Business Specialist

Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

http://www.combeck.de

Answer 2

Hallo Jürgen

Vielen Dank für Deine schnelle Antwort.

Aber was meinst Du mit normalem Import?

Was meinst Du genau mit ID der Firma (den Firmennamen oder die intere CRM Kennenung welche aus Zahlen besteht)?

Die zu Importierende Tabbel sieht ungefähr so aus:
"
Firma;Firma-Straße;Firma-Land;Kontakt in Firma; Kontakt-Email
A;      A-Straße;      Deutschland;Meier              ; [e-mail]
"

Wenn ich jetzt unsere interne CRM ID für die benötigten Firmen bräuchte dann ist das bei ca. 600Datensätzen sehr umfangreich.


Gibt es eigentlich auch noch eine einfache Möglichkeit all diese 600importierten Firmen automatisch auf eine Marketingliste zu schreiben?

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Viele Grüße Stefan

Answer 3

Den normalen Import erreichst du über Extras-Import.

Die ID ist die interne ID aus der Datenbank. An diese kommt man heran, indem man einen dynamischen Export durchführt und dort die ausgeblendete Spalte einblendet.
Jetzt kommt der eigentliche trickreiche Akt. Diese Liste muss nun durch eure Importdaten bzw. um den primären Kontakt ergänzt werden. Das sollte mit einer Excel-Formel einigermaßen erreicht werden. So kann man als eindeutiges Kriterium beispielsweise die Mailadresse verwenden und per SVERWEIS in Excel aufschlüsseln. Ansonsten reicht vielleicht aber auch schon der vollständige Name des Kontaktes bestehend aus Vor- und Nachname.

Sobald eine Exceldatei als csv exportiert in der Form vorliegt:

Firma;Primärer Kontakt
{2234-4536-34642346-2346};Hans Meier
{1234-2536-34642346-2346};Rolf Schmidt

... kann diese direkt importiert werden. Beim Import steht dann eine entsprechende Option bereit, dass die Firma nicht zusätzlich import, sondern nur ergänzt wird.

Viele Grüße,
Jürgen

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Jürgen Beck

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Answer 4

Vielen Dank

Wenn ich Dich jetzt richtig verstanden habe sollte ich wie folgt vorgehen.

1 in Excel eine Ansicht geenerieren von Firmen die keinen Primären Kontakt besitzen (dabei hoffen das es sehr wenige sind)
2 wie ganz oben beschrieben die die Datenimportieren
3 wie erstens
4 die Menge aus 1. von der Excel Tabelle aus 3. abziehen
5 Excel Tabelle so bearbeiten das Firma;Primärer Kontakt da steht
6 per normalen Import die Excel Tabelle wieder importieren

Sind hier meine Gedanken so richtig?

Ist eigentlich der normal Import irgendwo gut beschrieben? Vielleicht kann ich ja auch hierrüber die ursprünglichen CSV Dateien importieren (obwohl die Spalternüberschrieften nicht mit den dennen im CRM übereinstimmen und einige mit importiert werden (wie zB. WebCode welcher uns bei den Daten nicht interessiert)).

Hast Du eigentlich noch eine Idee wie ich das erzeugen einer Markteingliste automatisieren kann?

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Viele Grüße Stefan

Answer 5

Ja, im Prinzip ist alles richtig.

Hier gibt es einen schönes Artikel, der das Importieren demonstriert: http://blogs.msdn.com/crm/archive/2009/04/07/using-the-microsoft-dynamics-crm-4-0-import-wizard.aspx

Beim Import nicht die ID vergessen, sonst werden die Datensätze importiert und nicht aktualisiert.

Kannst du zum Erzeugen einer Markteingliste einen eigenen Thread erstellen? Sonst wird es zu unübersichtlich.

Viele Grüße,
Jürgen

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Jürgen Beck

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Answer 6

Hallo

Vielen Dank für die gute Hilfe und schön Ostern

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Viele Grüße Stefan