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PDFs an Access Datensätze dranhängen?

    Frage

  • Hallo,

    Wir benutzen zur Zeit eine einfache Access 2003 Datenbank um unsere Angebote an Kunden zu verwalten und ich möchte den Prozess etwas effizienter gestalten.

    Im Moment bekommt jedes Angebot über Access eine Nummer, ein paar Daten werden eingetippt, ein Bericht generiert ein Deckblatt und das ganze wird als Papier per Fax an den Kunden geschickt und dann abgeheftet.

    Ich möchte das gerne als PDF einscannen und irgendwie an den zugehörigen Datensatz im Access dranhängen. Sonst müssen wir immer das Papier suchen wenn der Kunde eine Frage hat.

    Geht sowas? Brauche ich dazu einen SQL Server oder speichere ich die PDFs im Dateisystem und verlinke irgendwie darauf? Fragen über Fragen Smile

    Danke für eure Hilfe.
    Sonntag, 25. November 2012 21:55

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  • Am 25.11.2012 schrieb Oliver_007:

    Ich möchte das gerne als PDF einscannen und irgendwie an den zugehörigen Datensatz im Access dranhängen. Sonst müssen wir immer das Papier suchen wenn der Kunde eine Frage hat.

    Geht sowas? Brauche ich dazu einen SQL Server oder speichere ich die PDFs im Dateisystem und verlinke irgendwie darauf? Fragen über Fragen Smile

    Angehängte Dateien brauchen sehr viel Platz. Besser kann das IMHO der SQL Server verwalten. Du kannst natürlich auch die Dateien im Dateisystem ablegen und den Pfad in Access verwalten/darstellen. Weitere Infos gibt es in der FAQ: http://www.donkarl.com?FAQ2.2

    Servus
    Winfried


    Connect2WSUS: http://www.grurili.de/tools/Connect2WSUS.exe
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    Sonntag, 25. November 2012 22:34
  • Ok, dann lege ich sie besser im Dateisystem ab. Sonst muss ich das ganze Ding irgendwie auf SQL Server portieren. Da fehlt mir das Know-How.

    Sonntag, 25. November 2012 22:51
  • Ok, dann lege ich sie besser im Dateisystem ab. Sonst muss ich das ganze Ding irgendwie auf SQL Server portieren. Da fehlt mir das Know-How.

    Hallo Oliver,

    wenn du dir einen PDF-Drucker einrichten kannst, dann kannst du das Ablegen der Dokumente als PDF auch automatisieren.

    Bericht auf dem PDF-Drucker ausgeben, evtl. umbenennen und im entsprechenden Verzeichnis ablegen. Anschließend zum Standarddrucker wechseln und auf Papier ausgeben.

    Siehe auch

    http://www.donkarl.com?FAQ5.17 (Bericht als PDF drucken)

    http://www.donkarl.com?FAQ5.1 (Drucker und Druckeinstellungen ändern)



    Viele Grüße Stefan

    Montag, 26. November 2012 10:41
  • Hallo Stefan,

    die Kundenanfragen kommen per Fax & Mail, darauf tragen wir dann unsere Preise ein und schicken das ganze mit einem aus Access generierten Deckblatt wieder zurück. Deswegen kann ich leider nicht direkt alles in PDF drucken, sondern habe immer noch das Dokument vom Kunden entweder als Papier oder Fax.

    Mein Plan ist jetzt, dass ich es nach dem wegfaxen einscanne und unsere Scansoftware die Datei dann automatisch mit der Angebotsnummer benennt (bei Kunden die es per Mail möchte, muss ich es ja eh einscannen). Dann kann ich mir ja in meinem Formular einen Button machen "PDF Datei zum Angebot anzeigen" und der sucht mir dann über diese Hyperlink-Funktion im Filesystem die passende Datei raus oder?
    Montag, 26. November 2012 11:15
  • Hallo Oliver,
    ich lese es so das auf dem Fax keine weiteren Informationen vorhanden sind, man könnte also statt dem Fax das was dem Zugrunde liegt, deinen MS-Access Report erneut anzeigen, dann mit dem Vermerk gefaxt am dd.mm.yyyy.
    Das mit dem Scannen und Mail erzeugen liest sich doch ehere so als ob hier etwas zu "verbessern" wäre.

