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Externe Daten im CRM erfassen

    Frage

  • Hallo,

    ich bin relativer Neuling in CRM und das System soll in erster Linie zu Infozwecken was unsere Kunden anbetrifft eingesetzt werden. Als Rechnungsprogramm setzen wir Lexware ein. Nun meine Frage: Ich möchte gerne die jeweiligen Rechnungs- und Artikelpositionen unserer Kunden im CRM erfassen um einen besseren Überblick der Umsätze zu haben, da die Rechnungen in Lexware oft über unsere verschiedenen Vertriebspartner laufen und nicht sofort ersichtlich ist welcher Endkunde welche Ware bekommen hat und welchen Umsatz er gemacht hat. Die Erfassung kann auch manuell erfolgen da bereits eine Auswertung über Excel erfolgt ist. Aber...wo gebe ich diese Daten am besten ein? Im Rechnungs-Modul macht mir das keinen Sinn weil dort die Artikelpositionen nicht gut ersichtlich sind. Ich hoffe ich konnte mein Anliegen verständlich machen, danke schon mal für hilfreiche Antworten :-)

    Gruß

    Oliver

    Donnerstag, 11. April 2013 10:08

Antworten

  • Hallo Oliver,

    wieso sind die Rechnungspositionen in den Rechnungen nicht ersichtlich?

    Wie diese in der Entität bzw. auf den Formularen angezeigt werden, kannst du doch nach deinen Wünschen anpassen.

    Ich würde sie nicht so schnell aus dem Rennen werfen, da sie auch viele Funktionen bieten, die oft gewünscht werden.

    Die Frage ist eigentlich viel mehr, ob ihr diese Funktionen auch benötigt.

    Wenn ihr nur Rechnungsköpfe und Positionen mit Preisen erfassen wollt, ohne weitere Funktionen wie Preislisten, Rabattliste, Währungen etc. geht das ganz natürlich auch über eigene Entitäten.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
    Website XING LinkedIn Facebook Twitter

    Donnerstag, 11. April 2013 13:18
    Moderator
  • Hallo Oliver,

    ich gehe mal davon aus, dir geht es nicht darum, die Rechnungsdaten automatisiert aus Lexware in das CRM zu importieren, das wird so im Standard wohl nur mit einer Programmierung gehen. Grundsätzlich würde ich dir das aber schon empfehlen, da Medienbrüche und doppelte Eingaben gerne zu Fehleingaben und Abweichungen führen.

    Was die manuelle Dateneingabe angeht, wird man schnell feststellen, dass das Rechnungsmodul von CRM tatsächlich eher aus in der Praxis automatisiert gefüllt wird, um Daten aus anderen System anzuzeigen, da dieser Bereich für eine Datenerfassung meist im Standard etwas umständlich ist. Insofern hat man hier, wenn man wirkliche eine Datenerfassung durchführen möchte, meist ein paar Automatisierungen eingebaut, um diese dort zu erleichtern. Also beispielsweise eine automatische Steuerberechnung und eine Eingabe auf Listenebene.

    Wenn tatsächlich aber nur eher wenig einzugeben ist und die eher umständliche Eingabe im Standard nicht so schlimm ist, kann man aber grundsätzlich mit dem bestehenden Datenmodell Rechnungen und Rechnungspositionen vollständig erfassen. Du erstellst also einfach eine neue Rechnung (entweder über die Hauptseite oder direkt beim Kunden) und nach dem Abspeichern der Rechnung fügst du einzelne Rechnungspositionen hinzu. Wobei du hier im Normalfall jeden Artikel vorher anlegen solltest, um ihn in der Rechnungsposition hinzuzufügen. Man kann zwar auch irgendeinen Text als Artikeltext erfassen. Dann funktioniert das aber später bei den Auswertungen nicht so gut.

    Hier gibt es übrigens eine recht umfassende Dokumentation zum Produktkatalog, zwar leider auf Englisch, aber vielleicht dennoch ganz hilfreich:
    http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg327997.aspx

    Außerdem ist das deutschsprachige Ressourcencenter ein guter Anlaufpunkt:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/search/results2.aspx?st=Rechnungen&loc=de_de

    Auch möchte ich dir ein Überblicks-Video zum Thema nicht vorenthalten:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/2011/de-de/on-prem/5.0/vid_qoi.aspx

    Zum Thema Produktkatalog bekommst du hier eine gute Übersicht:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/regcont/de_de/op/articles/productcatalogdiagram.aspx

    Hilfe zur Erstellung einer Rechnung:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/regcont/de_de/op/help/ui_sf_invoice_list.htm

    Ich hoffe, das war einigermaßen hilfreich?

