Kontakte per CSV importieren (Anzeige unter Firmen -> Kontakte)

Question

Hallo!

Ich habe es geschafft, mit dem Datenimportwizard Kontakte zu importieren. Nur leider stehen diese Kontakte dann auf der obersten Ebene. Ich möchte, dass diese Kontakte nur innerhalb der entsprechenden Firma aufgelistet werden (also Klick auf Firma, dann dort auf Kontakte).
Wie kann ich das erreichen? In der CSV-Datei habe ich auch die Firmennummer.

Danke und Gruß
CSN22

Answer 1

Hallo CSN22,

mit der MS CRM Importfunktion müssen die Firmen und die Kontakte getrennt importiert werden. Zuerst am besten die Firmen und dann erst die Kontakte. Du musst die Daten in zwei Dateien aufteilen. Die Verknüpfung zwischen Kontakten und Firmen ist öfters eine Herausforderung. Ich habe bisher bei Firmen und Kontakten einen gemeinsamen Schlüssel in ein benutzerdefinertes Feld (new_Importid) importiert und dann die Verknüpfung über ein SQL Statement hergestellt.
Einige Details kannst du im folgenden Thread nachlesen: http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/80d3fd76-2440-46d9-a0d2-ce0550d89e48
Bitte beachten: Das direkte Schreiben in der Datenbank ist nicht supported und meistens auch problematisch. Ich mache es nur unter Schmerzen :-)

Es gibt auch die Option, eine Datei mit Firmen und Personendatei) in Leads einzulesen und dann mit der MS CRM-Standardfunktion die Leads in Firmen und Kontakte aufzuspalten.

Der folgende Thread beschreibt das Importvorgehen bei Leads:
http://social.msdn.microsoft.com/Forums/de-DE/crmgerman/thread/098eeefc-7016-49f4-83f7-98b94fbc8257

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Herzliche Grüße Markus Müller

Answer 2

@Markus Müller
Danke für die Infos und die Links!

Ich versuche gerade den "besten" Weg zu finden. In meinem Fall ist es so, dass die Firmen bereits alle (naja, ca. 95%) im CRM vorhanden sind und nur die Kontakte hinzugeladen werden sollen. Und damit es nicht so leicht wird:
- einige Kontakte sind schon drin, sollen aber aktualisiert werden
- einige Kontakte gibt es noch nicht und sollen erstellt werden

Mir scheint, dass mir hier nur der zuerst beschriebene Weg bleibt, oder? Ein kleiner Vorteil ist hier, dass ich mit dem Feld "Firmennummer" bereits über ein gemeinsames Feld verfüge (also "Firmennummer" als bereits bestehendes Feld in "Firma" und bei den angelieferten Kontakten ebenfalls als Firmennummer). Und dann müsste ich ja "nur noch" das Feld AccountId im Kontakt per SQL aktualisieren.

Meine Vorgehensweise wäre also wie folgt:
- noch fehlende Firmen einladen per CSV
- Kontakte per CSV einladen
- per SQL die AccountId im Kontakt setzen
- fertig????


Als Erschwernis wird noch folgendes hinzukommen: Einige Kontakte gibt es schon, und diese sollen aktualisiert werden. Wie wird CRM reagieren, wenn ich die Kontakte per CSV eingeladen habe, und die AccountId setzen möchte? In diesem Moment könnte es ja zu Duplikaten/doppelten Kontakten kommen?

Danke und Gruß
CSN22

Answer 3

@Markus Müller
Danke für die Infos und die Links!

Ich versuche gerade den "besten" Weg zu finden. In meinem Fall ist es so, dass die Firmen bereits alle (naja, ca. 95%) im CRM vorhanden sind und nur die Kontakte hinzugeladen werden sollen. Und damit es nicht so leicht wird:
- einige Kontakte sind schon drin, sollen aber aktualisiert werden
- einige Kontakte gibt es noch nicht und sollen erstellt werden

Mir scheint, dass mir hier nur der zuerst beschriebene Weg bleibt, oder? Ein kleiner Vorteil ist hier, dass ich mit dem Feld "Firmennummer" bereits über ein gemeinsames Feld verfüge (also "Firmennummer" als bereits bestehendes Feld in "Firma" und bei den angelieferten Kontakten ebenfalls als Firmennummer). Und dann müsste ich ja "nur noch" das Feld AccountId im Kontakt per SQL aktualisieren.

Meine Vorgehensweise wäre also wie folgt:
- noch fehlende Firmen einladen per CSV
- Kontakte per CSV einladen
- per SQL die AccountId im Kontakt setzen
- fertig????


Als Erschwernis wird noch folgendes hinzukommen: Einige Kontakte gibt es schon, und diese sollen aktualisiert werden. Wie wird CRM reagieren, wenn ich die Kontakte per CSV eingeladen habe, und die AccountId setzen möchte? In diesem Moment könnte es ja zu Duplikaten/doppelten Kontakten kommen?