    Grüße Alexander

    Montag, 26. November 2012 12:08
  • Hallo Alexander,

    ich habe mal ein Beispiel hochgeladen.

    Das hier ist unsere Access Erfassungsmaske
    http://img213.imageshack.us/img213/7646/20121126134754.jpg

    Und das ist das Angebot wie es dann an den Kunden rausgeht
    http://s7.directupload.net/file/d/3086/7zhkhge2_pdf.htm

    Die erste Seite ist das Deckblatt aus Access generiert und die zweite Seite ist das vom Kunden mit Preisen, Anmerkungen, Skizzen etc.

    Wenn ich mir jetzt im Access meine Wiedervorlage für den heutigen Tag anzeigen lasse (wo ich beim Kunden anrufe und nachhake), dann muss ich mir jeweils das Angebot auf Papier im Ordner raussuchen. Deswegen hätte ich es gern direkt irgendwie im Access verfügbar.

    Montag, 26. November 2012 12:59
  • Am 26.11.2012 schrieb Oliver_007:

    die Kundenanfragen kommen per Fax & Mail, darauf tragen wir dann unsere Preise ein und schicken das ganze mit einem aus Access generierten Deckblatt wieder zurück. Deswegen kann ich leider nicht direkt alles in PDF drucken, sondern habe immer noch das Dokument vom Kunden entweder als Papier oder Fax.Mein Plan ist jetzt, dass ich es nach dem wegfaxen einscanne und unsere Scansoftware die Datei dann automatisch mit der Angebotsnummer benennt (bei Kunden die es per Mail möchte, muss ich es ja eh einscannen). Dann kann ich mir ja in meinem Formular einen Button machen "PDF Datei zum Angebot anzeigen" und der sucht mir dann über diese Hyperlink-Funktion im Filesystem die passende Datei raus oder?

    Ja, das sollte so funktionieren. Sieht erstmal schwieriger aus als es
    ist.

    Servus
    Winfried


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    Montag, 26. November 2012 18:21
  • Ist es sehr aufwendig sowas auf einen SQL Server zu übertragen? Muss man das alles händisch machen oder gibts da Tools die das sauber migrieren können?
    Montag, 26. November 2012 21:10
  • Am 26.11.2012 schrieb Oliver_007:

    Ist es sehr aufwendig sowas auf einen SQL Server zu übertragen?

    Hmm, kommt drauf an wie groß das Projekt schon ist.

    Muss man das alles händisch machen oder gibts da Tools die das sauber migrieren können?

    Es gibt ein Tool von MS um ein Backend in den SQL Server zu migrieren.
    Mit dem Microsoft SQL Server Migration Assistant for Access v5.2
    kannst Du die Struktur vom Backend auf den SQL Server transferieren.
    http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=28763 Ich
    selbst habe noch nie damit gearbeitet, je nach Größe des Projektes
    könnte man bestimmt auch die Tabellen manuell anlegen.

    Servus
    Winfried


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    Montag, 26. November 2012 22:12
  • Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 26.11.2012 schrieb Oliver_007:

    Ist es sehr aufwendig sowas auf einen SQL Server zu übertragen?

    Prinzipiell nicht.

    Muss man das alles händisch machen oder gibts da Tools die das sauber migrieren können?

    Es gibt ein Tool von MS um ein Backend in den SQL Server zu migrieren.
    Mit dem Microsoft SQL Server Migration Assistant for Access v5.2
    kannst Du die Struktur vom Backend auf den SQL Server transferieren.