    Viele Grüße,
    Jürgen


    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de

    Donnerstag, 11. April 2013 14:08
    Moderator

Alle Antworten

  • Hallo Oliver,

    wieso sind die Rechnungspositionen in den Rechnungen nicht ersichtlich?

    Wie diese in der Entität bzw. auf den Formularen angezeigt werden, kannst du doch nach deinen Wünschen anpassen.

    Ich würde sie nicht so schnell aus dem Rennen werfen, da sie auch viele Funktionen bieten, die oft gewünscht werden.

    Die Frage ist eigentlich viel mehr, ob ihr diese Funktionen auch benötigt.

    Wenn ihr nur Rechnungsköpfe und Positionen mit Preisen erfassen wollt, ohne weitere Funktionen wie Preislisten, Rabattliste, Währungen etc. geht das ganz natürlich auch über eigene Entitäten.


    Viele Grüße

    Michael Sulz
    MVP für Microsoft Dynamics CRM
    Blog
    Website XING LinkedIn Facebook Twitter

    Donnerstag, 11. April 2013 13:18
    Moderator
  • Hallo Oliver,

    ich gehe mal davon aus, dir geht es nicht darum, die Rechnungsdaten automatisiert aus Lexware in das CRM zu importieren, das wird so im Standard wohl nur mit einer Programmierung gehen. Grundsätzlich würde ich dir das aber schon empfehlen, da Medienbrüche und doppelte Eingaben gerne zu Fehleingaben und Abweichungen führen.

    Was die manuelle Dateneingabe angeht, wird man schnell feststellen, dass das Rechnungsmodul von CRM tatsächlich eher aus in der Praxis automatisiert gefüllt wird, um Daten aus anderen System anzuzeigen, da dieser Bereich für eine Datenerfassung meist im Standard etwas umständlich ist. Insofern hat man hier, wenn man wirkliche eine Datenerfassung durchführen möchte, meist ein paar Automatisierungen eingebaut, um diese dort zu erleichtern. Also beispielsweise eine automatische Steuerberechnung und eine Eingabe auf Listenebene.

    Wenn tatsächlich aber nur eher wenig einzugeben ist und die eher umständliche Eingabe im Standard nicht so schlimm ist, kann man aber grundsätzlich mit dem bestehenden Datenmodell Rechnungen und Rechnungspositionen vollständig erfassen. Du erstellst also einfach eine neue Rechnung (entweder über die Hauptseite oder direkt beim Kunden) und nach dem Abspeichern der Rechnung fügst du einzelne Rechnungspositionen hinzu. Wobei du hier im Normalfall jeden Artikel vorher anlegen solltest, um ihn in der Rechnungsposition hinzuzufügen. Man kann zwar auch irgendeinen Text als Artikeltext erfassen. Dann funktioniert das aber später bei den Auswertungen nicht so gut.

    Hier gibt es übrigens eine recht umfassende Dokumentation zum Produktkatalog, zwar leider auf Englisch, aber vielleicht dennoch ganz hilfreich:
    http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg327997.aspx

    Außerdem ist das deutschsprachige Ressourcencenter ein guter Anlaufpunkt:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/search/results2.aspx?st=Rechnungen&loc=de_de

    Auch möchte ich dir ein Überblicks-Video zum Thema nicht vorenthalten:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/2011/de-de/on-prem/5.0/vid_qoi.aspx

    Zum Thema Produktkatalog bekommst du hier eine gute Übersicht:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/regcont/de_de/op/articles/productcatalogdiagram.aspx

    Hilfe zur Erstellung einer Rechnung:
    http://rc.crm.dynamics.com/rc/regcont/de_de/op/help/ui_sf_invoice_list.htm

    Ich hoffe, das war einigermaßen hilfreich?

    Viele Grüße,
    Jürgen


    Jürgen Beck

    Dipl. Kfm./Wirtschaftsinformatik
    MVP, MCSD.NET, MCITP DBA, MCDBA, MCSE
    Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
    Microsoft Certified CRM Developer
    Microsoft Certified Trainer

    ComBeck IT Services & Business Solutions
    Microsoft Gold Certified Partner
    Microsoft Small Business Specialist

    Developing & Supporting Business Applications from small business to big enterprises covering scores of sectors

    http://www.combeck.de

    Donnerstag, 11. April 2013 14:08
    Moderator
  • Hallo Michael und Jürgen

    vielen Dank für eure Antworten, ich werde mich mal durch die Links hangeln und dann mal ausprobieren was so alles geht. Grundsätzlich hört sich das plausibel an, ich werde mal schauen was für unsere Bedürfnisse am besten funktioniert. Ggf. melde ich mich nochmal :-)

    Schöne Grüße

    Oliver

    Donnerstag, 11. April 2013 15:07