Danke und Gruß
CSN22

Answer 4

Hallo,

die Dubletten die beim Import der Kontakte entstehen können, kannst du per Duplikaterkennungsregeln behandeln. Dies bietet dir auch gleich die Möglichkeit die Kontakte zu aktualisieren (durch das Zusammenführen des bestehenden und des neuen Kontakts)

Wenn die Kontakte alle importiert sind, kannst du per SQL den Lookup AccountId in den Kontakten auf die ID der jeweiligen Firma setzen.

Answer 5

@ckeller
Danke! Nun bin ich hoffentlich gut gerüstet :)

Answer 6

Das Aktualisieren bzw. Ergänzen von vorhandenen Daten geht auch über Standardfunktionen.  Das CRM muss dazu die Datenstruktur erkennen und eine automatische Verknüpfung anbieten. Das ist möglich, wenn die GUID in der ersten Spalte steht und die Feldname exakt den Labels der Attribute entsprechen.

Ich würde zuerst mit dynamische Exceldateinen die relevanten Inhalte (Alles ?) aus den Tabellen Firma bzw. Kontakt in zwei Exceldateien exportieren. In den XLS-Dateien ist die letzte Spalte die GUID mit Breite 0 (Zero) und damit nicht sichtbar. Durch optimale Spaltenbreite sieht man aber den Eintrag.

Statt mit den Doublettenregeln bevorzuge ich es, in dem Fall mit Excel zu jonglieren :-) Diese exportierten Inhalte bringe ich dann in einem neuen Excelsheet mit den anderen vorhandenen Daten in Verbindung. Das kann über eine Excelfunktion (z.B. VERWEIS oder SVERWEIS) geschehen, über die man zwei Spalten/Datenbereich auf Identität vergleichen kann. Daraus kann man dann ableiten, bei welchen Datensätze ein Update möglich ist. Was nicht verknüpft werden konnte, das muss dann neu importiert werden. Zum Schluß sollte man dann jeweils für Firmen und Personen eine CSV-Datei für Update und eine weitere für Neuanlage erhalten.

Für das Update muß man die Tabellen so umstricken, das die automatische Verknüpfung möglich wird. Nachdem so im CRM die Firmen und Kontakte überarbeitet/ergänzt sind, dann ist  zum Schluß "nur noch" das Feld AccountId im Kontakt per SQL zu aktualisieren.

---

Herzliche Grüße Markus Müller

Answer 7

Das mit Excel hört sich gut an. Dieser Weg erscheint mir plausibel.

Aber ich habe nun doch noch eine Folgefrage:
Ich habe den Test mit einem Kontakt durchgeführt. Also:
- Datenzuordnung erstellt
- Daten importiert
Wunderbar, Kontakt war im CRM vorhanden. Dann per SQL Server Management Studio den entsprechenden SQL-Befehl abgesetzt. Auch prima, nun hatte der Kontakt die übergeordnete Firma eingetragen. Der Kontakt wird nun auch in den Kontakten der Firma angezeigt. Bis hierhin alles prima.

Nun wird der Kontakt aber weiterhin auch unter "Kontakte" (also auf der obersten Ebene, unabhängig von der Firma) angezeigt. Wie kann man das verhindern? Wenn ich den Kontakt hier lösche, ist er auch bei der Firma nicht mehr vorhanden ...

Answer 8

Hallo,

das ist das Verhalten der Standardansicht. Hier werden alle aktiven Kontakte angezeigt, unabhängig von ihrer Zuordnung.

Wenn du willst dass nur die Kontakte angezeigt werden, die keiner Firma zugeordnet sind, musst du eine neue Ansicht erstellen die einen entsprechenden Filter enthält. Diese kannst du bei Bedarf auch als Standardansicht hinterlegen.

Answer 9

@ckeller
Das überrascht mich ein wenig. Die Firmen + Kontakte, welche wir von CRM 1.2 über 3.0 nach 4.0 übernommen haben, werden nur innerhalb der Firmen aufgelistet. Die reine Kontaktseite ist komplett leer. Daher wunderte es micht, dass die Kontakte auch nach der Zuordnung zur Firma weiterhin in Kontakte gelistet sind. Aber das Verhalten kann natürlich auch an der Übernahme der Daten liegen.
Das mit der neuen Ansicht werde ich wohl mal probieren. Danke!

Answer 10

Hallo,

in der Standardsicht der Kontakte (Meine Kontakte) werden alle aktiven Kontakte des aktuellen Benutzers angezeigt.
Wenn in der Sicht die Daten der aus CRM 3 übernommenen Kontakte nicht angezeigt werden, dann bist du nicht der Besitzer dieser Datensätze.

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Viele Grüße

Michael Sulz
axcentro GmbH
MVP für Microsoft Dynamics CRM

Answer 11

@Michael Sulz
ja, das leuchtet ein. Danke