    Struktur und Daten ;-)

    @Oliver_007:

    Was das Projekt selbst angeht ist die Migration nach SQL Server allein
    wegen der PDFs sicher nicht erforderlich. Was du brauchst:

    - FileDialog um die PDFs einbinden zu koennen: http://www.dbdev.org/down15.htm
    Danach liegen die PDFs im Dateisystem, da wo sie von deinem Scanner
    gespeichert worden sind, und im Feld der Tabelle liegt der Pfad zur
    PDF-Datei.

    - Application.FollowHyperlink (siehe OH), um die PDFs anschliessend per
    Click oeffnen zu koennen.

    Wenn du aufgrund von Datenmengen zum SQL Server migrieren moechtest,
    spricht nichts dagegen. Die Entscheidung solltest du aber nicht von der
    Speicherung von Pfaden zu PDF-Dateien abhaengig machen.

    Gruss - Peter


    Mitglied im http://www.dbdev.org
    FAQ: http://www.donkarl.com

    Montag, 26. November 2012 22:49
    Moderator
  • Am 26.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 26.11.2012 schrieb Oliver_007:

    Muss man das alles händisch machen oder gibts da Tools die das sauber migrieren können?

    Es gibt ein Tool von MS um ein Backend in den SQL Server zu migrieren.
    Mit dem Microsoft SQL Server Migration Assistant for Access v5.2
    kannst Du die Struktur vom Backend auf den SQL Server transferieren.

    Struktur und Daten ;-)

    Natürlich. ;)

    Wenn du aufgrund von Datenmengen zum SQL Server migrieren moechtest,
    spricht nichts dagegen. Die Entscheidung solltest du aber nicht von der
    Speicherung von Pfaden zu PDF-Dateien abhaengig machen.

    Hast Du Erfahrungswerte bzw. Größenangaben einer SQL-Serverdatenbank,
    in der zig (hunderte) PDFs mit einer Größe von ~1MB (das nehme ich
    einfach so an) abgespeichert wurden? Da ich bei uns so etwas ähnliches
    gerade aufbaue, würde mich das interessieren.

    Servus
    Winfried


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    Montag, 26. November 2012 23:07
  • Hallo Winfried,

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 26.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:

    Wenn du aufgrund von Datenmengen zum SQL Server migrieren moechtest,
    spricht nichts dagegen. Die Entscheidung solltest du aber nicht von der
    Speicherung von Pfaden zu PDF-Dateien abhaengig machen.

    Hast Du Erfahrungswerte bzw. Größenangaben einer SQL-Serverdatenbank,
    in der zig (hunderte) PDFs mit einer Größe von ~1MB (das nehme ich
    einfach so an) abgespeichert wurden? Da ich bei uns so etwas ähnliches
    gerade aufbaue, würde mich das interessieren.

    Ich wuerde sowohl dem OP als auch dir abraten, die PDFs IN der DB zu
    speichern.
    Die Performance von allem, was per Hyperlink geoeffnet werden kann, haengt
    von der von HD/LAN/Server ab. Ich habe diverse Document Management Systeme
    auf Basis Access-FE / SQL BE, nach obigem Konzept geschrieben. Das Laden
    der Dokumente per FollowHyperlink ist nirgendwo ein Problem, sieht man von
    gelegentlichen Problemen mit Zugriffsrechten ab. ;-)
    Gruss - Peter


    Mitglied im http://www.dbdev.org
    FAQ: http://www.donkarl.com

    Dienstag, 27. November 2012 00:09
    Moderator
  • Am 27.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 26.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:

    Wenn du aufgrund von Datenmengen zum SQL Server migrieren moechtest,
    spricht nichts dagegen. Die Entscheidung solltest du aber nicht von der
    Speicherung von Pfaden zu PDF-Dateien abhaengig machen.

