MS CRM 4.0 und Datenschutz (Datenexport nach Excel)

Question

 

Hallo zusammen,

im CRM 4.0 gibt es leider unter den Rollen nur die Möglichkeit das Exportieren nach Excel Nutzern zu zulassen bzw. es einzuschränken.   Dies macht es aus Datenschutzgründen   Administratoren schwierig allen Nutzern gerecht zu werden da viele ja zum Beispiel einen Report   oder ihre Verkaufschancen in Excel exportieren möchten.

Es gibt bestimmt die Möglichkeit über die ICV die Menüleiste so anzupassen (ausblenden des Excel-Buttons) das der Nutzer nur seine Daten exportieren   kann aber was macht man mit Berichten??

Wie handhabt ihr das Problem das ein Nutzer der nach Excel exportieren darf, theoretisch   alle Unternehmenswichtige Daten in den Händen halten kann, was Datenschutztechnisch sehr bedenklich ist.

Danke & Gruß

Patrick Jähne

Answer 1

Hallo Patrick,

ein Benutzer kann nur die Daten nach Excel exportieren oder in einem CRM-Bericht sehen, für die mindestens das Recht lesen besitzt, alle anderen Daten kann er nicht exportieren.

Wenn ihr also erreichen wollt, das er nur seine Daten exportieren darf, würde ich die Rechte so einstellen, das er nur noch seine eigenen Datensätze sehen darf.

Alternativ könnt ihr natürlich auch Reports erstellen, die nur die eigenen Datensätze anzeigen.

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Viele Grüße Michael Sulz

Answer 2

Danke erst einmal für die Antwort!

...würde ich die Rechte so einstellen, das er nur noch seine eigenen Datensätze sehen darf.

Das macht aus meiner Sicht keinen Sinn da der Nutzer ja dann auch zum Beispiel nicht die Firmen & Kontakte der Kollegen sehen kann. Was dann wieder zu evtl. Dubletten im System   führen kann.   Problem ist, er kann diese Kontakte aber exportieren wenn er die Berechtigung hat.

 

Dank & Gruß

Patrick

Answer 3

Hallo Patrick,

wie bereits Michael sagte, können die Anwender über Excel und Reports garantiert nur die Daten sehen, auf die die Anwender Lese-Berechtigung haben.

Wenn es euch darum geht, dass Anwender keinerlei Möglichkeiten haben sollen, die Daten exportieren zu können, um diese beispielsweise zu verkaufen o.ä. muss ich dich leider enttäuschen. Man kann zwar den Export per Excel oder per Report abschalten, aber eine wirkliche Sicherheit ist das nicht, da man sich "nur" jemanden besorgen muss, der sich auskennt und die Daten direkt vom Webdienst abzieht, was man als Recht nicht beeinflussen kann.

Das Auschalten des Excel-Buttons funktioniert übrigens über das entsprechende Recht in der Benutzerrolle und nicht per ISV.Config. Das deaktivieren eines Reports funktioniert ebenso über die Berechtigungen des Reports. So kann man Reports so wie bei normalen Datensätzen auch, vom Besitzer des Reports abhängig ein- und ausschalten.

Viele Grüße,
Jürgen

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Jürgen Beck

Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified CRM Developer
Microsoft Certified Trainer

ComBeck IT Services & Business Solutions
Microsoft Gold Certified Partner
Microsoft Small Business Specialist

Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

http://www.combeck.de

Answer 4

Hallo Patrick,

du kannst einem Benutzer aber nicht das Recht geben, nur seine eigenen Datensätze zu exportieren. Deshalb der Hinweis auf einen Report, den du genau so einschränken kanst, das nur die eigenen Datensätze des Benutzers angezeigt werden.

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Viele Grüße Michael Sulz

Answer 5

Danke an euch,

werd wohl damit leben müßen das man den Export von Datensätzen nicht näher definieren kann.

@Michael Sulz - das mit den Reports ist zwar gut aber ich kann ja auch nicht sagen, der Nutzer darf nur Reports exportiern und somit hilft mir das leider nicht weiter da der Nutzer auch die Kontakte von andern Nutzern in den Ansichten sieht und dort ggf. exportieren könnte.

Naja, vielleicht wird bei der Version 5.0 der Datenschutz etwas mehr berücksichtigt denn ich finde das sehr kritisch!

Danke & Gruß
Patrick