CRM 2011 - Emails in CRM verfolgen

Question

Hallo,

wir verwenden MS Dynamics CRM 2011 / Rollup 13. Client: Win 7 mit Outlook 2010 32 Bit und der CRMOutlookClientx86.

Die Sicherheitsrolle meines Users hat "Outlokk Sync" aktiviert. Mein User ist einem Team zugoerdnet.

Wenn ich eine nun eine Mail aus Outlook versende und vorher als "Nachverfolgen" kennzeichne, erhalte ich den Hinweis, das Team verfüge nicht über genügend Rechte. Geb ich dem Team die Rechte (OutlookSync), funktioniert es. Nehme ich meinen User aus dem Team heraus, kann ich zwar verfolgen, aber später die Mail nicht anzeigen ("im CRM anzeigen"). Es ist auch ein Unterschied, ob ich die Mail nur an mich sende oder an einen Kollegen - sende ich sie zu mir, Fehlermeldung. Zu einem Kollegen: klappt manchmal (die Verfolgung im CRM).

Ich dachte bisher, die Rollen seien additiv. Nicht jedes Mitglied soll sich mit Outlook synchronisieren. Ich habe in einigen Foren Aussagen / Hilfen zu Teilen dieses Problems gefunden, aber kein wirkliches Bild zusammenbekommen. 

Resultierende Frage: worauf muss ich achten, damit ein User, der Mitglied eines Teams ist, alle Mails, die er für erforderlich hält, im CRM verfolgen kann?

Danke für Hinweise,

viele Grüße, Heinz Lippling

   

Answer 1

Hallo Heinz,

ich vermute mal, dass irgendetwas mit deinen Rechten noch nicht richtig "passt". Für die Aktion, die du vorhast (also das Nachverfolgen einer E-Mail) sind mehrere Rechte notwendig: Dazu gehören auch "Leserechte auf die Aktivität" und "Anfügen an für die Aktivität" und "Anfügen für die Kontakte/Firmen/Benutzer", denen die E-Mail zugeordnet werden soll.

Ich hoffe das hilft dir schon mal ein wenig weiter. Im Zweifel hilft das Tracing um genau das fehlende Recht zu bestimmen.

Schöne Grüße,

Nils Frohloff

Answer 2

Hallo Nils,

die Rechte sind es offenbar nicht, alles vorhanden. Es betrifft mich auch nur, wenn ich eine Mail aus meinem Outlook Postfach, die ich z.B. von einem Kollegen empfangen habe, nachträglich ins CRM "schicken" will. Dann erhalte ich die Meldung:

"Das ausgewählte Team verfügt nicht über ausreichende Rechte für diese Aktion. Weisen Sie dem Team ..."
(entweder als weißes x auf rotem Grund oder als gelbes Dreieck mit schwarzem Ausrufezeichen)

Welches Team? Als Adressaten stehen der Kollege und ich in der Mail, aber kein Team. Wir sond allerdings im CRM Teams zugewiesen. Und diese haben zur Zeit keine Rechte. Wenn Rechte allerdings additiv sind, müsste es doch reichen, wenn ich die Rechte habe.

Wir haben probeweise einem Team lediglich das Recht: "mit Outlook synchronisieren" gewährt. Dann funktioniert es. Es soll aber nicht jedes Teammitgliid synchronisieren können ...

Noch eine Idee? Es hat "früher" mal funktioniert. Kann es am letzten Rollup liegen?

Danke und Grüße, Heinz

Answer 3

Unser Thema ist gelöst:

Es gab eine Teamwarteschlange, in der meine persönliche Email-Adresse als Wartenschlangen-Email eingetragen war. Wenn ich mir aus Outlook testweise eine Mail geschickt habe und diese zur Nachverfolgung markierte, hat CRM versucht, jeden/s im CRM mit meiner Emailadresse versehene Team oder User mit dieser Email zu synchronisieren. Da das Team keine Rechte besaß, wurde der gesamte Vorgang abgebrochen mit der entsprechenden Fehlermeldung. Nach Änderung der email Adresse in der Entität Team hatte sich das Thema erledigt.

Zu beachten: wer Teams mit einer Warteschlange / email ausstattet, sollte sich bewusst sein, dass dieses Team dann wie ein User Rechte benötigt, um bei Bedarf Mails mit Outlook synchronisieren zu können.

Viele Grüße, Heinz    

Answer 4

Hallo Heinz,

vielen Dank für die Rückmeldung :-)

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Viele Grüße

Michael Sulz
MVP für Microsoft Dynamics CRM
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