    Hast Du Erfahrungswerte bzw. Größenangaben einer SQL-Serverdatenbank,
    in der zig (hunderte) PDFs mit einer Größe von ~1MB (das nehme ich
    einfach so an) abgespeichert wurden? Da ich bei uns so etwas ähnliches
    gerade aufbaue, würde mich das interessieren.

    Ich wuerde sowohl dem OP als auch dir abraten, die PDFs IN der DB zu
    speichern.

    Es handelt sich dabei um PDFs, die nur zur zusätzlichen Information im
    SQL Server gespeichert werden. Ein zusätzliches Ablagesystem im
    Dateisystem spare ich mir damit. Welche Gründe gibt es noch dagegen?
    Performance ist mal keiner, zumindest ist das bei uns recht schnell.

    Die Performance von allem, was per Hyperlink geoeffnet werden kann, haengt
    von der von HD/LAN/Server ab. Ich habe diverse Document Management Systeme
    auf Basis Access-FE / SQL BE, nach obigem Konzept geschrieben. Das Laden
    der Dokumente per FollowHyperlink ist nirgendwo ein Problem, sieht man von
    gelegentlichen Problemen mit Zugriffsrechten ab. ;-)

    Das mit der Geschwindigkeit ist mir schon klar, so etwas habe ich auch
    im Einsatz, geht ruckzuck. Diesmal sollen die Dokumente aber nicht
    noch zusätzlich im Dateisystem gespeichert werden.

    Servus
    Winfried


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    Dienstag, 27. November 2012 06:13
  • Winfried Sonntag [MVP] wrote:
    Hast Du Erfahrungswerte bzw. Größenangaben einer SQL-Serverdatenbank, in der zig (hunderte) PDFs mit einer Größe von ~1MB (das nehme ich einfach so an) abgespeichert wurden?

    Hallo Winfried,

    in unserer Postgres-DB haben wir derzeit knapp 128.000 Dokumente (aller Art). Die Tabelle ist derzeit 49 GB groß. Das macht keine Probleme.


    Viele Grüße Stefan

    Dienstag, 27. November 2012 07:37
  • Hallo Winfried,

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 27.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:


    Ich wuerde sowohl dem OP als auch dir abraten, die PDFs IN der DB zu
    speichern.

    Es handelt sich dabei um PDFs, die nur zur zusätzlichen Information im
    SQL Server gespeichert werden. Ein zusätzliches Ablagesystem im
    Dateisystem spare ich mir damit. Welche Gründe gibt es noch dagegen?

    Unter Access siehe http://www.donkarl.com?FAQ2.2, ansonsen ist es eine
    Philosophiefrage. Welche Gruende gibt es dafuer?
    Dagegen wuerde sprechen, dass du zusaetzliche Schritte fuer das
    Ein-/Auslesen des PDF in/aus der Tabelle brauchst (welche verwendest du?).
    Stefans durchschnittliche PDF-Groesse liegt bei ~400kB/PDF, was fuer sich
    nicht viel ist, aber im Verhaeltnis zum Rest der Daten evtl. schon. Um die
    muss sich dann, wenn sie in der DB liegen, ebenfalls der Server kuemmern,
    also Sicherung von DB und Log, ggf. Indexierung, Restore, ...
    Aber wie gesagt, Philosophiefrage.

    Gruss - Peter


    Mitglied im http://www.dbdev.org
    FAQ: http://www.donkarl.com

    Dienstag, 27. November 2012 09:06
    Moderator
  • Am 27.11.2012 schrieb Stefan Wirrer:
    Hallo Stefan,

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Hast Du Erfahrungswerte bzw. Größenangaben einer SQL-Serverdatenbank, in der zig (hunderte) PDFs mit einer Größe von ~1MB (das nehme ich einfach so an) abgespeichert wurden?

    in unserer Postgres-DB haben wir derzeit knapp 128.000 Dokumente (aller Art). Die Tabelle ist derzeit 49 GB groß. Das macht keine Probleme.

    so viel werden wir nie zusammen bekommen. Danke für die Info, das
    hilft mir schon weiter. ;)

    Servus
    Winfried


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    Dienstag, 27. November 2012 17:44
  • Am 27.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:
    Hallo Peter,

    Winfried Sonntag [MVP] wrote:

    Am 27.11.2012 schrieb Peter Doering [MVP]:


    Ich wuerde sowohl dem OP als auch dir abraten, die PDFs IN der DB zu
    speichern.

