Wie am besten Wiedervorlage zur Angebotsnachverfolgung realisieren?

Question

Hallo,

ich habe eine Frage zur Wiedervorlage. Bisher läuft das alles bei uns auf Papier mit Hängeregister nach Datum sortiert. Pro Angebot wird im Schnitt ca. 4-5x telefoniert und das jeweilige Ergebnis und ggf. neue Wiedervorlage auf einem ans Angebot gehefteten Begleitzettel festgehalten.

Wie setzt man sowas am einfachstem im CRM 2011 um? Kalenderintegration mit irgendwelchen Erinnerungen muss nicht zwingend sein. Eine nach dem Datum sortierte Ansicht der Angebote und ein entsprechender Bericht würde als Ergebnis vorerst ausreichen.

Würde das gehen, wenn ich einfach im Angebot ein Datumsfeld "Wiedervorlage am" definiere? Notizfeld ist ja schon vorhanden. Oder ist es klüger das irgendwie über Aufgaben o.ä. zu regeln?

Viele Grüße

Oliver

Answer 1

Hallo Oliver,

natürlich geht das einfach auch über ein neues Feld im Angebot, ich würde aber immer pro Angebot eine Telefonaktivität erstellen und bei der die Wiedervorlage eintragen. Dann müssen die Benutzer nur in die Übersicht der Aktivitäten gehen und sehen sofort, bei welchem Angebot aktuell nachgefragt werden sollte.

Was dann in dem Telefonat besprochen wurde, würde ich in dieser Telefonaktivität erfassen und wenn dann in z.B. 154 Tagen wieder nachgefasst werden soll, würde ich einfach das Wiedervorlagedatum dieser Aktivität auf den Termin in 14 Tagen setzen.

So haben alle in nur einer Aktivität die Informationen, was bereits mit dem Kunden besprochen wurde und es gibt eine sehr einfache und klare Übersicht, was noch zu tun ist.

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Viele Grüße

Michael Sulz
MVP für Microsoft Dynamics CRM
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Answer 2

Hallo Oliver,

wie es Michael beschreibt kann man vorgehen, es gibt auch gute Gründe die Telefonaktivität jedes Mal zu schließen und eine neue Telefonaktivität zu planen.

z.B. Wenn ihr auswerten wollt wie oft angerufen wurde, wer wie lange telefoniert hat usw. so kommt das Controlling an interessante Informationen um die Prozesse zu verbessern.

Grüße

Thomas

Answer 3

Sehe es wie Thomas, die Telefon-Aktivität sollte geschlossen werden, sobald erledigt. O.g. Gründe sprechen auch dafür sich die "Mühe" mit dem Erstellen einer Telefon-Aktivität zu machen, anstatt einfach nur eine Notiz am Angebot zu hinterlegen.

mehrere Möglichkeiten:

- wie schon gesagt, Feld Wiedervorlage am Angebot

- eine neue Aktivitäts-Entität "Review", die an das Angebot gehängt wird
   - hier kann man sich dann aussuchen, ob man nur eine pro Angebot und Benutzer anlegt und fortführt (=Datum immer wieder neu setzen) oder für jedes neuerliche Review eine neue Review-Aktivität erstellt, die andere automatisch per Workflow schließen lässt
   - Reviews für verschiedene Benutzer werden damit möglich (für den Bearbeiter/Besitzer + für den Vorgesetzten + für die Geschäftsführung

- Telefon-Aktivität so anpassen, dass ein Review-Feld eingeblendet wird (nur wenn Bezug = Angebot, dieses Formular evtl. auch nur für bestimmte Teams verfügbar machen)
   - hat den Vorteil, dass die Bearbeiter sich nur mit der Telefon-Aktivität umherschlagen müssen, nicht mehrere Fenster/Tabs offen haben
   - das Datum aus dem Telefonat per Workflow am Lead speichern, damit sich die geforderte sortierte Ansicht/Liste ergibt
   - Telefon-Aktivität können dann immer geschlossen werden und sobald Review erreicht, wird eine neue erstellt

Answer 4

Hallo Oliver,

der Vorteil über die Telefonaktivität zu gehen ist auch, dass du ggflls. eine Integration in Outlook als terminierte Aufgabe hast und dadurch auch an ein Gespräch erinnert wirst.

Viele Grüße,
Jürgen

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Jürgen Beck

Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified CRM Developer
Microsoft Certified Trainer

ComBeck IT Services & Business Solutions
Microsoft Gold Certified Partner
Microsoft Small Business Specialist

Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

http://www.combeck.de