Modification automatique du nom d'un document en fonction de ses métadonnées

Question

Bonjour,

je désirerai dans une liste de documents faire une modification automatique du nom de chaque document uploadé afin d'avoir une pseudo-normalistion au niveau de mes documents.

Je m'explique :

j'ai 4 colonnes de métadonnées

Name (par défaut)

Titre

Pays

ID (par défaut)

Je voudrait qu'à chaque upload de document j'ai quelque chose qui me concatène "Préfixe Fixe"+"Pays"+"titre"+"ID" et me le pousse automatiquement dans le nom du document.

Premier soucis: quand je fais ça dans une colone calculée, je ne peux pas le pousser sans un workflow et quand je modifie un document, l'ID disparait mysterieusement de ma concaténation. Je suis obligé de modifier la colonne de l'ID pour qu'il me regénère tout.

Second soucis, j'ai pensé faire ça avec un workflow directement mais je n'ai pas l'impression qu'il soit possible de faire des concaténation et je n'ai pas vraiment compris comment fonctionnent les variables.

Autre solution : ajouter une colonne calculée qui fait la concaténation + workflow qui renomme mais j'ai peur que ça soit très lourd pour les grosse librairies.

Cordialement

Answer 1

Bonjour,


Lorsque vous dites Wokflow, est-ce avec SharePoint Designer? 
Vous devez pouvoir faire ce genre de concaténation avec un workflow dans SharePoint Designer.


Merci,
Cordialement
Matt

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Matthieu GAL

Answer 2

Thanassos,

Bonsoir, J'ai eu le même cas aujourd'hui.. et ceci est fesable avec SharePoint Designer ..  Voici un lien qui vous expliquera comment travailler avec les variables:

http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/use-variables-in-workflows-HA010240415.aspx

Moi j'opterais personellement pour la solutions C: Une colonne calculé, qui fait le travaille pour vous, et qui n'est pas visible pour l'end user, et avec un simple workflow, vous faites dans STEP 1 de designer ..

• check out
• set name to [CALCVALUE]
• check in
• update

Bonne chance, Gokan

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Founder of SharePoint CookBook: http://www.GokanOzcifci.be
Microsoft Certified Technology Specialist: SharePoint 2010, Configuring
Microsoft Certified Personal

Answer 3

Merci Gokan.

c'est effectivement ce que j'ai fait avec le système de check out / in

à la différence que j'ai utilisé les variables ce qui m'évite l'utilisation d'une colonne supplémentaire.

Seul soucis :

Quand je fais un set il m'incrémente obligatoirement d'une version mon document(or notre gestion de version est relativement stricte)

Question : à quoi sert l'update?

Cordialement

Answer 4

Thanassos,

Effectivement le moindre "ajout, suppression, .. " va incrémenter votre version de votre document.. Y'a pas photo à ça ..

Il vous faut, alors via le même worflow, désactiver "le versionning" faire les modifications puis "réactiver le versionnoning" ..

• Disable versionning
• check out
• set name to [calcvalue]
• check in
• update
• enable versionning

Le update sert comme un "F5" sur ta page et te permets de directement visualiser les changements ..

C'est fort fesable, car j'ai regardez un peux sur le net, tuto, commencez par regardez ce forum Technet How to Disable versionning Workflow

Bonne chance, Gokan

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Founder of SharePoint CookBook: http://www.GokanOzcifci.be
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Microsoft Certified Personal

Answer 5

Merci pour cette réponse.

Je testerai ça dès que j'aurai récupéré mes serveurs en ligne.

Mais petit soucis, je pense que la désacrtivation du versionning doit se faire avec des droits d'administrateur, il faudrait donc que je fasse ça avec une phase en impersonnation.

Answer 6

Bonjour,

après étude du lien que vous m'avez fourni, la réponse au problème qui a été posé est complètement différente de mon problème : le persionne lui explique comment désactiver le versioning du workflow et non du document.

Par la suite j'ai cherché à désactiver le versioning via le workflow mais sans succès.

Avez vous une procédure plus détaillée?

Cdlt

Answer 7

Bonjour,

La désactivation du versionning ne peut se faire qu'avec un workflow réalisé par Visual Studio.  Vous devez pour cela avoir des droits admins sur la bibliothèque. Cependant, je ne pense pas que c'est une solution envisageable. En effet, le versionning est un paramètre au niveau de la bibliothèque donc global pour tous les documents. Ensuite, après désactivation, vous allez perdre le versionning de tous vos documents pas uniquement celui concerné par le workflow.

Vous devez pouvoir récuper le nom du document dans un workflow réalisé avec SharePoint Designer. Il faut simplement trouver comment manipuler les Variables.

Cordialement,

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Matthieu GAL