    Es handelt sich dabei um PDFs, die nur zur zusätzlichen Information im
    SQL Server gespeichert werden. Ein zusätzliches Ablagesystem im
    Dateisystem spare ich mir damit. Welche Gründe gibt es noch dagegen?

    Unter Access siehe http://www.donkarl.com?FAQ2.2, ansonsen ist es eine
    Philosophiefrage. Welche Gruende gibt es dafuer? Dagegen wuerde sprechen, dass du zusaetzliche Schritte fuer das
    Ein-/Auslesen des PDF in/aus der Tabelle brauchst (welche verwendest du?).

    In Access per Drag and Drop ins Feld auf dem Formular ziehen. Es handelt sich dabei um Rechnungen von unseren Hard- und Softwarelieferanten. Wenn es 50 pro Jahr werden, ist es viel. Bei mehreren Hundert oder Tausend PDFs würde ich sie im Dateisystem abspeichern.

    Stefans durchschnittliche PDF-Groesse liegt bei ~400kB/PDF, was fuer sich
    nicht viel ist, aber im Verhaeltnis zum Rest der Daten evtl. schon. Um die
    muss sich dann, wenn sie in der DB liegen, ebenfalls der Server kuemmern,
    also Sicherung von DB und Log, ggf. Indexierung, Restore, ...

    Wenn es sich bei uns abzeichnen würde, dass die DB ins solche Größenordnung kommen würde, müssten wir sowieso auf den großen SQL Server umsteigen. Momentan tut es der SQL 2012 Express.

    Aber wie gesagt, Philosophiefrage.

    Jepp, das merke ich gerade. ;) Vielen Dank für die Ratschläge.

    Servus
    Winfried


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    Dienstag, 27. November 2012 22:29
  • Hallo Oliver
    In A2003 ist es IMO das beste, wenn Du das Deckblatt im Filesystem ablegst und dann im Formular, in dem Du den Kunden anzeigst, eine Schaltfläche vorsiehst, mit dem das eingelesene PDF angezeigt werden kann.
    In A2010 gibt's da einfachere Möglichkeiten, solche Dokumente direkt in der Datenbank abzulegen. In A2010 könntest Du statt einem Report gleich ein PDF erzeugen, dieses ablegen und dann als PDF ausdrucken. Auch die Anzeige des PDFs ist hier einfacher möglich. Es geht zwar auch in A2003, aber wohl etwas umständlicher.
    Nun noch die Frage, ob besser SQL Server oder Access: Ich bevorzuge den SQL Server. Gerade wenn Du in Access den Attachmets Datentypen benutzen würdest, dann wirst Du später Probleme haben, das auf den SQL Server zu migrieren, falls notwendig.
    IMO optimaler für Deine Zwecke dürfte nur ein Sharepoint Server sein. Dann noch eine kleine Access Web App. Damit braucht nicht jeder Access bei sich lokal installiert zu haben. Bedingt allerdings, dass ein Sharepoint Server neuerer Version (ab 2010 oder so) verfügbar ist und auch hier würdest Du wohl A2010 benötigen, um die Anwendung zu entwickeln.

    Gruss
    Henry
     On 26.11.2012 04:55, Oliver_007 wrote:

    Hallo,

    Wir benutzen zur Zeit eine einfache Access 2003 Datenbank um unsere
    Angebote an Kunden zu verwalten und ich möchte den Prozess etwas
    effizienter gestalten.

    Im Moment bekommt jedes Angebot über Access eine Nummer, ein paar Daten
    werden eingetippt, ein Bericht generiert ein Deckblatt und das ganze
    wird als Papier per Fax an den Kunden geschickt und dann abgeheftet.

    Ich möchte das gerne als PDF einscannen und irgendwie an den
    zugehörigen Datensatz im Access dranhängen. Sonst müssen wir immer das
    Papier suchen wenn der Kunde eine Frage hat.

    Geht sowas? Brauche ich dazu einen SQL Server oder speichere ich die
    PDFs im Dateisystem und verlinke irgendwie darauf? Fragen über Fragen
    Smile

    Danke für eure Hilfe.

    Mittwoch, 28. November 2012 00:59
  • Hallo Henry,

    an Sharepoint habe ich bisher nicht gedacht und auch Webapps sagen mir erstmal nichts. Wie könnte sowas denn aussehen bzw. welchen Vorteil hätte es?

    Ich überlege gerade ob wir nicht zum Business Contact Manager für Outlook 2010 wechseln sollen. Dort könnte ich recht einfach eMails, Notizen und Dateien an meinen Angebotsdatensatz anhängen. Als Datenbank benutzt er SQL Server 2008 Express glaube ich. Allerdings lässt er sich wahrscheinlich nicht so customizen wie ich es gerne hätte....

    Gruß, Oliver

    Mittwoch, 28. November 2012 06:07
  • Hallo Oliver

    "Oliver_007" schrieb im Newsbeitrag news:ec4626e5-3e5f-479b-944c-eadd044c557a@communitybridge.codeplex.com...

    an Sharepoint habe ich bisher nicht gedacht und auch Webapps sagen mir
    erstmal nichts. Wie könnte sowas denn aussehen bzw. welchen Vorteil
    hätte es?

    Mit Access 2007 hat MS begonnen, Access sehr nahe an Sharepoint anzubinden, sozusagen als 3. bevorzugte Datenquelle für Access Anwendungen nebst Jet und SQL Server. Das hat uns auch neue (nicht gerade optimale) Datentypen und Funktionalitäten gebracht (Attachment, Multivalue Field). Nun gut, wenn das alles schon da ist kann man sich natürlich nun überlegen - Sharepoint vorausgesetzt - dass man diese Funktionaltitäten auch braucht. Man erschwert sich damit allerdings den Weg, später auf SQL Server zu migrieren.

    Des weiteren hat MS nun auch für Access einen Server Teil vorgelegt. Damit lassen sich Access Anwendungen (ohne VBA allerdings, sondern mit Makros und sonst ein bisschen limitiert) auf einen Webserver hochladen und sich dann von dort sozusagen als Web Anwendungen laufen lassen. Das hat den Vorteil, dass der Benutzer eigentlich nur noch einen Browser braucht, um auf die Daten zuzugreifen, also kein Access mehr.

    Hier eine kleine Einführung, allerdings basierend auf Office 365:
    http://blogs.office.com/b/microsoft-access/archive/2012/07/30/get-started-with-access-2013.aspx

    Beide Lösungen bedingen allerdings neuere Versionen von Access. Mit 2003 bist Du da inzwischen ein Dynosaurier.

    Ich überlege gerade ob wir nicht zum Business Contact Manager für
    Outlook 2010 wechseln sollen.

    Ich kenne diesen nicht und weiss auch nicht, wo dieser die Daten ablegt. Könnte durchaus in einem SQL Server oder in einem Sharepoint Server sein, wobei letzterer intern die Daten ebenfalls in einem SQL Server verwaltet, die allerdings nicht von aussen vernünftig erreichbar, da diese in XML Strukturen abgelegt sind.

    Gruss
    Henry

    Donnerstag, 29. November 2012 03:56
  • Danke für die Informationen Henry. Vielleicht wäre das eine Option wenn wir mal auf Office 2010 oder 2013 upgraden.
    Donnerstag, 29. November 2012 06:08